Билет № 6

1. Организация рабочего дня секретаря. Оборудование рабочего места.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь. Само название помещения - приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола. Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием. Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля.

2. Клавиатура пишущей машины.

Профессиональная система обучения машинописи десятипальцевым слепым методом строится на последовательном выполнении специ-альных упражнений, начиная с разучивания второго (основного) ряда клавиатуры фывапролджэ, при категорическом запрете смотреть на клавиатуру. Этот ряд разучивается первым, и от клавишей этого ряда начинаются "прыжки" пальцев к клавишам других рядов. Однако не лишне подчеркнуть, что обучение машинописи по профессиональной системе оправдано только на курсах машинописи и в средних профессионально-технических учебных заведениях, где обучают профессиональных машинисток и секретарей учреждений. Заметим, что почти во всех руководствах по машинописи профессиональный слепой метод преподносится как всеобъемлющий, единственно приемлемый, а это не совсем правильно. Дело в том, что для педагогов, инженеров, литераторов, студентов, изобретателей-рационализаторов и многих других специалистов длительное обучение на курсах машинописи необязательно, так как оно связано с большой затратой времени на освоение именно профессиональной системы машинописи, которая в дальнейшем им совсем не понадобится! Прочитав инструкцию, прилагаемую к каждой пишущей машине, они хотят ее использовать для своих практических целей немедленно, буквально в первый же день приобретения. К тому же не у всех имеются возможности и желание заниматься на курсах. Вот почему, не отрицая полезности и. целесообразности систематического выполнения специальных упражнений, которые даются на курсах машинописи или в СГПТУ, мы предлагаем пользоваться проверенной практикой нашей массовой системой десятипальцевого обучения. Массовая система основана на переписывании первоначально несложного связного текста, представляющего для обучающегося непосредственный практический интерес, с зрительным контролем на первой стадии обучения за движением пальцев. Такой способ обеспечивает при наличии определенного опыта постепенный и неизбежный переход к работе (письму) по более совершенному слепому методу, минуя промежуточный полуслепой, или полузрительный, метод, при котором зрение еще в некоторой степени контролирует движение пальцев. Тем не менее в начале обучения машинописи по массовой системе- для отработки техники отрывистых ударов-толчков пальцев по клавишам пишущей машины при соблюдении правильной постановки руки полезно выполнить некоторые упражнения, а именно: писать столбиком по три раза каждую из следующих фраз, составленных только из букв среднего (основного) ряда. Исходной позицией для пальцев левой руки будут клавиши ф   ы   в   а, для правой - о   л   д   ж; большие пальцы соприкасаются с пробельной клавишей.

3. Excel. Типы ссылок на ячейки.

Ссылки в Excel бывают 3-х типов:

• Относительные ссылки (пример: A1);

• Абсолютные ссылки (пример: $A$1);

• Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки. Различия между разными типами ссылок можно увидеть, если потянуть за маркер автозаполнения активной ячейки или диапазона ячеек, содержащих формулу со ссылками.

Относительные ссылки

Если вы ставите в какой то ячейке знак "=", затем щелкаете левой кнопкой мыши на какой то ячейке, Excel подставляет после "=" относительную ссылку на эту ячейку. Эта ссылка "запоминает", на каком расстоянии (в строках и столбцах) Вы щелкнули ОТНОСИТЕЛЬНО положения ячейки, где поставили "=" (смещение в строках и столбцах). Например, вы щелкнули на ячеку 3-мя столбцами левее и на 2 строки выше. Если после нажатия Enter потянуть вниз за маркер автозаполнения, эта формула скопируется во все ячейки, через которые мы протянули. И в каждой ячейке эта ссылка будет указывать на ячейку, расположенную на 3 столбца влево и 2 строки вверх ОТНОСИТЕЛЬНО положения ссылки. Это можно проверить, дважды щелкнув на одной из скопированных формул, или выделив ее, и нажав F2. Для лучшего понимания вспомните, как ходит шахматный конь. Он ходит буквой "Г» и из центра доски бьёт 8 клеток. «Упростим» немного правило хода коня: представим, что он может ходить только одной буквой «Г» — 2 клетки вперед и одну вправо. На какую бы клетку доски мы не поставим коня, каждый раз он ОТНОСИТЕЛЬНО своего положения отсчитывает смещение в строках и столбцах — 2 строки вверх и один столбец влево. Точно таким же образом работают относительные ссылки, только правило их «хода» задает пользователь. Каждый раз, когда мы тянем за маркер автозаполнения формула, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитывает адреса всех относительных ссылок в ней в соответствии с их «правилом хода» (у каждой относительной ссылки в формуле может быть свое «правило»).

Абсолютные ссылки

Как было сказано выше, если потянуть за маркер автозаполнения формулу, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитает их адреса. Если же в формуле присутствуют абсолютные ссылки, их адрес останется неизменным. Проще говоря — абсолютная ссылка всегда указывают на одну и ту же ячейку.

Чтобы сделать относительную ссылку абсолютной, достаточно поставить знак «$» перед буквой столбца и адресом строки, например $A$1. Более быстрый способ — выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу «F4», при этом Excel сам проставит знак «$». Если второй раз нажать «F4», ссылка станет смешанной такого типа A$1, если третий раз — такого $A1, если в четвертый раз — ссылка опять станет относительной. И так по кругу.

Смешанные ссылки

Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Знак доллара в них стоит или перед буквой столбца или перед номером строки. Это самый сложный для понимания тип ссылки. Например, в ячейке записана формула «=A$1». Ссылка A$1 относительная по столбцу A и абсолютная по строке 1. Если мы потянем за маркер автозаполнения эту формулу вниз или вверх, то ссылки во всех скопированных форумулах будут указывать на ячейку A1, то есть будет вести себя как абсолютные. Однако, если потянем вправо или влево — ссылки будет вести себя как относительные, то есть Excel будет пересчитывать ее адрес. Таким образом, формулы, созданные автозаполнением, будут использовать один и тот же номер строки ($1), но изменится номер столбца (A, B, C...).