IV этап. По истечении испытательного срока

Специалист службы персонала обязан:

* Дать новому сотруднику заполнить оценочный лист.

* Проанализировать заполненный оценочный лист до обсуждения.

* Провести обсуждение и сделать акцент на ожидаемой от сотрудника обратной связи (узнать его мнение о фирме в целом, о способах ведения бизнеса, предложения об улучшениях и пр.).

Непосредственный руководитель обязан:

* Сообщить работнику об окончании испытательного срока и назначить дату обсуждения результатов его работы в этот период.

* Провести обсуждение и сделать акцент на ожидаемой от сотрудника обратной связи (узнать его мнение о фирме в целом, о способах ведения бизнеса, предложения об улучшениях и пр.).

1.4.Оценка состояния работы по адаптации

В течение всего адаптационного периода руководитель должен неформально обсуждать с сотрудником его взаимоотношения с коллективом подразделения, его степень адаптации, контролировать выполнение индивидуального плана

Периодически (не менее двух раз в первый месяц и одного раза в последующие) контроль процесса адаптации должен осуществлять специалист по кадрам. В случае увольнения сотрудника во время адаптационного периода, руководитель обязан направить его в течение двух недель в службу по персоналу для собеседования.

Служба управления персоналом для выяснения истинных причин увольнения собирает и анализирует соответствующую информацию. Одновременно оценивается эффективность подбора персонала.

Успешность адаптации зависит от характеристик производственной среды и самого работника. Чем сложнее среда, чем больше отличие ее от привычной среды на прежнем месте работы, чем больше связано с ней изменений, тем труднее проходит процесс адаптации.

Адаптация как процесс характеризуется определенной продолжительностью, и следовательно, имеет свое начало и окончание. Если в отношении начала адаптации вопросов не возникает (это начало деятельности работника в новых условиях), то определить ее окончание весьма трудно. Дело в том, что адаптация - это процесс, протекающий постоянно в меру изменения факторов внешней среды трудовой деятельности работника, да и изменения самого человека. Поэтому адаптация имеет отношение и к человеку, который не менял рабочего места. С позиций управления кадрами, формирования трудового потенциала, определения сроков адаптации большое значение имеет выяснение такого понятия, как предел адаптации.

2.Анализ системы адаптации в ооо «Аэлита»

2.1. Краткая характеристика организации ооо «Аэлита»

Виды деятельности:

– Строительство

– Строительство дорог, аэродромов и спортивных сооружений

– Производство общестроительных работ по строительству автомобильных дорог, железных дорог и взлетно-посадочных полос аэродромов

Организационно-правовая форма:

Общество с ограниченной ответственностью.

Тип компании

Организации, учрежденные гражданами.

Вид собственности:

Частная собственность.

2.2 Анализ управления системой адаптации в ооо «Аэлита»

На ООО «Аэлита» практически отсутствует система адаптации сотрудников. Мероприятия по профессиональной адаптации работников составляют негласно существующие правила, которые не являются принятыми и закрепленными в корпоративной культуре. Внимание к другим аспектам адаптации новых работников уделяется только в той мере, в которой руководитель осознает важность данного процесса.

По окончании испытательного срока проводится оценка, а затем, в случае принятия решения о том, что сотрудник успешно прошел испытательный срок, непосредственный руководитель утверждает нового сотрудника в штат. На этом работа по адаптации сотрудника считается законченной.

На основании выше сказанного можно сделать следующие выводы, имеющие отрицательный характер:

1. Главным отрицательным моментом является то, что мероприятия по адаптации проводятся только тогда, когда непосредственный линейный руководитель считает их необходимыми.

2. На предприятии отсутствует нормативно-методическая и регламентирующая документация об адаптации сотрудников. Процесс введения в должность часто ограничивается приветствием нового сотрудника и обеспечением его необходимой информацией.

