Литература

1. Крылович Андрей Информационные технологии в управлении предприятием 2004. – 158 с.

2. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х. – мл. Организации: поведение, структура, процессы 2000.-662 с.

3. Уэйл Питер Управление ИТ: опыт компаний-лидеров. Как информационные технологии помогают достигать превосходных результатов 2008. – 316 c.

4. Карр Николас Блеск и нищета информационных технологий. Почему ИТ не являются конкурентным преимуществом 2005. – 216 c.

5. http://www.forbes.ru/column/49040-13-faktov-o-vnedrenii-it-tehnologii-kotorye-nuzhno-znat-vladeltsu-biznesa.

Тайм-менеджмент как фактор управления производительностью м.Ю. Хомяков, м.А. Еркина

Студенты

«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

научный руководитель: к.э.н., доцент Л.М. Чупрякова

«Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь

им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим».

П. Друкер

Аннотация. Результативность работы менеджера зависит от его умения рационально использовать свое рабочее, время своих подчиненных и личное время. Для этого нужно научиться правильно выбирать приоритеты, составлять реалистичные планы, проявлять гибкость и самодисциплину при их выполнении. Эти и другие секреты управления временем сейчас раскрывает тайм-менеджмент, который все шире распространяется в наши дни.

Борьба за время олицетворяет борьбу за хозяйственное восстановление страны. Нельзя серьезно говорить о развитии научной организации труда и управлении и о ее применении в практической деятельности до тех пор, пока не будет уничтожена организационная безграмотность. А это в первую очередь означает, что время нужно строго учитывать, распределять и экономить.

Процесс глобализации, который ускорил обмен информацией, заставил многих задуматься о необходимости оптимизации расходов своего времени. Из-за научно-технического переворота, перехода общество к рыночному механизму сам принцип существования общества изменился. Сейчас люди делают и должны делать в единицу времени гораздо больше, чем раньше. Следовательно, управление временными ресурсами особенно актуально сейчас.

Считается, что основоположником системы научной организации труда является Фридерик Уинслоу Тейлор, который уделял особое внимание росту производительности. Его система предусматривает жесткий регламент выполнения трудовых процессов, и в конце 20-го века в Америке его методики принесли свои плоды. В СССР его методики, хоть и скорректированные, также нашли свое применение. Сейчас же умение управление временем носит название тайм-менеджмент.

Изучение данного умения включает освоение некоторых приемов ведения временем. Это хронометраж, планирование, анализ совершенных действий, корректировка и так далее. Сейчас существует множество методик в тайм-менеджменте. Но важнее заметить, что все эти методы для большинства людей просто неприменимы – они нацелены на полный контроль и в идеале постоянный учет своего времени, поэтому методики управления временем помогают в большей степени руководителям, менеджерам и просто деловым людям.

Поэтому в 70-е годы возникает новое направление в традиционном менеджменте – самоменеджмент. Это применение эффективных методов работы в повседневной практике, чтобы сознательно управлять течением своей жизни. Таким образом, тайм-менеджмент как раздел управленческой науки возникает практически одновременно с самоменеджментом.

На наш взгляд, методики самоменеджмента и тайм-менеджмента должны применяться хоть в какой-то мере каждым из нас. Ведь время – самый драгоценный ресурс, который у нас есть.

В 21 веке тайм-менеджмент и самоменеджмент стал практическим инструментом, полезным каждому современному человеку. Тем не менее, несмотря на многочисленные исследования и публикации можно утверждать, что эта прикладная наука только еще формируется. Имеющиеся труды представляют собой собственные разработки авторов и не всегда учитывают предыдущий опыт. Очень насущной проблемой является изобилие методик самоменеджмента. Люди пишут книги, в которых раскрывают методики, основанные на их личном, индивидуальном успехе, тем самым, лишая свои труды научности – ведь эти методики не общеприменимы для всех.

