4.Текстовый редактор Word.

4.1.Назначение и возможности программы.

Возможность создания нового документа с помощью шаблонов (в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других документов).  

Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

 

Автоматическая проверка орфографии, грамматики и  стилистики при вводе документа.

 

Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок.

 

Расширенные возможности форматирования документа.

 

В отличие от WordPad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

 

Использование стилей для быстрого форматирования документа.

 

Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

 

Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитулами.

 

Включение в текст элементов, созданных в других программах  Microsoft Office – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.

 

Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Internet.

 

Возможность работы с математическими формулами.

 

Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.

 

Возможность отправки готового документа непосредственно из Word на факс и по электронной почте (необходимость оснащения модемом).

 

Встроенный мастер подсказок и объемная система помощи.

4.2.Загрузка Word (способы). Установка опций Word MICROSOFT WORD представляет собой приложение для обработки текстов. Его можно использовать для создания писем, отчетов, накладных, брошюр, романов и других текстовых документов.

Текстовый документ – это любая информация, изображенная символами клавиатуры компьютера.

WORD позволяет легко форматировать символы и абзацы. Встроенные программы проверки орфографии и грамматики проверяют документ не только после его завершения, но и в процессе создания.

Загрузка WOPD .

• Стандартная: Пуск Программы Microsoft WORD

• Через панель Microsoft OFFICE

• Через ярлык программы.

• Через открытие документа WORD .

Вид экрана.

Окно программы WORD содержит стандартные элементы управления окном:

• Заголовок;

• Строка меню;

• Панели инструментов – Стандартная и Форматирование;

• Линейки прокрутки;

• Строка состояния.

Строка меню программы WORD состоит из следующих разделов: Файл – работа с файлами документов. Правка – редактирование документа. Вид – настройка окна программы и вида документа. Вставка – вставка в документ рисунков, диаграмм, математических формул, нестандартных символов и других объектов. Формат –форматирование документа (установка параметров шрифта, абзаца, стиля и пр.). Сервис –сервисные функции(проверка орфографии, параметры настройки WORD). Таблица –работа_с таблицами.

Окно – работа с окнами документов.

? –справочная информация про WORD .

Меню Файл.

Создать. При выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем выбрать шаблон для создаваемого документа: Общие, Письма и факсы, Записки, Другие документы, WEB-страницы. Кнопка Создать на панели инструментов быстро создает обычный документ.

Открыть. При выборе этого пункта меню открывается диалоговое окно, в котором мы можем найти нужный документ, чтобы его прочесть, исправить или распечатать. Этому пункту меню соответствует кнопка Открыть на панели инструментов.

Закрыть. Эта команда закрывает открытый документ. Ей соответствует кнопка y в правом верхнем углу окна документа.

Сохранить. Эта команда предназначена для сохранения открытого в данный момент документа. При первом выборе этой команды или при нажатии кнопки сохранить появляется диалоговое окно, в котором мы можем указать имя файла, в котором будет сохранен документ и, если необходимо, папку. При повторном выборе этой команды документ будет сохраняться в этом же файле.

Сохранить как… Если необходимо сделать копию документа или сохранить его в другом месте (например, на дискете), то используется эта команда. В диалоговом окне нужно указать другое имя ил путь.

Параметры страницы. Эта команда устанавливает параметры страницы для размещения на ней документа. Диалоговое окно состоит из 4 вкладок: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги и Макет.На вкладке Поля устанавливаются отступы от краев бумаги до начала текста. Расстояние указывается в см. На вкладке Размер бумаги мы можем выбрать стандартный размер или указать его в см. и ориентацию текста на листе – Книжная или Альбомная.

Предварительный просмотр. Эта команда показывает как будет выглядеть документ при печати. Ей соответствует кнопка на панели инструментов.

Печать. Эта команда устанавливает параметры печати, например можно указать номера страниц, которые нужно печатать, число копий и т.д. Кнопка Печать на панели документов печатает весь документ только одну копию.

Меню Правка.

Отменить. Последовательно отменяет выполненные действия и введенный текст.

Повторить или вернуть. Повторяет последнее действие или возвращает, то что мы отменили командой отменить. Эти команды имеют соответствующие им кнопки на ПИ.

Вырезать, Копировать, Вставить – работа с буфером обмена.

Выделить все – выделяет весь документ.

Меню Вид.

Первые пять команд определяют вид документа на экране компьютера:

Обычный. В этом случае мы видим большой бесконечный белый лист с текстом на нем. В этом режиме WORD работает быстрее, но он не очень удобный.

Электронный документ. Экран делится на две части, в правой части размещается документ, а в левой – комментарии к нему.

