4.2. Базова концепція та основні функціональні компоненти інтегрованої інформаційної системи “Галактика”

Система “Галактика” розроблена корпорацією “Галактика”, до якої входять фірми Росії (АТЗТ “Новий Атлант”, ТОВ “Гелексі” (СПб.) і т. ін.), Білорусі (НТО “Топ Софт”, ТОВ “Топ Софт Сервіс”), України (ЗАТ “Гелексі Україна”), Казахстану та інших країн колишнього СРСР. На вітчизняному ринку ПЗ для вирішення економічних задач колектив “Галактики” працює з 90-х років. За цей час пройдено шлях від ПЗ класичних АСУ на замовлення до розробки тиражованих галузевих вирішень, цілковито адаптованих до специфіки провідних галузей економіки.

Комплекс бізнес-рішень корпорації “Галактика” забезпечує ефективну підтримку спектру управлінських завдань, дозволяє гнучко реагувати на зовнішні і внутрішні зміни в діяльності, підтримує досягнення бизнес-цілей підприємства і продуктивну та комфортну роботу кожного співробітника. У єдиному інформаційному просторі підтримуються типові і спеціалізовані завдання управління підприємством, холдингом, групою компаній.

Галузеві вирішення на базі системи “Галактика” – це технологія управління нового покоління, яка дозволяє перейти від управління окремими господарськими операціями до управління ситуаціями, що виникають. Характерною ознакою для системи “Галактика” є швидкий розвиток і розширення її функціональних можливостей. Починаючи з 1995 р., коли було випущено першу версію комплексної системи автоматизації управління підприємством “Галактика”, що містила 15 програмних модулів і була реалізована в архітектурі “клієнт-сервер”, вийшло кілька поколінь системи – 5.2, 5.5, 5.7. Розширився перелік контурів (контур логістики, адміністративний контур і т. ін.) та програмних модулів (контролінгу, управління ресурсами, документообігу тощо); забезпечено настройку “Галактики” на конкретну галузь, регіон, особливості бізнесу та незалежність прикладних якостей системи від програмно-апаратної платформи; гарантовано роботу системи в різних операційних середовищах (Windows (95, 98, 2000), Windows NT, Novell NetWare) і з різними СУБД – Oracle, MS SQL, Pervasive SQL (Btrieve).

Починаючи з покоління 5.5, змінилася концепція “Галактики”. Так, на базі ядра 5.5 вийшли вирішення для зв’язку й телекомунікацій, торгівлі, м’ясопереробної промисловості, металургії, автотранспортних підприємств. На базі ядра 5.7 вийшли вирішення для нафтових компаній і хімічних підприємств. У ядрі з’явилися такі нові підсистеми: кредити, векселі та позички, управління ремонтом обладнання, експорт/імпорт зовнішніх документів, управління договорами, спецодяг, технічна підготовка виробництва, управління автотранспортом, роздрібна торгівля, давальницька переробка. Система стала 32-розрядною. З’явилася можливість адаптувати інтерфейс користувача під будь-яку (окрім арабської та японської) мову.

Вирішення всього комплексу завдань, на який орієнтована система “Галактика” на теперішній час, забезпечується дев’ятьма функціональними контурами: управління підприємством; логістики; виробничий; фінансовий; управління персоналом; адміністративний; управління взаємовідносинами з клієнтами; галузевих рішень; системного адміністрування.

“Галактика” підтримує інтерфейси, через які здійснюється з’єднання з торговими терміналами, електронними вагами, датчиками АСУ. Створено систему підтримки адміністратора “Галактики”, що дає змогу контролювати дії користувачів. Крім того, під час розвитку системи робиться ставка на її відкритість і можливість використання разом з іншими продуктами, наприклад Галактика+SAS, Галактика+Aris Toolset. Планується також випуск галузевих вирішень, до складу яких включається система динамічного моделювання.

Контури логістики, фінансовий та управління персоналом об’єднують модулі за видами ресурсів, над якими здійснюється управлінська діяльність. У контури управління підприємством, виробничий, адміністративний та управління взаємовідносинами з клієнтами модулі включені відповідно до видів діяльності, що автоматизується.

Модулі специфічних галузевих рішень та системного адміністратора об’єднані відповідно в контури галузевих рішень і системного адміністрування.

Функціональний склад системи “Галактика” дає можливість, по-перше, ізольовано використовувати як окремі модулі, так і їх довільні комбінації залежно від виробничо-економічної необхідності, а по-друге, – для будь-якого підприємства визначити набір компонентів, що забезпечує вирішення завдань управління господарською діяльністю в трьох глобальних аспектах — за видами ресурсів, за рівнями управління (масштабами вирішуваних завдань), за видами управлінської діяльності (планування, облік і т. ін.).

