11 6.Современные подходы к управлению организацией (процессный, системный, ситуационный).

Подход к управлению как к процессу.

В соответствии с этой концепцией, управление – это процесс взаимосвязанных непрерывных действий. Акцент в концепции делается на взаимосвязи функций управления, причем каждая функция управления также рассматривается как некий процесс.

Первоначальная разработка концепции принадлежит А. Файолю, который считал, что существует пять исходных функций управления. По его словам, "управлять – означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать".

Для всех организаций независимо от их вида можно выделить четыре основных функции, объединенных в единый процесс управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Функции процесса управления

Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Процесс планирования – это непрерывный процесс по двум основным причинам: во-первых, проблема выживания и, во-вторых, постоянная неопределенность будущего могут привести к изменению целей организации.

Организация. Организовывать – значит создавать некую структуру. Есть много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и достичь своих целей. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации.

Промышленная революция началась с сознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без должной организации. Организация работы была в центре внимания движения за научное управление.

Второй аспект функции организации – это расстановка кадров. Руководитель выдает задания и делегирует соответствующие полномочия своим подчиненным. Делегирование полномочий с наложением ответственности – способ выполнить работу с помощью других лиц.

Мотивация. Задачей функции мотивации является то, что члены организации должны выполнять работу в соответствии с делегированными обязанностями (и полномочиями) и планом.

В современном понимании мотивация – это определение потребностей работников и обеспечение способа удовлетворения этих потребностей через хорошую работу.

Контроль– это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Необходимость постоянного процесса контроля обусловлена, как и для других функций управления, неопределенностью будущего. Могут возникать изменения как во внешней, так и во внутренней среде организаций. Эти изменения могут быть вызваны, например, изменениями в законодательстве, появлением новых конкурентов на рынке, ошибками собственного персонала.

Процесс реализации функции контроля включает три основных этапа:

1) установление стандартов (точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный промежуток времени);

2) измерение достигнутого состояния и сравнение его с установленными стандартами;

3) корректировка действий (в том числе изменение целей, если измерениями выявлены отклонения от стандартов.

Связующие процессы. Перечисленные выше функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходимы коммуникации для получения информации и для доведения принятых решений до исполнителей. Процессы принятия решения и доведения этого решения до других членов организации называются связующими процессами.

Принятие решений – это выбор одной из возможных альтернатив, это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Принятие решений – это основное содержание деятельности руководителя.

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

Организации – структурированный тип отношений, поэтому от качества коммуникации зависит эффективность. Прочность и качество отношений – следствие того, насколько четкими и честными являются межличностные отношения.

Системный подход

Система есть упорядоченная совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, закономерно образующих единое целое, обладающее свойствами, отсутствую­щими у элементов и отношений, его образующих.

Промышленное предприятие может рассматривается как система, обеспечивающая реализацию экономической программы производства.

Теория управления производством рассматривает прежде всего информационные процессы, протекающие в управляемых системах, в которых должны быть решены по меньшей мере три задачи:

-выполнение программ (если значение управляемых величин изменяется во времени заранее заданным способом);

-слежение (когда изменение заданных величин заранее неизвестно, но нужно добиться, чтобы как можно более было обеспечено соответствие x(t) и x₀ (t₀);

-оптимизация (достижение оптимального значения коэф­фициента полезного действия системы).

Системный подход – это способ мышления по отношению к организации и управлению производством.

Чтобы представить себе все возможные взаимодействия и многочисленные последствия, руководители, особенно высшего звена, должны увидеть перспективу для организации в целом и для связей организации с окружающей средой. Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром.

Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

Ситуационный подход

Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям.

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное время.

Ситуационный подход подчеркивает значимость ситуационного мышления. Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Как и системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. В нем сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должны использовать руководители для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс:

-Знание руководителем средств профессионального управления (понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений).

-Предвидение вероятных последствий – как положительных, так и отрицательных – от применения в конкретной ситуации различных управленческих концепций.

-Правильная интерпретация ситуации (определение наиболее важных факторов и влияния изменения одной или нескольких переменных).

-Увязывание конкретных приемов, обеспечивающих максимальный эффект в достижении целей организации.

Успех применения ситуационного подхода зависит главным образом от 3-го шага.

Ситуационные переменные делятся на два класса: внутренние и внешние. Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на управление.

С точки зрения ситуации "лучшего" способа управления организацией не существует.