Таким образом, тайм-менеджмент стал вполне самостоятельной частью общего менеджмента предприятия, а эффективные методики самоменеджмента помогают многим людям направить свое свободное время в нужное русло. Не смотря на это, тайм-менеджмент недостаточно развит в наше время, и применим не для всех. Желая заработать денег, многие бизнесмены разрабатывают свои «единственно действенные» методики, цель которых скорее – не внести вклад в развитие тайм-менеджмента, а заработок денег на формальном описании причин своего успеха. Поэтому мы считаем, что развитию менеджмента может способствовать обобщение проверенных и действенных методов, их обобщение, и самое главное, разработка разных способов организации времени для разных слоев населения. Ведь методики, предназначенные для предпринимателя, окажутся абсолютно бесполезными для обычного работяги. Методики для людей занимающихся рутинной работой будут одни, а для людей творческого труда – другие. Дифференциация методик и их одновременное обобщение придаст научности тайм-менеджменту и позволить заинтересовать большее количество людей в применении и изучении такой науки.

Специалисты рассматривают управление временем как непрерывный циклический процесс, который должен быть внедрен в нашу повседневную жизнь. Практическое применение общих методик проявляется в следующем. Во-первых, постановка целей. Очень важно представлять себе то, ради чего ты делаешь то, что ты делаешь. Во-вторых, определяющим фактором при ранжировании целей является не их срочность, а важность. Это обеспечит использование времени без ощущения суеты, давления со стороны окружающих. Далее, это запись накопившихся дел. Менеджеры советуют всем людям записывать и фиксировать учёт дел, необходимых к применению. Если мы вспомним, этому нас учат даже в школе – ведение дневника и записи домашнего задания. Что еще не стоит упускать из вида, так это умение начинать. Наверное, с этой проблемой очень часто сталкивается каждый из нас. Однако мотивировать себя на начало работы – это залог успешного ведения дела.

Сейчас тайм-менеджмент стал вполне самостоятельной частью общего менеджмента предприятия. Для управленцев, к примеру, очень полезным является анализ затрат рабочего времени, ведь многие организации в процессе своей деятельности сталкиваются с таким явлением как дефицит рабочего времени. Так почему же такое это явление имеет место? Нехватка временного ресурса может быть вызвана неправильной организацией работником своей деятельности, неграмотной организацией деятельности руководством, что зачастую приводит к спешке или наоборот, затягиванию выполнения работ, некачественной работе, браку и так далее. В конечном итоге это существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия. Отсюда и вытекает важность применения анализа затрат рабочего времени.

Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Итак, какие же принципы и правила планирования времени полезно применять менеджеру на практике? Во-первых, при составлении плана на следующий день следует 60% времени отвести на плановые работы. Следовательно, 40% времени оставить на непредвиденные работы. Далее, необходимо постоянно фиксировать затраченное время, ведь, имея полное представление о фактических затратах времени, можно без труда составить план на будущее. Свои задачи нужно разделить на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. При этом следует иметь в виду, что планировать нужно такой объем работы, с которым под силу справиться. Вот такие ежедневные планы на один рабочий день могут быть скоординированы в недельные, квартальные и даже годовые планы.

При составлении очередности выполнения задач команды следует учитывать такую особенность: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся же 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата (метод Парето). Следовательно, самые важные дела следует сделать первоочередными. Итак, установление приоритетов можно осуществить с помощью анализа АВС. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью:

• наиболее важные дела составляют около 15% от общего их количества (вклад их в достижение цели составляет 65%);

• важные задачи составляют 20% (их значимость примерно 20%);

• менее важные дела составляют 65% (их значимость равна 15%).

Для использования анализа АВС необходимо следовать таким правилам: составить список всех будущих задач и установить их очередность, систематизировать их по важности. Затем нужно оценить задачи соответственно по категориям А, В, С. Задачи категории А в команде решает первый руководитель, задачи категории В подлежат перепоручению (однако не следует перепоручать слишком много), задачи категории С в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Кроме того, менеджеру полезно заранее подготовить и выдать основные и запасные задания всем членам команды. Запасные задания необходимы в том случае, когда временно нет возможности выполнить основное, и работник незамедлительно приступает к запасному без каких-либо затрат времени.