У технологічній схемі експлуатації системи “Галактика” кожен працівник виконує визначені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в обсязі, необхідному й достатньому для виконання своїх посадових обов’язків.

Основним об’єктом системи “Галактика” є операційний документ. Операційні документи формуються під час здійснення будь-якої господарської операції та підтверджують її виконання. Між документами можуть бути встановлені зв’язки. Сукупність операційних документів створює документообіг підприємства (корпорації).

Виокремлюють два основних типи документів:

• документи-основи, які регламентують операції між юридичними особами, наприклад угоди, рахунки, рахунки-фактури, вимоги, контракти тощо;

• супроводжувальні документи (товарні та фінансові), які відображають сутність фактично виконаних операцій.

За всіма супроводжувальними документами можуть бути сформовані бухгалтерські проведення за допомогою механізму типових господарських операцій (ТГО).

У процесі виконання конкретних господарських операцій, які належать до різних напрямів діяльності підприємства, відбувається наповнення БД оперативною інформацією. При цьому забезпечується:

• контроль регламенту виконання господарських операцій;

• оперативна перебудова системи, зміна експлуатаційної схеми системи в разі зміни бізнес-процесу;

• принцип одноразового введення інформації в БД, що виключає дублювання функцій користувачів і впорядковує документообіг;

• простота контролю коректності та цілісності даних, персоніфікація дій користувача;

• своєчасне отримання вірогідної інформації про стан поточної діяльності підприємства.

Система “Галактика” є гнучким масштабованим продуктом, який містить модуль настройки для будь-якого комплекту поставки. У процесі настроювання виконується первинне заповнення основних каталогів, класифікаторів і довідників, які складають єдину інформаційну базу й використовуються всіма модулями системи. Подальше поповнення класифікаторів виконується в процесі експлуатації системи.

Параметри загальносистемної настройки дають змогу вибрати з наданих системою алгоритмів виконання різних функцій ті, які максимально відповідають специфіці певного підприємства. Параметрами настройки користувача визначаються особливості роботи конкретного користувача. Частину з них, яка належить до права доступу до документів і можливостей їх редагування, установлює лише адміністратор системи. Крім того, більшість модулів мають власний блок настройки. До нього включені функції настройки універсальних ієрархічних звітів (управління постачанням, управління збутом, складський облік), типових господарських операцій (госпоперації), формату вхідних і вихідних документів (обмін бізнес-документами) і т. ін.

До функцій настройки системи належать також розмежування прав доступу користувачів і організація корпоративного міжофісного обміну даними, якщо підприємство має кілька віддалених філіалів. Ці функції виконуються за допомогою спеціальних модулів права доступу й тиражування даних, що входять у контур системного адміністрування.

Функціональний склад корпоративної інформаційної системи “Галактика”:

Контур управління підприємством

Контур управління підприємством (рис.4.1) містить модулі, які мають надати необхідну інформацію управлінському персоналу вищої та середньої ланки підприємства (корпорації). У контурі вирішуються такі завдання:

Рис. 4.1. Склад Контуру управління підприємством системи “Галактика”

• аналізування, моделювання та оптимізація замовлень на продукцію, формування портфеля замовлень і взаємопов’язаних планів виробництва, постачання, збуту та фінансових надходжень;

• надання керівництву в зручному й наочному вигляді необхідної інформації для контролю стану підприємства та прийняття управлінських рішень;

• управління собівартістю продукції та послуг, облік і аналізування відхилень.

Модуль управління ресурсами. Основне завдання модуля управління ресурсами – знайти оптимальну конфігурацію замовлень на виробничі ресурси (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Склад Модуля управління ресурсами системи “Галактика”

Управління ресурсами охоплює задачі моделювання, оптимізації та планування ресурсів підприємства, при цьому автоматизації підлягають такі основні роботи:

• включення замовлення до портфеля замовлень;

• контроль забезпеченості ресурсами позиції замовлення;

• оброблення замовлень контрагентів на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг та аналізування замовлень на привабливість і виконуваність;

• попереднє резервування ресурсів під замовлення: виробничої потужності підприємства, вільних запасів готової продукції, матеріальних і трудових ресурсів;

• резервування ресурсів для конкретної позиції замовлення: виробничої потужності підприємства, вільних запасів готової продукції, матеріальних, трудових і фінансових ресурсів;

• розрахунок потреби в усіх видах матеріальних і трудових ресурсів під замовлення споживачів.

Виконання цих робіт передбачає інформаційну взаємодію модуля управління ресурсами з іншими модулями системи “Галактика” (рис. 4.3).

У процесі формування портфеля замовлень у модулі управління ресурсами замовлення споживачів проходять за таким маршрутом.

Оформлення замовлення: уведення реквізитів, формування специфікації, визначення терміну виконання всього замовлення і кожної його позиції.

