Лабораторная работа №8 Сортировка и обработка списков

При работе с таблицами приходится сортировать и обрабатывать список данных. Список - это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Данные, организованные в список на­зываются базой данных (БД). В Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы. Строки таблицы - это записи базы данных, а столб­цы - поля базы данных. В каждом поле содержится информация опреде­ленного типа.

При работе с БД часто приходится сортировать или отбирать дан­ные по определенному признаку. Для такой обработки данных исполь­зуются операции: сортировка, фильтрация списков, формирование ито­гов.

При создании списка на рабочем листе Excel необходимо выпол­нять следующие правила:

1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции (например фильтрация) рабо­тают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или строкой. Это позволяет автома­тически выделять список.

3. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка.

4. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат отличные от тех, которые использовались для данных списка.

5. Чтобы отделить имена столбцов от данных следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомен­дуется использовать пустые строки или пунктирные линии.

Сортировка данных

Список можно отсортировать по алфавиту, по значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля. Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автома­тически выделит весь список.

Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку, а итоговая строка, если таковая имеется, будет включена в сортировку. Поэтому необходимо контролировать выделяе­мую область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех полях окна можно задавать ключи, по которым будет выполнена

сортировка. В диалоговом окне Сортировка имеется режим Парамет­ры, который позволяет устанавливать порядок сортировки по первому ключу - обычный или определяемый пользователем, задать учет строч­ных и прописных букв, направление сортировки по возрастанию или убыванию.

Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.

Отменить сортировку можно, выполнив команду Отменить Сор­тировка в меню Правка.

Фильтрация списков

С помощью фильтрации можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel по­зволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью автофильтра.

Чтобы использовать автофильтр надо:

1. Выделить область списка для поиска с заголовками полей.

2. Выполнить команду Фильтр - Автофильтр в меню Данные. В заголовках каждого столбца появятся кнопки со стрелками вниз.

3. Щелкнуть по стрелке в столбце, по которому будет задаваться критерий. В появившемся окне списка критериев выбрать нужный кри­терий (ключ фильтрации). При выборе критерия все записи, не удов­летворяющие этому условию, становятся невидимыми.

Критерии фильтра находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Первые 10, Условия, Пус­тые, Непустые, Все. Эти ключи позволяют найти в списке десять запи­сей, ведущих по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие ус­ловию, заданному пользователем; записи, не содержащие никакой информации; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно в списке критериев фильтрации выделить строку Все или в меню Данные вы­брать команду Фильтр - Показать все. Для отказа от фильтрации - по­вторить Фильтр - Автофильтр в меню Данные.

Для фильтрации данных по сложному критерию, а также для по­лучения части исходного списка по нескольким заданным столбцам ис­пользуется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтро­ванные записи можно вынести в другое место рабочего листа, не испор­тив исходный список.

Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев (условий). Удобнее всего диапазон критериев располагать над списком (рис. 5). Диапазон критериев (условий) должен состоять по крайне мере из двух строк: в верхней строке указываются имена полей (заголовки), во второй и последующих строках - условия отбора, за исключением вычисляемых условий (рис. 6). Заголовки в диапазоне критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке (заголовки в таблицу критериев лучше скопировать из исходной таблицы).

Рис. 5. Использование расширенного фильтра

Для задания таблицы поиска надо выделить область списка для поиска с заголовками полей.

Для формирования таблицы критериев необходимо:

1. Скопировать имена полей списка, по которым будет задаваться условие, в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в таблице определяется числом крите­риев поиска. Включение пустых строк в таблицу недопустимо.

2. Задать критерии поиска. Задание критериев поиска в виде кон­стант требует точной копии имен тех столбцов, которые задают условия фильтрации. Если критерии связаны оператором И, то они должны на­ходится в одной строке, если ИЛИ - в разных. Можно создать таблицу критериев, в которой задается вычисляемый критерий, по которому ведется поиск записей. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу критериев требует выполнения следующих правил:

2.1 Формула должна выводить логические значения Истина или Ложь (рис. 6, 7). После выполнения поиска на экран выводятся только те строки, для которых результатом вычисления формулы будет Истина.

Рис. 6. Использование вычисляемого условия в расширенном фильтре

Рис. 7. Использование вычисляемого условия в расширенном фильтре

2.2 Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.

Для задания таблицы (области )вывода - в свободное место ра­бочего листа скопировать имена тех полей, которые определяют вид выходного документа.

После чего выполнить команду Расширенный фильтр, по кото­рой на экран будет выведено диалоговое окно, где надо задать область поиска исходного списка, область критериев, указать выполнять фильт­рацию на исходном месте или перенести данные в другую область и ес­ли для отфильтрованных данных задана область вывода, то указать ее (рис.5).

В условии фильтрации можно использовать возвращаемое форму­лой значение. При задании формул в условиях заголовок блока условия оставляют незаполненным. Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца, либо на соответствующее поле первой записи списка. Например, в формуле =С12>CP3HAЧ(SС$12:$С$17) С12 ссылается на соответствующее поле (столбец С) первой записи (стро­ка 12) списка.. При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо имени диапазона, в ячейке будет выведено значение #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.