3. Сотрудники отдела кадров занимаются только подбором работника, проведением с ним первоначального собеседования и оформлением необходимых при найме документов. При этом совершенно упускается проведение первоначальных информативных бесед с новичком и мероприятий, связанных с дальнейшим отслеживанием прохождения им испытательного срока. На предприятии мало уделяют внимания вопросу адаптации, и практически не принимают мер по его обеспечению.

В организации проводится минимальный набор мероприятий, позволяющих новому сотруднику первоначально сориентироваться на новом месте работы. Процесс адаптации включает в себя знакомство с коллективом, наставником, с сотрудниками из других подразделений, с которыми новичку необходимо будет сотрудничать.

Для более успешного включения новых сотрудников в деятельность предприятия необходимо создать эффективную систему адаптации, включающую в себя различные направления адаптации для молодых сотрудников, новых сотрудниках, уже имеющих опыт работы, а также для сотрудников при организационных нововведениях на предприятии. Нужно разработать адаптационные мероприятия, перечень и содержание документов, выдаваемых работником на период адаптации, а также программы деловой оценки сотрудников. Кроме того необходимо непосредственно контролировать процесс адаптации, получая обратную связь как от самого сотрудника, так и от его линейного руководителя в течение испытательного срока.

Из анализа состояния адаптации персонала видно, что в настоящий момент на предприятии нет ни одного документа, регламентирующего процесс адаптации, а проводимая адаптационная работа с новыми сотрудниками не носит системного характера и является формальной.

Руководству организации необходимо разработать документацию, необходимую для эффективного управления адаптацией. Первоначально необходимо разработать следующие нормативные документы:

1. Должностная инструкция сотрудника, за которым закрепляется функция по управлению адаптацией;

2. Положение об адаптации персонала. Это организационный документ, в соответствии с которым осуществляется управление адаптацией персонала на предприятии. На его основе разрабатывается методика управления адаптацией персонала.

Положение об адаптации персонала в ООО «Аэлита»

1. Общие положения

1.1 Под адаптацией понимается процесс включения работника в новую для него производственную и социальную среду.

1.2 Данное положение определяет общие принципы и процедуры управления адаптацией персонала в случае приема нового работника (перехода работника на новую или более высокую должность).

2. Цели и задачи управления адаптацией персонала

2.1 Цель управления адаптацией персонала состоит в том, чтобы работник быстрее овладел профессиональными навыками, умениями, приспособился к режиму работы и особенностям рабочего места, сумел раскрыть и начал реализовывать свои способности, включился в коллектив структурного подразделения и систему взаимоотношений предприятия.

2.2 Задачи управления адаптацией:

2.2.1 формирование представлений работника об организационной структуре предприятия, организационных взаимоотношениях между подразделениями, включение в них работника;

2.2.2 ознакомление работника с общими экономическими условиями деятельности структурного подразделения и предприятия в целом;

2.2.3 информирование работника о нормах поведения, правилах внутреннего распорядка; помощь в овладении ими;

2.2.4 включение работника в социально-психологические отношения в структурном подразделении и предприятия в целом;

2.2.5 выявление значимых профессиональных, деловых, психологических и мотивационных особенностей работника.

3. Этапы управления адаптацией персонала

3.1 Менеджер по персоналу на основе анализа информации о работнике, полученной на этапе приема, а также информации об особенностях структурного подразделения, коллектива, в которые входит данный работник, в ____ дневный срок разрабатывает план мероприятий по управлению адаптацией, который согласовывается с руководителем структурного подразделения.

3.2 Руководитель выбирает наставника. Наставник утверждается распоряжением директора предприятия.

3.3 Согласно программе адаптации конкретного работника проводятся мероприятия по управлению адаптацией работника.

3.4 По истечении одного месяца с начала адаптации работника менеджер по персоналу совместно с наставником проводит первую оценку уровня адаптированности работника по методике управления адаптацией персонала. Предлагаются мероприятия по улучшению процесса адаптации.