Аналіз на привабливість: аналізування виконання замовлення за рахунок наявності готової продукції на складах; виконання в плановому порядку; виконання за рахунок менш пріоритетних заявок; виконання за рахунок перегляду строків виконання заявки.

Прийняття рішення: включення до портфеля замовлень, контроль наявності договорів, формування пропозицій для оперативного плану збуту продукції.

Виконання замовлення: передача заявки до модуля виробничого планування або формування пропозиції для оперативного плану постачання, контроль виконання замовлення.

Рис. 4.3. Схема інформаційних взаємозв’язків модуля управління ресурсами

Модуль інформаційної системи керівника. Основне завдання цього модуля – сформувати необхідну інформацію про виробничо-господарську діяльність у потрібному аспекті, наочно, у динаміці та з попереднім аналізуванням. Основні вимоги до інформації для прийняття управлінських рішень – це своєчасність і вірогідність.

Виробничо-господарська діяльність підприємства характеризується відповідними показниками (детальними й агрегованими), які отримують під час вирішення відповідних задач. Вони можуть бути об’єднані в логічні групи як за функціями управління (нормативні, планові, облікові, аналітичні і т. ін.), так і за видами ресурсів (засоби виробництва, предмети праці, персонал, фінанси, готова продукція).

Під час відображення інформації в системі “Галактика” застосовується принцип “світлофора”: значення показників, що потрапляють у відповідні поділки шкали оцінок, виділяються певним кольором (наприклад, відмінно, добре, задовільно, погано, дуже погано).

Модуль ІС керівника призначений для контролю й управління діяльністю підприємства та має такі функціональні можливості:

• відображення показників з будь-яким ступенем деталізації наочним і зручним способом (графіки, таблиці, моделі, числові дані);

• моніторинг агрегованих показників на предмет критичних відхилень і видачі рекомендацій щодо дій для регулювання критичних станів;

• отримання агрегованих показників господарської діяльності підприємства й передача їх на рівень відповідного керівника з попереднім контролем на повноту й несуперечливість;

• суміщення показників зі шкалою оцінок, розрахунок відхилень фактичних значень від нормативних чи планових;

• формування цілей і завдань керівника у вигляді агрегованих показників.

Схему реалізації модуля ІС керівника показано на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Схема реалізації модуля інформаційної системи керівника

Економічні показники розраховуються на базі інформації, що міститься в загальній БД системи “Галактика”, наповнення якої здійснюється під час функціонування різних модулів, наприклад фінансово-розрахункових операцій (ФВО), управління збутом, виробничого планування і т. ін. Крім того, дані можна імпортувати з зовнішніх систем чи ввести ручним способом. Розраховані підсумкові показники зберігаються в архіві, а граничні значення показників вводяться в модулі ІС керівника в базу нормативно-довідкової інформації цього модуля.

На практиці кожен керівник відстежує свій набір показників. Це визначається і зовнішнім оточенням підприємства (починаючи з держави, в якій воно знаходиться), і його специфікою, і тим, які показники керівник вважає найважливішими. Тому ІС для управління підприємством має бути індивідуальною і спиратися на потребу й методи управління кожного керівника. Для забезпечення необхідної гнучкості під час реалізації модуля ІС керівника застосовується інтеграція з іншими прикладними системами, наприклад, з OLAP-технологіями, DSS-системами.

Модуль ІС керівника охоплює інструментальні засоби для визначення необхідних показників, аналітичних ознак і формул для розрахунку. Надається механізм формування запитів для вибору з БД необхідної інформації для розрахункових показників. Окрім того, у процесі впровадження виконується настроювання візуального подавання інформації з урахуванням використованого складу показників, а також кола завдань і вподобань конкретного керівника.

Модуль контролінгу. Завдання модуля контролінгу – забезпечити успішне функціонування підприємства в довгостроковій перспективі. Модуль забезпечує автоматизований розрахунок витрат на виробництво за різними видами продукції, аналізування відхилення від запланованих витрат і прийняття управлінських рішень з метою їх зниження. Аналізування відхилень виконується з урахування принципів, застосовуваних у сучасних зарубіжних методиках “Стандарт-кост”, “Дірект-костинг”, Activity based cost і т. ін.

Облік фактичних витрат на виробництво розглядається в таких двох аспектах: для прийняття оперативних управлінських рішень; для складання бухгалтерських звітів і контролю.

Основними особливостями обліку витрат для прийняття оперативних управлінських рішень такі:

• відомості про витрати, що відображають поточний стан справ, можна отримати в будь-який момент і за будь-який період;

• дані управлінського обліку призначені лише для адміністрації підприємства, а не для зовнішніх організацій (наприклад фінансових чи податкових органів);

• для прийняття управлінських рішень може бути надана інформація про окремі види діяльності, наприклад про окремі види продукції, виробничі дільниці тощо;

• у сферу управлінського обліку потрапляє інформація як про події, які вже відбулися, так і дані прогнозів, наприклад про передбачувані витрати й доходи.

