25. Организационные отношения и структуры. Законы организации

Организационные отношения – воздействие, взаимодействие или противодействие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функционировании, развитии и разрушении.

Среда организационных отношений: В – взаимодействие; П – противодействие

Элементы организации – составные неделимые части, которые лежат в основе конкретной организации, или ее первичные компоненты, которые достаточны для появления организации как нового целостного явления.

Организационные отношения могут складываться на уровне:

• здравого смысла;

• взаимного уничтожения;

• заранее спроектированного взаимодействия.

Внешняя среда включает условия и организации, в том числе политические, экономические и экологические условия; конкурирующие организации, поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т.д. Так, для учебного института внешней средой будет город, где он расположен, отношение общества к образованию и т.д. Внешние организационные отношения возникают с чиновниками различных муниципальных и федеральных служб, спонсорами, поставщиками и потребителями и т.д. Внутренней средой для учебного института являются все его подразделения, в том числе кафедры, деканаты, хозяйственные службы, персонал, студенты.

Создание благоприятной атмосферы взаимодействия организации с внешней средой и во внутренней среде – это задача профессионального управления.

Город со множеством организаций также имеет внешнюю и внутреннюю среду. Методология деятельности специалиста по организации зависит от интеграции (сложности) организации.

Организационные отношения могут быть вертикальными (по уровням управления) и горизонтальными (по выполняемым функциям). Принята следующая классификация организационных отношений: структурные и процессорные.

Типология организационных отношений

К структурным организационным отношениям относятся воздействия, взаимодействия и противодействия.

Воздействие определяется как однонаправленное действие по передаче приказа, распоряжения, совета, просьбы от одного объекта (субъекта) управления к другому. Например, руководитель выдает работу исполнителю – это воздействие от субъекта к объекту; или мастер цеха просит главного инженера организации помочь ему – это воздействие от объекта к субъекту.

Взаимодействие – это положительное действие обратной связи (положительная реакция) со стороны человека (объекта управления) на воздействие.

Противодействие – это отрицательное действие обратной связи со стороны человека на воздействие.

Организационные отношения складываются в процессах организации: производства в целом или его отраслей; труда на предприятии; сферы обращения; создания, реформирования, реорганизации, реструктуризации и ликвидации.

В основе организационных отношений лежит порядок, т.е. принятый или установленный свыше регламент нахождения объекта во времени и в пространстве. Порядки бывают алфавитными , номерными, должностными, сложившимися, ведомственными, особыми (при чрезвычайных ситуациях), уставными, по законодательству и др.

Принятый порядок обычно входит в традицию организации и для его замены, если это требуется, необходимы большие усилия. Прежде чем формировать устойчивые связи, каждому потенциальному контр­агенту необходимо выявить ключевой набор порядков в данной организации. Соблюдение принятого порядка в чужой организации – это обязанность любого человека.

Организационные отношения между персоналом компании могут быть представлены в виде базовых, производных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производным – колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из наборов базовых и производных схем формируются смешанные схемы. В рамках одной компании может существовать несколько типов отношений.

Линейная схема (в схеме нет обратной связи)

В схеме нет обратной связи. Линейная схема работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя, а также большой заинтересованности подчиненного в успешной работе организации.

Кольцевая схема хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или в подразделениях средних организаций со стабильной продукцией и рынком, в которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников.

Кольцевая схема (функциональные связи)

Схема «колесо» хорошо зарекомендовала себя в небольших организациях или в подразделениях средних организаций с неустойчивой номенклатурой выпуска продукции и рынками сбыта, на которых имеется четкое разделение функциональных обязанностей среди профессиональных работников. Руководитель реализует линейные (административные) воздействия, а работники выполняют положенные им функциональные обязанности.

Схема «колесо» (линейно-функциональные связи)

Схема «звезда» дает положительные результаты при филиальной структуре организации и при необходимости соблюдения конфиденциальности каждой составляющей организации.

Схема «звезда» (линейная связь)

Иерархическая схема основана на схеме «колесо» и применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.

Иерархическая схема (линейно-функциональные связи)

Штабная схема основана на схеме «звезда». Она предусматривает создание функциональных штабов при руководителе в форме отделов или групп (например, финансовый отдел, отдел кадров и др.). Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Затем руководитель принимает решение и сам доводит его до соответствующего подразделения . Штабная схема имеет преимущества при необходимости осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым подразделениям организации.

