Определение оптимального объема поставок

Показатели	Данные для расчета
Размер заказа, шт.	100	200	250	500	1000
Средний запас товара (1/2 заказанного количества), шт.	50	100	125	250	500
Количество поставок (годовая потребность/объем заказа), раз	10	5	4	2	1
Годовая стоимость хранения на складе гостиницы (средний запас * стоимость хранения ед. запаса), руб.	2 000	4 000	5 000	10 000	2 000
Годовая стоимость выполнения поставки (количество поставок/стоимость каждой поставки), руб.	10 000	5 000	4 000	2 000	1 000
Совокупные затраты, руб.	12 000	9 000	9 000	12 000	21 000

В данном случае Копт определяется следующим образом:

Выполнив расчет оптимального объема поставки, менеджеры отдела снабжения гостиниц должны определить для каждой единицы хранения продукции критический момент возобновления поставки с учетом времени на выполнение заказа и доставки его в гостиницу. Этот момент (порог снижения запаса) определяют по следующей зависимости:

,

Где Мповт – момент, с которого поставщик отправляет очередную партию продукции; П – годовая потребность в этой продукции (шт.); В – время выполнения оптимального (дни) объема заказа; Д – интервал между поставками (дни).

В данном случае Мповт определяется следующим образом:

Фактически при снижении объема продукции на складе на 50% необходимо сообщать поставщику о подготовке новой поставки.

Виды затрат, возникающие в процессе поставки и хранения запасов на складах гостиниц:

1. Стоимость предмета закупки. На данную категорию влияют следующие условия:

– объем заказа в одной партии;

– общая стоимость заказа;

– аренда дополнительных помещений при превышении нормы запаса.

2. Издержки, связанные с оформлением заказа:

– транспортные затраты, включая погрузочно-разгрузочные расходы;

– расходы на оформление заказа и входного контроля.

3. Издержки на хранение запасов:

– стоимость капитала, инвестированного в запасы;

– расходы на хранение с учетом морального износа, ухудшения характеристик товара в процессе хранения;

– налоги, зависящие от стоимости запасов.

4. Издержки, вызванные отсутствием запасов:

– снижение качества оказываемой клиенту услуги;

– потеря клиентуры гостиниц, связанная с нарушением объема заявленной услуги;

– потеря имиджа гостиницы на рынке;

– издержки, связанные со срочной покупкой товара у другого поставщика (оптовой фирмы).

Организация деятельности по управлению товарными запасами. Организация работы с запасами представляет собой сложный комплекс мероприятий, в котором задачи менеджмента по снабжению (логистикой) связаны с задачами производственного менеджмента, маркетинга и финансового менеджмента.

Основная задача в процессе управления запасами товарно-материальных ценностей – оптимизация их размера, увеличение оборачиваемости и снижение издержек на хранение и доставку.

Размер запасов должен отвечать требованиям достаточности:

– должно хватать запасов для производства и реализации гостиничной или ресторанной услуги;

– не должно храниться излишних запасов, поскольку при этом увеличивается риск морального и физического устаревания товара. Запасы материальных ресурсов – это товары, материалы, сырье, находящиеся в распоряжении служб гостиниц. В запасы включается готовая продукция, находящаяся на складах гостиницы.

Излишние запасы – это омертвленный капитал, приводящий к увеличению издержек. Считается, что в запасах гостиниц в среднем может находиться около 10% оборотных средств. Поэтому одна из целей управления запасами – это повышение их оборачиваемости. В гостиничном бизнесе оборачиваемость запасов напрямую связана с ростом продаж номерного фонда.

Оборачиваемость запасов определяется простой зависимостью

Коэффициент Объем продаж номеров

оборачиваемости = ———————————

запасов Средний объем запасов

К запасам, которые надо эффективно использовать, относятся и товары, используемые в службах непроизводящих услугу, это в основном административно-управленческий аппарат, который использует так называемые малоценные товары (МБП).

Сущность запасов заключается в их участии в непрерывности производственного процесса оказания услуг гостеприимства. В процесс управления запасами входят уже рассмотренные система размещения заказов (выбор поставщиков), система оптимизации складских и транспортных затрат, обеспечения своевременности и эффективности продаж всех гостиничных услуг.

Управление запасами материальных ресурсов предприятий гостиничного комплекса предполагает:

– оперативное и стратегическое планирование производственного процесса оказания гостиничных и ресторанных услуг;

– планирование работы по обеспечению производственного процесса оказания услуг;

– выявление потребности гостиничного предприятия в конкретных материальных ресурсах на конкретный период (сезон) работы;

– спецификацию заказанной продукции;

– организацию процесса поставок продукции на склады гостиничных предприятий;

– контроль и учет расходования продукции;

– разработку норм рационального и эффективного использования материальных ресурсов.

При этом перед отделом снабжения руководство гостиничного предприятия ставит задачу не только обеспечить количество и качество поставляемой продукции, но и снижение издержек.

Размер запасов зависит от правильности планирования производственного процесса оказания услуг, организации процесса оказания услуг, организации процесса поставок, контроля качества услуг поставляемой продукции.

Товарные запасы являются своего рода страховкой от различных форс-мажорных ситуаций. Одним из сильнейших стимулов создания запасов считается то, что отсутствие на складах необходимой для оказания услуг продукции может привести к следующим издержкам:

– издержкам, связанным с невыполнением услуги;

– издержкам, связанным с потерей имиджа гостиницы;

– издержкам, связанным с потерей постоянных и потенциальных клиентов.

На рис. 4 показано место отдела снабжения в организационной структуре гостиничного предприятия и его функции.

Организационно отдел снабжения гостиничного комплекса может подчиняться директору по маркетингу, одновременно функционально тесно работать с дирекцией по питанию.

Работа отдела снабжения, в функции которого входит управление материальными ресурсами, начинается с составления плана, который делится на ряд этапов. Составляющие плана работы отдела материально-технического снабжения представлены в табл. 7. На всех этапах планирования определяются точные объемы и сроки поставок.

КОНТРОЛЬ 1 – Входной контроль 2– Контроль за состоянием запасов 3 – Нормирование расходов материальных ресурсов 4 – Контроль за расходованием материальных ресурсов Предложения по перспективному развитию гостиничного комплекса Отдел маркетинга Отдел материально-технического снабжения Планирование 1. Определение потребностей гостиничного комплекса в материальных ресурсах 2. Составление снабженческо-финансового плана 3. Выбор поставщика 4. Планирование поставок Исследование 1–Рынка услуг 2–Рынка товаров 3–Рынка поставщиков Организация снабжения 1. Спецификация товаров 2. Организация поставок 3. Организация хранения 4. Организация договорной работы.

Рис. 4. Место отдела снабжения в структуре гостиничного предприятия

Т а б л и ц а 7