Разметка страницы. Самый удобный режим. В нем документ выглядит так, как он будет выглядеть при печати, причем, сверху и слева располагаются линейки, в которых можно устанавливать абзацные отступы.

Структура. Этот режим удобно использовать, если документ содержит всевозможные разделы, главы и пр.

Главный документ. Этот режим используется тогда, когда приходится работать с большим, текстом, состоящим из нескольких файлов, например с книгой. Он позволяет объединить насколько файлов в одно целое.

Панели инструментов. При обращении к этому пункту меню появляется еще одно подменю, в котором находиться список всех возможных панелей инструментов. Если установить галочку слева от соответствующей панели, то она выведется на экран.

Линейка. Установив или убрав галочку возле этой команды, мы можем вывести или убрать с экрана линейки.

Ввод и редактирование текста.

Текст, вводится с клавиатуры в месте расположения мигающего курсора. Указатель мыши в виде латинской буквы I не является местом ввода текста. С его помощью можно перемещать курсор, щелкнув кнопкой мыши в нужном месте текста. Для вставки символов или слов нужно переместить курсор в нужное место и просто набирать текст или символы. Остальной текст будет сдвигаться вправо. Для удаления символа слева от курсора нужно нажать BACKSPACE, а справа – DEL. Возможности программы Word очень велики, она даже может проверять текс на наличие грамматических и синтаксических ошибок. Но знание русского языка она все равно заменить не может.

4.3.Справочная система Word

1. Окна документов. Текстовый редактор Word может одновременно работать с несколькими документами. Каждый документ открывается в своем окне, которое является вложенным для окна Word. У вложенных окон, как и у обычных окон, есть три системные кнопки: Свернуть, Развернуть/Восстановить, Закрыть. Если вы хотите закрыть только один документ, при этом не хотите завершать работу с остальными документами и с Word’ом, необходимо закрыть окно документа. Если же вы хотите завершить работу со всеми документами и с редактором Word, надо закрыть окно приложения (Word'а).

2. Окна документов. Текстовый редактор Word может одновременно работать с несколькими документами. Каждый документ открывается в своем окне, которое является вложенным для окна Word. У вложенных окон, как и у обычных окон, есть три системные кнопки: Свернуть, Развернуть/Восстановить, Закрыть. Если вы хотите закрыть только один документ, при этом не хотите завершать работу с остальными документами и с Word’ом, необходимо закрыть окно документа. Если же вы хотите завершить работу со всеми документами и с редактором Word, надо закрыть окно приложения (Word'а). Между окнами документов можно переключаться, используя пункт Системного меню “Окно”.

3. Горизонтальная и вертикальная полоски прокрутки документа позволяют быстро добраться до необходимого фрагмента.

4. Системное меню MS Word. Функции в MS Word можно вызывать четырьмя способами (как и в большинстве прочих приложений).

А)При помощи сочетаний клавиш.

Б)Из контекстного меню.

В)При помощи кнопок на панелях задач.

Д)Из системного меню.

В данном курсе все будет изучаться на основе четвертого способа, т.к. он является наиболее общим. Остальные способы - на самостоятельное изучение.

5. Панели инструментов. Очень часто удобно использовать две панели инструментов: Стандартную и Форматирование. Иногда требуется панель Рисование. Реже другие. Чтобы показать или скрыть какие-нибудь панели инструментов, воспользуйтесь пунктом Меню => Вид => Панели инструментов. Затем включить или отключить нужную панель.

6. Другие компоненты, о которых речь, возможно, пойдет позже.

Для переключения между окнами документов используйте пункт Меню=>Окно, в котором выберите необходимый вам документ.

7. Между окнами документов можно переключаться, используя пункт Системного меню “Окно”.

8. Горизонтальная и вертикальная полоски прокрутки документа позволяют быстро добраться до необходимого фрагмента.

9.Системное меню MS Word. Функции в MS Word можно вызывать четырьмя способами (как и в большинстве прочих приложений).

1. При помощи сочетаний клавиш.

2. Из контекстного меню.

3. При помощи кнопок на панелях задач.

4. Из системного меню.

В данном курсе все будет изучаться на основе четвертого способа, т.к. он является наиболее общим. Остальные способы - на самостоятельное изучение.

11.Панели инструментов. Очень часто удобно использовать две панели инструментов: Стандартную и Форматирование. Иногда требуется панель Рисование. Реже другие. Чтобы показать или скрыть какие-нибудь панели инструментов, воспользуйтесь пунктом Меню => Вид => Панели инструментов. Затем включить или отключить нужную панель.

