Основные этапы планирования грантовой деятельности

Работа над заявкой состоит из нескольких этапов.

ЭТАП ПЕРВЫЙ: Планирование деятельности, выбор приоритетных областей.

Составьте схему финансирования вашей организации, определите проекты на ближайший год, спланируйте, из каких источников вы предполагаете их финансировать.

ЭТАП ВТОРОЙ: Выбор потенциальных грантодателей..

Систематический анализ потенциальных доноров. Попытайтесь выделить не только фонд, который поддерживает проекты по вашей тематике, но и конкретную программу, в которую вписывается ваша работа по содержанию и срокам. Этот этап осуществляется с привлечением информационных ресурсов (см. Приложения). Вы должны быть готовы ответить ясно на вопрос, почему вы обращаетесь к помощи именно данной организации.

Важное правило обращения за грантовой поддержкой - делать это качественно и профессионально: не рассылать одну и ту же заявку в десятки фондов - "авось да пройдет", а выбрав несколько наиболее подходящих фондов, представить заявку в том виде, который максимально соответствует их требованиям и задачам.

• Большинство грантодателей ограничивает свою деятельность определенными частями света, регионами, странами, областями, районами.

• Различные спонсоры, как правило, ограничивают тип получателя гранта, как-то, например: организация, индивидуальный исследователь, студент и т. д.

• Некоторые крупные зарубежные грантодатели, имеющие представительства в России (фонды Сороса, Евразия и другие), принимают заявки, написанные по-русски. Другие грантодатели могут потребовать заявки на русском и английском. Если у грантодателя нет представительства в России, заявка должна быть представлена на языке страны происхождения грантодателя. Будьте готовы также вести переписку на иностранном языке.

Подобная общего плана информация обычно содержится в любом описании деятельности грантодателя и является доступной. Ее может быть недостаточно для того, чтобы определить, точно ли вам подходит тот или иной фонд, но ее вполне хватит, чтобы выделить те из них, где Ваш проект не пройдет.

Запомните следующее твердое правило:

Если ваш проект не проходит по критериям в фонд - не обращайтесь в этот фонд, не теряйте зря время и силы!

ЭТАП ТРЕТИЙ: Анализ проекта и команды, реализующей проект.

Необходимо проанализировать собственный проект и команду с целью точно сформулировать, на что именно пойдут средства благотворительной организации, если она вам их предоставит, каковы размеры и формы искомой поддержки. Если вы впервые обращаетесь в данную организацию, то вам проще будет получить поддержку в форме технической помощи, оборудования, расходных материалов и т.п. Нужно помнить, что первое обращение в фонд должно быть составлено очень тщательно, так как от его качества и вразумительности зависит продолжение ваших отношений с данным фондом.

ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: Первое обращение в фонд.

После выбора организации вам нужно приступать к оформлению соответствующей заявки. В заявке вам необходимо всесторонне охарактеризовать предлагаемый проект. Обратите внимание на сроки представления документов (deadline – последний срок представления заявки). Обычно грантодатели в соблюдении этих сроков достаточно жестки.

Каждый фонд устанавливает свои правила и сроки рассмотрения заявок. Многие фонды рассматривают проекты один раз в квартал, некоторые ежемесячно, у некоторых процесс рассмотрения заявок проходит в виде конкурсов, проходящих в определенные сроки. В документах конкретного фонда обычно указывается наиболее приемлемая форма обращения в фонд.

Большинство фондов требует предоставления полной заявки, соответствующей заданной форме. Некоторые фонды предпочитают встретиться или побеседовать по телефону с потенциальным заявителем.

Многие просят сначала подготовить письмо-запрос (Cover Letter) с кратким описанием проекта и организации, которая будет его исполнять.

Это очень удобная форма обращения. С одной стороны, Вы можете сформулировать суть вашего проекта, с другой - оно может стать основой для конструктивного диалога с представителями фонда во время вашей последующей встречи.

Письмо должно содержать:

• краткое изложение проекта, в котором необходимо обосновать важность и актуальность данного проекта, его цели, задачи, механизм их реализации, сроки выполнения, общую стоимость проекта, объем финансирования, необходимый от фонда;

• сведения об организации, ее целях, миссии, опыте работы; почему именно ваша организация способна выполнить данный проект, чем ее подход, методы работы отличаются от других, квалификацию ваших сотрудников;

• вы должны указать географию данного проекта, т.е. где вы будете его осуществлять;

• кто ваша целевая аудитория, а именно, кто выиграет в результате реализации вашего проекта;

• объяснить, почему вы обратились именно в этот фонд;

• что вы ожидаете от фонда;

• адресуйте ваше письмо конкретному лицу, обращайтесь к нему по имени. Проверьте правильное написание имени, должности и адреса. Не стесняйтесь лишний раз позвонить в фонд и уточнить все данные.

После ознакомления с письмом-запросом представители фонда могут пригласить вас на встречу или попросить предоставить полный пакет документов, либо пришлют отказ.

ЭТАП ПЯТЫЙ: Подготовка заявки.

Сбор необходимых документов. Каждая организация имеет свои требования к написанию заявки на грант. Одни фонды имеют свои формы составления заявки, которые необходимо заполнить, другие предлагают написать ее в произвольной форме. Но даже в этом случае лучше придерживаться модели, принятой в большинстве благотворительных фондов. Отличия будут не значительными.

С чего начать?

• Записывайте все ваши идеи, иногда самые абсурдные на первый взгляд идеи становятся самыми интересными, перспективными и реальными;

• Подробно опишите вашу программу;

• Тщательно распределите время работы над проектом и над заявкой;

• Ясно сформулируйте цели и задачи вашей программы;

• Подумайте о том, как вы будете оценивать результаты вашего проекта;

• Рассчитайте затраты на персонал, материалы и оборудование;

• Продумайте состав команды, которая будет работать над проектом, распределите роли;

• Помните, что основа хорошего проекта - умелое планирование.

При подготовке проекта помните, что его должно быть приятно и удобно читать, поэтому:

• Не пользуйтесь очень мелким шрифтом;

• Пронумеруйте страницы;

• Если ваша заявка больше десяти страниц, составьте оглавление;

• Используйте таблицы, схемы и статистику только там, где необходимо, иначе это нарушает повествование;

• Не делайте большое количество приложений, пресс релизов, резюме;

• Не загружайте читателя обилием терминов, если они необходимы, сделайте комментарии с объяснениями. Имейте в виду, что сотрудникам фонда приходится анализировать заявки в разных областях;

• Не включайте громоздких предложений, постарайтесь писать простым, доступным языком;

• Пишите ваш проект от имени тех, кто непосредственно получит пользу от его реализации, акцентируйте внимание на их потребностях и какой эффект окажет ваш проект.