Штабная схема (линейная связь)

Матричная схема (линейные и функциональные связи)

В основе матричной схемы лежат схемы «линия» и «кольцо». Она предусматривает создание двух ветвей связей подчинения: административную – от непосредственного руководителя и функциональную – от специалистов, которые могут и не находиться в подчинении того же руководителя (например, это могут быть специалисты консультационной фирмы или передовой организации). Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг и знаний.

Смешанная схема отношений в организации

Средний уровень управления определяет гибкость организационной структуры организации – это наиболее активная ее часть. Высший и низовой уровни должны быть наиболее консервативны по структуре.

В рамках одной организации и даже в рамках одного типа организаций может существовать несколько типов отношений.

Реорганизация структур управления как реорганизация структур власти и перераспределения властных полномочий в системе менеджмента.

Реорганизация ключевых функций управления осуществляется как самостоятельная процедура по оптимизации организационной структуры и может основываться на результатах реинжиниринга бизнес-поцессов (в том случае, если выявлена необходимость их оптимизации). Реорганизация функциональной структуры и четкое определение зон ответственности может выступать и как самостоятельная задача, решение которой направлено на закрепление обязанностей и полномочий подразделений и должностных лиц в форме Положений о подразделениях и Должностных инструкций.

Реорганизация структуры управления Компанией (организационной структуры) осуществляется на основе оптимизированной структуры бизнес-процессов, перераспределения функций и зон ответственности. Изменения закрепляются в Положении о структуре управления, регламентирующем административную подчиненность руководителей разного уровня, статус, порядок назначения и освобождения от должности. Кроме того, данный документ содержит перечень основных структурных единиц и графическое изображение организационной структуры Компании.

В процессе изменения организационной структуры проводится обучение персонала, направленное на формирование знаний и навыков, которые необходимы менеджерам организации, для управления реорганизованной Компанией, а также осуществления дальнейших преобразований.

. Субъекты организаторской деятельности.

Субъектами организации в любых социальных системах являются менеджеры (руководители) разных уровней иерархии. При этом объем и содержание организационной деятельности существенно различаются по уровням иерархии.

Работа руководителя составляет часть процесса организации, поскольку требует выбора, использования и совершенствования определенных организационных форм; составления общего плана работы; объединения людей; руководства работой; согласования отдельных частей организации и работников, контроля работы. Успех работы руководителя, ее результат зависят от того, как подобраны исполнители той или иной работы, четко ли поставлены цели и задачи, составлен ли план и определена последовательность его выполнения.

Можно выделить:

организаторов производства – руководителей различных (верхних и нижних) уровней управления (бригадир, старший мастер, начальник участка, смены), организующих труд коллектива работников, т.е. данное понятие употребляется для подчеркивания ответственности руководителя любого уровня за результаты производственной деятельности предприятия, объединения, отрасли;

организаторов управления – руководителей, организующих работу аппарата управления, его работников и оказывающих воздействие на процесс производства через аппарат управления. Чем выше уровень управления, тем в большей мере руководитель выступает как организатор управления. Чтобы учить других, как работать, организатор управления должен пополнять свои знания, показывать пример организованности, рационального использова­ния рабочего времени.

 

Организационные отношения и формы организационного развития.

Организационное развитие - это мероприятия в области менеджмента, направленные на осуществление изменений в организациях.

Концепция организационного развития появилась в конце 60-х годов ХХ века на основе различных техник из области психологии, социологии и антропологии, применявшихся для решения практических проблем деятельности компаний и фирм. Ее появление обусловливалось тем, что теоретики и практики управления осознали, что готовности отдельных индивидов и малых групп к проведению изменений недостаточно; необходимо предусмотреть способность к восприимчивости изменений в построении организации (прежде всего обеспечении гибкости и адаптивности), а также в процессе принятия решений и самих руководителей.

Организационное развитие - это планируемый и долгосрочный процесс, т.е. вследствие значимости этих действий быстрый результат не предвидится: весь процесс может занять несколько лет. Это процесс, ориентируемый на проблемы, т.е. процесс организационного развития пытается применять различные теории и научные исследования к решению проблем организации. Этот процесс отражает системный подход, связывая трудовые ресурсы и потенциал организации с ее технологией, структурой и процессами в области менеджмента. Это процесс, ориентирующийся на действия - организационное развитие концентрируется на достижениях и результатах.