10.Другие компоненты, о которых речь, возможно, пойдет позже. Для переключения между окнами документов используйте пункт Меню=>Окно, в котором выберите необходимый вам документ. 4.4Создание документа:Порядок работы с документом.

1. Открываем текстовый редактор MS Word.

2. Если мы хотим работать с новым документом, надо его создать. Меню=>Файл=>Создать. Выбрать “Новый документ” или “Обычный документ”.

3. Если мы хотим работать со старым документом, надо его открыть. Меню=>Файл=>Открыть. Убедитесь, что в строке “Тип файла” стоит фраза “Документы Word (*.doc)”. Найдите нужный вам документ и откройте его.

4. Затем происходит собственно работа с файлом, чему мы будем учиться на следующих занятиях.

5. По окончании работы файл необходимо сохранить. Меню=>Файл=>Сохранить. Если вы открывали файл, то старая версия заменится новой. Убедитесь, что в строке “Тип файла” стоит фраза “Документы Word (*.doc)”, иначе некоторая информация может быть уничтожена.

6. Если вы не хотите заменять старую версию новой, а хотите сохранить обе версии, надо выполнить команду Меню=>Файл=>Сохранить как.… Убедитесь, что в строке “Тип файла” стоит фраза “Документы Word (*.doc)”, иначе некоторая информация может быть уничтожена. Введите имя для этой версии документа в строке “Имя файла”.

• Закройте окно документа, или если это необходимо, окно приложения. Если вы не сохранились, возникнет диалоговое окно с вопросом: “Сохранить изменения в документе?” Если вы не хотите закрывать окно, нажмите “Отмена”, если хотите закрыть окно и сохранить - “Да”, если сохранять не надо - “Нет”.

• Шаблон документа

• После того, как создали документ можно его открывать и работать. Теперь при быстром сохранении (Ctrl+S) нам не нужно указывать место, для сохранения данного документа, но он все-равно может нас не устраивать, так как имеет стандартный вид.

1) В левой части предлагается выбрать заготовленные ранее шаблоны или выбрать шаблоны онлайн (если у Вас подключен интернет). 2) В центре можно просмотреть предлагаемые шаблоны из выбранной категории, а также использовать строку поиска (сверху), чтобы найти шаблон на сервере Microsoft Office Online. 3) Правая часть предоставляет возможность разглядеть выбранный шаблон поближе, а также познакомиться с различными условиями использования шаблона.

• Параметры страницы

Линейка, Цвета, Шрифт, Эффекты, Поля, Ориентация(книжная, альбомная), Размер(Линейка), Разрыв между страницами, Нумерация страниц, Расстановка переноса, цвет страницы , границы, отступы (слева, справа) интервал (до и после)

Выравнивание (по правму,по левому,по середине краю)размер шрифта,стиль текста(Times New Roman)

• Режимы просмотра документа

Файл/открыть

• Ввод текста (абзац)

По середине

• Проверка правописания в документе

Автоматически

4.6.Сохранение документа

Файл/сохранить(сохранить как)

6.7.Закрытие документа

Файл/закрыть(или в правом верхнем углу красный крестик)

4.8.Открытие ранее созданного документа

Файл/открыть/выбрать документ

4.9.Форматирование документа

• Форматирование символов, абзацев, страниц

• Добавление границ, заливки

• Копирование форматов

4.10.Списки, их использование

• Типы списков: нумерованные, маркированные, многоуровневые

• здание, редактирование, форматирование списков

4.11.Многоколонное расположение текста

На панели инструментов разбить на колонки

5.Табличный процессор EXCEL

5.1.Назначение и возможности EXCEL

Для формирования, корректирования, печати документов имеющих табличную структуру (ведомости ,справки). Печатать документы можно использую различные форматы представления данных, применяя широкие спектры деловой графики.

5.2.Загрузка программы (способы)

-Через главное меню

-Ярлык на рабочем столе

-Используя раннее созданный файл

5.3.Установка опций EXCEL

Окно программы, основной документ exl книга состоящая из листов для каждого листа ярлык расположен в нижней части окна.

Очень удобно что можно создавать множество страниц, и размещать на них отдельные задачи, на связанные между собой.

5.4.Справочная система программы

1)Окно программы

-Заголовок(название документа)

-Кнопки управления окном

2)Основное меню программы (пункты)

3)Текстовый редактор

4)Панели инструментов их можно вывести или скрыть используя пункт меню вид команд панели инструментов

5)Окно документа представляющее из себя таблицу которая состоит из пронумерованных строк и буквенных столбцов.

6)В левом книжном углу листа представлены ярлыки листов и кнопок быстрого перехода по листам.