Это одна из методик, которая позволяет менеджеру эффективно распределить решение поставленной задачи между работниками команды в организации. Есть и другие техники. К примеру, очень часто используется хронометраж, который фиксирует затраты рабочего времени на каждый короткий процесс с точностью до 10-15 минут (9-00 – сел работать, открыл email, 9-15 – выпил кофе, 9-35 – приступил к созданию отчета и так далее). Это достаточно простая техника, однако, очень трудоемкая. Широко применяется самоменеджмент, когда сами сотрудники расписывают свои дела самостоятельно, и описанный выше АВС-анализ.

Все это позволит упорядочить рабочее время, позволит избежать потерь времени и предотвращения отрицательных последствий работы сотрудников.

Рассматривая тайм-менеджмент на предприятии, стоит выделить его тесную связь с так называемым партисипативным менеджментом (англ. participate – участвовать). Этот вид менеджмента представляет собой теорию важности участия каждого человека в управленческой деятельности предприятия, таким образом, даже рабочие смогу привнести какие-то новые идеи по улучшению производственного процесса. Этот тип менеджмента получил широкое распространение в Японии. Стоит раскрыть вышеупомянутую связь более подробно.

В тайм-менеджменте на предприятии для более рационального управления и распределения временем менеджера существует один прием. Это правильно делегировать полномочия. Это напрямую связано с партисипативным менеджментом. Часто, менеджеры тратят уйму времени, чтобы оптимизировать производственный процесс и повысить тем самым производительность. Часто менеджеры просто не знают, что необходимо изменить в самом процессе, чтобы повысить качество труда и количество выпускаемой продукции. Привлечение и поддержание инициативы рабочих, занятых основными производствами, которые гораздо больше осведомлены обо всех тонкостях процесса, поможет значительно сэкономить время менеджера по оптимизации труда. Именно здесь и играет важную роль партисипативный менеджмент – таким образом, он позволяет на основе участия рабочих в управленческом процессе, улучшить свое состояние и оптимизировать время самого менеджера. Также это играет позитивно и на времени рабочих – когда рабочие занимаются не тем, что им положено по должности, а получают возможность выбирать род деятельности в рамках производственного процесса, предлагать какие-то свои идеи – это всё стимулирует труд, тем самым уменьшает затраты людей на него, а значит, и уменьшает затраченное время. Эффективный труд, таким образом, эффективен и для экономии времени.

Таким образом, связь этих двух видов менеджмента, позволяет не только добиться более высокого результата работы предприятия, но и упрочить отношение и доверия сотрудников. Именно поэтому эта модель и используется в Японии – там люди часто за год на одной и той же работе меняют несколько специальностей, когда одна надоедает. Кроме того, там же широко приветствуется творческий труд работников, их оригинальные решения насущных проблем фирмы.