3.5 Незадолго до окончания испытательного срока менеджер по персоналу совместно с наставником проводит повторную оценку уровня адаптированности работника. Сотрудник отдела кадров проводит сравнительный анализ результатов. По результатам анализа составляется заключение о состоянии уровня адаптированности работника к моменту истечения испытательного срока:

- высокий уровень адаптированности: рекомендовано прекратить работу по адаптации;

- средний уровень адаптированности, тенденция к повышению, улучшению уровня оценочных показателей: рекомендовано продолжить работу по адаптации (с разработкой конкретных мероприятий);

- низкий уровень адаптированности: рекомендовано рассмотреть вопрос о возможности прекращения трудовых отношений с данным работником до истечения испытательного срока.

3.6 Свое заключение менеджер по персоналу предлагает руководителю в качестве рекомендации для принятия окончательного решения об итогах адаптации работника за период испытательного срока.

3.7 На основании рекомендации руководитель принимает соответствующее решение и доводит его до сведения работника.

4. Распределение функций по управлению адаптацией персонала

4.1 Функции по управлению процессом адаптации персонала распределяются между руководителем структурного подразделения, менеджером по персоналу, наставником.

4.2 Руководитель структурного подразделения выполняет следующие функции:

4.2.1 представление новому сотруднику работников данного подразделения, а также работников других подразделений, с которыми он будет взаимодействовать при выполнении основных функций;

4.2.2 информирование работника о функциях подразделения, взаимоотношениях с другими подразделениями;

4.2.3 знакомство работника с правилами внутреннего распорядка;

4.2.4 информирование об основах принятой системы оплаты труда;

4.2.5 ознакомление работника с основными функциями;

4.2.6 информирование об особенностях социально-психологического климата в коллективе, о правилах поведения в структурном подразделении и на предприятии;

4.2.7 выбор наставника и представление наставника работнику;

4.2.8 участие в текущей оценке адаптации работника;

4.2.9 предоставление дополнительной информации о прохождении процесса адаптации специалисту отдела кадров во время оценки уровня адаптации.

4.3 Функции менеджера по персоналу, занимающегося управлением адаптацией работников:

4.3.1 анализ информации о работнике, полученной на этапе приема, а также информации о структурном подразделении, в которое принят работник;

4.3.2 организация встречи работника с непосредственным руководителем в первый день работы новичка ;

4.3.3 предоставление работнику общей информации о предприятии и структурном подразделении;

4.3.4. разработка критериев и сроков оценки уровня адаптации работника;

4.3.5 участие в проведении периодичных оценок уровня адаптации работника;

4.3.6 анализ результатов оценки;

4.3.7. ознакомление с результатами и выработка рекомендаций по итогам оценки адаптации руководителю и работнику;

4.3.8 выявление факторов, препятствующих адаптации работников.

4.4 Наставник выполняет такие функции, как:

4.4.1 детализация информации об обязанностях и ответственности работника;

4.4.2 оказание помощи работнику в развитии базового уровня профессиональных навыков и умений в соответствии с квалификационными требованиями;

4.4.3 контроль за работой сотрудника;

4.4.4 информирование о неформальной структуре, неформальном общении в подразделении;

4.4.5 участие в текущей оценке уровня адаптации работника;

4.4.6 предоставление информации о прохождении процесса адаптации менеджеру по персоналу во время оценки уровня адаптации.

4.5 В процессе выполнения функций по управлению адаптацией работников руководитель подразделения, наставник и менеджер по персоналу взаимодействуют между собой и совместно решают возникающие проблемы.

На ознакомительном этапе работы с новым сотрудником проводятся мероприятия, способствующие ускорению овладения информацией о предприятии в целом. Разработка материалов информативного характера для новых работников является инструментом их интеграции в систему предприятия. Основными преимуществами информационных материалов являются следующие:

- выдаются каждому новому работнику и он может воспользоваться ими в любое время;

- такие материалы являются важным средством удовлетворения потребности новых работников в получении текущей информации;

- информационные материалы дают возможность новым сотрудникам воспринимать информацию вне зависимости от эмоций или чьего-либо воздействия;

- возможность поверхностного первоначального ознакомления с новой обстановкой, что ускоряет интеграцию новых работников в систему предприятия.