7)В окне документа с права и в низу полосы прокрутки

8)С право от окна область задач.

5.5.Окно приложения, окно документа

Приложение Microsoft Excel имеет два типа диалоговых окон: окно приложения и окно документа. При открытии книги она отображается в окне документа окна приложения. Если в приложении открыто несколько книг, то каждая книга открывается в своем окне документа данного приложения.

• Строка заголовка содержит: название приложения, имя текущей книги, которая открыта в окне, кнопки управления окном. Когда открыто несколько книг, то в строке заголовка указано только название приложения Microsoft Excel, а имя книги указано в заголовке окна каждого открытого документа.

• Кнопки управления размером окна используются для изменения размера окна.

• Строка меню содержит пункты меню. Щелчок указателем мыши по пункту меню открывает ниспадающее меню с набором команд, которые можно выполнять над выделенным объектом окна или группой объектов.

• Панели инструментов содержат набор кнопок, предназначенных для быстрого выполнения операций над объектами. При запуске Microsoft Excel стандартно открыты две панели инструментов: Панель форматирования и Панель стандартная.

• Панель форматирования содержит набор кнопок для выполнения операций форматирования данных в ячейках таблицы.

• Панель стандартная содержит набор кнопок для выполнения общих операций над объектами окна и книги.

• Строка формул предназначена для ввода и редактирования формул или отдельных значений в ячейках таблицы. Строка формул состоит из двух полей: Поле имени и Поле формулы.

• Поле имени содержит адрес текущей ячейки или адрес первой ячейки выделенного блока ячеек.

• Поле формулы отображает содержание ячейки: число, текст, дату, время или формулу.

• Строка состояния содержит сведения о выполняемой над выделенным объектом операции, ссылку на калькулятор с определенным набором функций, вызвать который можно, щелкнув мышью в любой точке строки состояния, а также отображает состояние управляющих клавиш, таких как Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.                               

• Кнопки заголовков столбца используются при выполнении операции выделения ячеек всего столбца и содержат заголовки столбцов. Заголовок столбца - это буква или две буквы латинского алфавита, отображенные на кнопке.

• Кнопки заголовков строк используются при выполнении операции выделения ячеек всей строки и содержат заголовки строк. Заголовок строки представлен порядковым номером строки в таблице, который отображается на кнопке.

• Вкладка с ярлыком листа - это объект окна, в котором отображается лист книги. Вкладка имеет ярлык, который по сути является именем листа книги. Для открытия нужного листа следует перейти на вкладку с его ярлыком.

• Рабочий лист - это место размещения информации. На рабочем листе могут быть размещены: таблица, рисунок, диаграмма.

• Ячейки - это элементы рабочего листа, предназна­ченные для хранения данных таблицы.

• Полосы прокрутки позволяют осуществлять перемещение по рабочему листу.

• Кнопки прокрутки служат для перемещения на одну строку или один столбец в указанном на кнопке направлении.

• Кнопка Выделить Все - щелчок по этой кнопке позволит выделить сразу все ячейки листа.

Среди перечисленных элементов окна приложения можно выделить элементы управления объектами; панели инструментов, меню, полосы и кнопки прокрутки, строка формул, кнопки управления размером окна.

5.6.Создание документа (термины: книга, лист, строка, столбец, ячейка, диапазон)

• Ввод данных (заполнение таблицы), виды данных (числа, текст, даты, формулы)

После запуска программы Excel открывается окно с пустой книгой. По умолчанию документу присваивается имя – Книга1 (Book1). Новое имя задается пользователем

• выбрать в меню Файл (File) команду Создать (New). В области задач Создание книги (New Workbook) щелкнуть мышью требуемую гиперссылку (рис. 13.8). Ссылки в области задач позволяют использовать для создания книги чистую книгу, шаблоны на вашем компьютере, шаблоны на веб-узлах. Если сохранить книгу как шаблон, то можно создать новую книгу с тем же форматированием и стилями, открыв данный шаблон. (Использование шаблона при создании документа рассмотрено в главе 9);

• нажать кнопку Создать (New) панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и позволяет создать новый документ, основанный на шаблоне Обычный. Кнопку дублируют клавиши CTRL + т (CTRL + N).

По умолчанию шаблон книги имеет название Book.xlt. (Назначение шаблона рассмотрено в главе 9, в разделе "Использование шаблона при создании документа".) Шаблоны можно создавать как для книг, так и для отдельных листов. Для листов по умолчанию используется шаблон Sheet.xlt. Чтобы изменить вид открываемой по умолчанию книги Excel, измените новую книгу и сохраните ее под именем Книга.хlt в каталоге Xlstart.