Стоит сказать, что тайм-менеджмент, это сейчас стремительно развивающееся направление менеджмента, который распространен из-за своей универсальности – как на предприятии, так и личный тайм-менеджмент. В наше время из-за актуальности дефицита времени тайм-менеджмент становиться очень хорошим решением данной проблемы. Не смотря на это, не любой человек сможет освоить тайм-менеджмент, это очень сложный и усердный труд, который, в конечном счёте, окупается с лихвой. Также, хотелось бы привести несколько примеров из личного опыта применения методик тайм-менеджмента. Во-первых, это хронометраж – ведение в блокноте всех дел за день в течение двух недель. Казалось бы – это очень эффективный метод выявления поглотителей времени, также позволяющий организовать свое планирование более рационально и точно. Но при ведении хронометража начинаешь сталкиваться с проблемами – в первую очередь, это смешанные, часто негативные чувства от осознания того количества времени, которое тратиться впустую. Жесткое ведение всех выполненных дел приводит к страху сделать что-либо лишнее, или неприемлемое. Особенно если в конце каждого дня делать выводы по затраченному впустую времени – человек будет иногда бояться лишний раз просто отдохнуть или поленится – ведь количество «бесцельного времени» увеличиться. С этим связано множество ошибок новичков, осваивающих тайм-менеджмент. Люди порой внутренне ругают себя за каждое отвлечение от дела, или за каждые 15 минут отдыха на диване. На самом деле, это неправильно. Никто не сможет постоянно работать целыми днями не покладая рук. Отдых всегда нужен и является неотъемлемой частью тайм-менеджмента. Поэтому, важно разделять понятия: время, затраченное впустую, и время, затраченное на отдых. Вторым важным наблюдением является ошибочное составление плана действий. Основываясь на данных хронометража, и наблюдая, что человек много времени проводит в безделии, он, вероятно, будет стараться запланировать на завтра как можно больше дел, чтобы уже на следующий день в хронометраже значительно уменьшить «цифру лени». И это ошибка, которая исходит из неправильного ведения хронометража, приводит ещё к более плохим последствиям. Человек кроме негативных чувств, просто испытывает понимание своей неспособности что-либо делать и успевать, он думает, что ничего не может, и у него нет шансов стать именно такими рационально распределяющим время человеком, образ которого задается во многих книгах для рекламы.

Для многих людей попытки заняться тайм-менеджментом на этом и заканчиваются – ведь человека просто переполняют негативные эмоции и просто чувство неполноценности – он ничего не успевает и лениться гораздо больше чем трудится. Но если пойти дальше, то мы увидим, собственно ради чего это всё затевается. Планирование в долгосрочной перспективе позволяет нам определить свои жизненные мотивы и цели, то ради чего мы так усердно трудимся и стараемся. Задание и понимание своих целей в перспективе очень сильно воздействует на человека. По мнению одного из авторов, на его личном опыте, дойдя до этого этапа, пришло понимание ненадобности остальных этапов. Чаще для людей важно иметь картину окончательного результата труда и именно это стимулирует человека. Поэтому этот этап, постановка жизненных целей, является самой, по мнению автора, важной частью тайм-менеджмента. Хронометраж и текущее планирование позволяют организовать текущую работу более эффективно, но у многих людей на это часто не хватает ни времени, ни сил, ни усердности. Но по нашему мнению, попробовать изучить эти навыки необходимо. В сложные периоды жизни, тем не менее, можно использовать текущее планирование для быстрого выполнения большого количества работ.

Важно так же подчеркнуть немалую роль психологических и материальных вознаграждений, как один из способов мотивации в следствия достижения какой-либо цели. Множество примеров показали, что когда человек знает, что если он достигнет чего-либо, то сможет получить, что-то приятное именно ему. Например, это может быть долгожданный поход в театр или кино с друзьями, который всё откладывался из-за дел. Или это тот самый вкусный торт, который вы всё не могли себе позволить. Даже банальные фразы, написанные на листочке: «Если сделаешь это, то ты просто молодец!», «Ты раньше делал вещи и сложнее, это у тебя точно получиться!» и другие закрепленные на видном месте, часто помогают человеку и делают его цель наглядной и вполне воплотимой.

Все эти способы, применяемые авторами, говорят, что тайм-менеджмент – это скорее творчество, нежели наука. Это особенный навык, который, безусловно, необходим всем, и всегда найдет свое применение. Но его особенность именно в том, что каждый вправе решать, что ему подходит – а что нет, каждый может дополнять и строить свою собственную модель мотивации и рационального распределения времени. Именно поэтому, при желании изучать тайм-менеджмент, авторы советуют не останавливаться на чётких регламентах, в стиле которых часто, и написаны книги. Важнее понимать, что ты строишь свою собственную модель управления временем, ни на что не похожую. И главный ориентир при этом – это добиться четкого формирования своих жизненных целей и мотивов, определение способов мотивирования и поиски путей достижения своих целей.