Билет № 16

В нормативных документах регламентируется правило первичной обработки документов (типовая инструкция по ДП организации).

1)             проверяется правильность доставки, путем прочтения адресов на корреспонденции.

Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату;

2)             проверка ценности упаковки, сохранности печати.

Конверты вскрываются, проверяется комплектность, проверка сохранности вложений.

При обнаружении повреждения конверта, отсутствие документов, приложений к ним, не соответствии документов и приложений к ним, об этом немедленно сообщается отправителю, а также отмечается на самом входящем документе;

3)             конверты, как правило, уничтожаются, за исключением конвертов, на котором отсутствует обратный адрес, или дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, или имеется пометка о конфиденциальности, или на конверте нет пометки лично, а документ носит личный характер;

4)             после просмотра и разборки писем на каждом из входящих документов проставляется 29 р-т (на последнем листе документа);

5)             при первичной экспедиционной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.

Обычно документы, адресованные руководителю на крупных предприятиях передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют отдельные вопросы;

6)           процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда забирают документы секретари структурных подразделений.

В небольших организациях используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или отдельными исполнителями.

I этап

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем руководителя или одним из работников службы ДОУ.

1.             При предварительном рассмотрении секретарь распределяет все документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (в инструкции по ДП).

Как правило, к нерегистрируемым документам относят:

−               письма с пометкой «лично»;

−               приглашения;

−               каталоги;

−               поздравления;

−               печатные издания (брошюры, журналы, программы конференций, совещаний).

2.             После регистрации секретарь распределяет документы по группам:

1)             предназначенные руководителю (помещаются в отдельную папку и кладутся на стол руководителю);

2)             остальные документы, не требующие принятие решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю или в структурное подразделение, или сразу исполнителю;

3)             при предварительном рассмотрении также выясняется, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.).

Все материалы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

II этап. Рассмотрение документов руководителем

Руководитель, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Все указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение по вопросам, отраженным в документе.

Состав:

1.             ФИО исполнителя;

2.             поручение;

3.             срок исполнения;

4.             дата и подпись.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль.

Руководитель не должен задерживать документы у себя, при необходимости секретарь может сделать копию документа.