Менеджер по персоналу знакомит нового сотрудника с его общей и специализированной программами адаптации, т.е. информирует о разработанных мероприятиях по управлению его адаптацией, сроках их проведения.

Общая программа адаптации является организационным документом по управлению адаптацией, составленным для конкретного работника на период ознакомительного этапа адаптации. Она содержит перечень планируемых мероприятий по включению работника в новую для него производственную и социальную среду (с указанием сроков проведения и ответственных лиц).

Среди мероприятий выделяют следующие:

1. передача новому сотруднику информации, дающей общие представления о предприятии;

2. представление новичка руководителю, объяснение задач и требований к работе;

3. информирование о нормах поведения и внутреннего распорядка предприятия;

4. включение в социально-психологические отношения в подразделении, представление работника коллективу, сотрудникам других подразделений, с которыми он будет взаимодействовать;

5. мероприятия, способствующие развитию базового уровня профессиональных навыков и умений (обучение, формальное или неформальное наставничество);

6. мероприятия, направленные на ускорение процесса освоения совокупности условий, необходимых для работника во время труда (санитарно-гигиенических, технологических);

7. информирование о внутренней экономической ситуации, сложившейся на предприятии: нормы оплаты, удержания, каким образом выплачиваются деньги, способы участия в прибыли и др.

На основе общей программы адаптации менеджер по персоналу разрабатывает проект специализированной программы адаптации для конкретного нового сотрудника с учетом его личностных особенностей. Специализированная программа адаптации охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом. Проект согласовывается с руководителем структурного подразделения, в которое принят новый работник. В процессе согласования руководитель может вносить изменения в специализированную программу адаптации.

Сотрудник должен знать, что параллельно с этапом его непосредственной работы будет идти оценка текущих результатов адаптации (через 1 месяц и через 3 месяца с начала работы).

Второй этап технологии процесса адаптации состоит в представлении работника непосредственному руководителю и рабочему коллективу.

В назначенный день менеджер по персоналу провожает нового сотрудника на его рабочее место и представляет непосредственному руководителю. От руководителя работник получает специальные сведения о работе. Более детально разъясняется специальная часть информационной брошюры и даются ответы на возникшие вопросы. Руководитель также доводит до сведения работника основные правила и требования к работе, к которым относятся:

- правила, характерные только для данного вида работы или для данного подразделения;

- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

- особенности социально-психологического климата трудовой группы, нормы поведения;

- контроль и оценка исполнения работы;

- контроль за нарушениями;

- использование оборудования;

- правила техники безопасности;

- обязанности предприятия по отношению к работнику (поощрение за добросовестный труд, материальная помощь);

- особенности коммуникаций предприятия;

Руководитель доводит до работника его основные функции, уточняет обязанности и ответственность информацией, содержащей:

- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

- сведения о том, какая работа соотносится с другими работами в подразделении и на предприятии в целом;

- обсуждение общих проблем и способов их решения;

- нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

- длительность рабочего дня и расписание;

- выполнение обязанностей отсутствующего работника.

Для оказания помощи в приспособлении к условиям труда, руководитель знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

На третьем этапе технологии процесса адаптации наставник наблюдает за ходом работы новичка, помогает решить текущие проблемы, советует и направляет. В случае необходимости наставник уточняет и разъясняет информацию, полученную работником от руководителя. После окончания испытательного срока (3 месяца) для нового сотрудника проводится его деловая оценка. По окончании испытательного срока непосредственный руководитель проводит беседу с коллективом о новом сотруднике, выявляет мнение коллектива, формирует свое мнение, анализирует результаты деятельности новичка. По результатам проведенных мероприятий принимается решение о прохождении (непрохождении или продлении) испытательного срока. Принятое решение фиксируется в оценочном листе, который подписывается непосредственным руководителем сотрудника и самим сотрудником, затем этот лист подшивается в личное дело сотрудника. Результаты доводятся до сведения сотрудника и службы персонала.