Организационное изменение невозможно без изменения людей. Главная особенность процесса состоит в том, что он основывается на переподготовке персонала, являющейся одним из средств осуществления преобразований. Эти характеристики современного процесса организационного развития указывают на то, что менеджеры, осуществляющие программу, призваны проводить фундаментальные преобразования в организационном поведении.

Выделяют четыре основные формы организационного развития: структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию

СТРУКТУРИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ — этап системного анализа, смысл которого (этапа) состоит в том, что вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, прежде всего разделяется на собственно изучаемую систему и внешнюю среду,затем выделяются отдельные составные части — как подсистемы и элементы изучаемой системы, а возможные внешние воздействия представляются в виде совокупности элементарных воздействий. Закон композиции – цели организации должны быть направлены на поддержание целей более общего уровня.

На основании закона композиции можно сделать следующие выводы: - цели любого подразделения должны соответствовать целям организации; - если организация имеет иерархически упорядоченную структуру, то и цели ее упорядочены – это достигается путем составления дерева целей. Цели высшего уровня имеют обобщенную формулировку и рассчитаны на более длительный срок. Узкие цели конкретны, краткосрочны и являются средством достижения целей высокого уровня; - при наличии иерархии целей можно ее использовать при построении структуры организации.

Регламент (от фр. règlement):

Свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора. В палатах обычно создаются специальные комитеты, контролирующие соблюдение регламента.

Ориентация - это деятельность, по введению новых работников в курс их новых задач на новом месте работы, по ознакомлению их с руководителями и рабочими группами. Данный термин обычно используется при описании периода вхождения работника в должность. Принципиальные цели ориентации на конкретную организацию состоят в следующем:

уменьшить стартовые издержки. Новый человек не знает работы и того, как работает организация. Это значит, что до тех пор, пока он работает менее эффективно, чем опытные сотрудники, он требует дополнительных затрат. Эффективная ориентация уменьшает эти стартовые затраты и дает возможность новому работнику скорее достигнуть общих стандартов исполнения работы;

снизить испытываемые новым работником озабоченность и неопределенность. Озабоченность здесь означает боязнь провалов в работе. Это нормальный страх перед новым, неизвестным, недостаточной способностью уверенно и качественно работать;

сократить текучесть рабочей силы. Если работники ощущают себя неумелыми и нежеланными, то они могут отреагировать на это уходом с работы. Текучесть высока как раз в период ломок, изменений, поэтому эффективное ориентирование призвано свести на нет эту дорогостоящую реакцию;

экономить время руководителя и сотрудников по работе. Неправильно сориентированный работник все же должен выполнять свою работу, но требует при этом помощи. Обычно людьми, которые должны оказать эту помощь, оказываются сотрудники и непосредственные руководители, тратящие на это свое время. Хорошие программы по ориентации помогают экономить время каждого из них;

развивать позитивное отношение к работе, реализм в ожиданиях и удовлетворенность работой. Новые работники должны с реализмом отнестись к изучению того, что от них ждет организация, а их собственные надежды не должны быть ни слишком большими, ни слишком маленькими. Каждый работник должен сочленить цели предприятия и собственные ценности. Ориентация помогает этому.

Развитие организаторской и организационно-управленческой мысли.

Теоретические основы построения организаций как часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний — менеджмента, социологии, антропологии, психологии, юриспруденции и др.

Развитие точных наук, наук о человеке послужили основой для разработки научных подходов к организациям, принципов и методов управления ими. Это вызвало к жизни множество идей о закономерностях развития, построения, основных чертах и стимулах функционирования.

Существуют разные подходы:

универсальные теории, которые утверждают, что существует единственно лучший способ построения организации;

ситуационные теории, согласно которым оптимальная структура может различаться от ситуации к ситуации в зависимости от таких факторов, как технология, факторы внешней среды.

Теории различаются по способу разработки: одни результат логической дедукции; другие сформулированы на основе исследовательских разработок.

Теории различают по своей основе: одни описывают лучшую организацию; другие ищут основу для описания организаций.

Теории по масштабу подхода: сосредоточены на задачах подразделений; другие анализируют организации в целом.

До конца ХIХ в. шло накопление опыта управления как государством, так и бизнесом, и никто не задумывался над тем, как управлять организациями системно. К концу XIX – началу ХХ вв. развитие промышленного производства позволило во много раз увеличить количество выпускаемых товаров. Это время справедливо получило название эпохи массового производства. Однако уже тогда стало ясно, что при укрупнении бизнеса рынок должен расширяться, что посредством простого увеличения численности работников нельзя решить проблему повышения эффективности производства. Кроме того, обостряется конкурентная борьба между производителями. Главная форма конкурентной борьбы в то время – ценовая конкуренция, при которой покупателя завоевывает тот, кто сумеет снизить цену на свой товар. Однако для этого необходимо сократить издержки, т.е рационализировать производство, труд, экономить время, ресурсы. Возникла потребность в людях, которые координировали бы разнообразные виды деятельности работников, совершенствовали производство в целях решения важнейшей проблемы выживания в конкурентной борьбе. Так зародился менеджмент – координация людских и иных ресурсов с целью решения поставленных организационных задач. Возникновение менеджмента началось с поиска эффективных способов достижения наибольшей выработки у рабочих. Точкой отсчета развития современного менеджмента считают 1886 г., когда бизнесмен Г. Таун (1844–1924) выступил с докладом “Инженер как экономист” на собрании Американского общества инженеров-механиков, в котором говорил о необходимости менеджмента как профессиональной специализации и научной дисциплины. Именно он впервые провозгласил, что «управление фабрикой является не менее важным, чем техника». На собрании присутствовал инженер-механик Фредерик Уинслоу Тейлор, работник компании «Мидвейл стил» в американском городе Филадельфия. Именно он в конце 80-х годов XIX в. начал научную разработку проблем управления. Более или менее четкие очертания теория Тейлора приобрела в 1903 г., когда он опубликовал доклад под названием «Управление циклом». Она получила дальнейшее развитие в книге «Принципы и методы научного управления», которая была опубликована в 1911 г. Этот труд заложил основы классической теории организации. Идеи и концепции, охватываемые классической теорией организации, представляют собой результат работы многих людей, которые на основе своей практической деятельности, работая в качестве инженеров и администраторов на промышленных предприятиях, эмпирическим путем апробировали свои принципы и подошли к созданию теории. Теории, утверждающие, что существует "единственно лучший способ" построения организации, называются универсальными, а теории, согласно которым оптимальная структура может различаться от ситуации к ситуации в зависимости от различий окружающих условий (внешней среды) и технологии, называются ситуационными. В настоящее время можно выделить три основные составляющие классической теории организации. 1. Теория научного управления (Ф.У. Тейлор (1856–1915), Ф. Гилбрет (1868–1924), Л. Гилбрет (1878–1972), Г. Гантт (1861–1919), Г. Форд (1863–1947), Г. Эмерсон (1853–1931)), в которой заложены основы научной организации труда. 2. Административная теория (А. Файоль (1841–1925), Л. Урвик (1908-1975), Л. Гьюлик), целью которой было создание универсальных принципов управления. 3. Бюрократическая теория (М. Вебер (1864–1920), в которой рассмотрены проблемы лидерства и структуры власти в организации. В противовес классической теории организации возникла так называемая “неоклассическая теория” – теория человеческих отношений, или человеческого поведения (М.-П. Фоллет (1868-1933), Э. Мэйо (1880-1949), Ф. Ротлисбергер (1898-1974), А. Маслоу (1908-1970), Д. Мак-Грегор (1906–1964), авторы которой утверждали, что правильное применение науки о поведении всегда будет способствовать повышению эффективности как отдельного работника, так и организации в целом. Предметом исследований данной теории являются психологические мотивы поведения людей в процессе производства, групповые отношения, проблемы конфликта и сотрудничества, неформальность организации.

Жизненный цикл организации, характеристика его стадий.

Жи́зненный цикл организа́ции — совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования.

Эта теория рассматривается в рамках менеджмента и подразумевает прохождение организацией нескольких этапов развития (аналогия с живыми существами): становление, рост, зрелость, смерть. Но последний этап не совсем применим к организации, так как не всякое искусственное создание обязательно должно умереть.

Жизненный цикл имеет следующий вид: зарождение и становление, рост, когда фирма активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, зрелость, когда фирма пытается сохранить имеющуюся долю рынка под своим контролем и старость, когда фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В дальнейшем организация либо ликвидируется, либо вливается в более крупную, либо разбивается на более мелкие организации, которые в зависимости от ситуации могут оказаться на стадии роста или зрелости (реже — других стадиях).