З огляду на це, контролінг може проводитися на базі будь-яких первинних документів: приймально-видаткових накладних, звітів майстра цеху, звітів прийнятих робіт майстром відділу технічного контролю (ВТК), доповідних записок тощо до формування бухгалтерських проводок і розрахунку бухгалтерської (фактичної) собівартості продукції. Система надає можливість виділяти статті калькуляції, які мають найбільшу питому вагу в загальному обсязі витрат, і зосередити управлінські впливи лише на них. Такий підхід дозволяє впливати на величину виробничих витрат практично на будь-якій стадії виробничого процесу і гнучко управляти собівартістю продукції.

У модулі контролінгу вирішуються такі основні задачі:

• розрахунок планово-облікових цін на вироби на підставі собівартості;

• розрахунок нормативних калькуляцій виробів і напівфабрикатів на місяць за цехами і по підприємству в цілому;

• розрахунок калькуляцій виробничих замовлень і окремих технологічних процесів;

• розрахунок відхилень фактичних витрат від планових і нормативних за різними методиками;

• розподіл витрат за елементами, статтями витрат та іншими ознаками, зокрема розподіл на змінні та постійні;

• оцінювання собівартості незавершеного виробництва й товарних запасів;

• оцінювання ефективності виробництва за місцем виникнення прибутку;

• облік прямих витрат за об’єктами виробництва, замовленнями, проектами, місцем їх виникнення;

• облік і контроль непрямих витрат за видами, місцем виникнення, замовленнями, проектами.

Вирішенню цих задач передує настроювання статей калькуляції та елементів витрат, уведення кошторисів накладних витрат.

Собівартість продукції розраховується на підставі норм витрат матеріалів і трудозатрат на виготовлення виробів і напівфабрикатів, цін на матеріали й комплектуючі вироби, тарифних ставок оплати праці виробничого персоналу, кошторисів накладних витрат цехів і загальнозаводських кошторисів, обсягів випуску продукції.

У модулі передбачається можливість вести розрахунок нормативних витрат на виробництво на плановий і фактичний випуск. Витрати на обсяг випуску продукції розраховуються за цехами, статтями калькуляції та економічними елементами.

Контур логістики. Контур логістики призначений для забезпечення безперервності логістичного ланцюжка управління починаючи із закупівлі матеріальних цінностей і завершуючи випуском і реалізацією продукції та відходів виробництва. Він забезпечує деталізацію і виконання планів поставки, збуту, управління матеріальними потоками всередині підприємства і під час взаємодії з постачальниками й отримувачами продукції, товарів і послуг, контроль взаєморозрахунків з постачальниками й отримувачами. Схему інформаційних потоків контура наведено на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Схема інформаційних потоків контура логістики

Базовий варіант поставки контура логістики охоплює п’ять модулів: управління договорами, управління поставками, управління збутом, складського обліку, розрахунків із постачальниками й покупцями, функціональні можливості яких розглянуто нижче.

Модуль управління договорами. У цьому модулі реалізується автоматизація бізнес-процедур, пов’язаних з укладанням, виконанням і обліком договорів і контрактів. Договори й контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємовідносини між суб’єктами господарювання і впливають на їхню діяльність. Модуль управління договорами допомагає менеджерам усіх служб підприємства скоординувати свої дії та отримати доступ до оперативної інформації про стан будь-якого договору. Він може використовуватися для автоматизації договірної діяльності в багатьох галузях промисловості, транспорту, торгівлі й т. ін. і реалізує такі основні задачі:

• організація транспортування і формування платіжних документів. При цьому виконується розрахунок потреби в одиницях транспортних засобів, формуються рахунки на попередню оплату за товари (послуги) із транспортування. Можливе відвантаження товарів залізничним і автомобільним транспортом з формуванням супроводжувальних документів. При цьому визначаються пріоритети відвантажень, формуються розпорядження на відвантаження, рознарядки, накладні на відпуск;

• укладення договорів, пов’язаних, передусім, з поставками і збутом; облік розрахунків за договорами, зокрема векселями й цінними паперами;

• формування звітності та проведення кінцевих розрахунків. На цьому етапі на підставі товаросупроводжувальних документів здійснюється облік виконання наряд-замовлень, формуються платіжні документи для оплати послуг за транспортування, контролюється дебіторська та кредиторська заборгованість, аналі-зується стан взаєморозрахунків. Для цього використовуються акти звірки взаєморозрахунків, в яких фіксуються обсяги відвантажених товарів і витрати на транспортування у вартісному виразі, суми платежів, суми наданих послуг, наявність заборгованості;

• формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів; розрахунок штрафних платежів за порушення умов і строків відвантаження товарів і оплати;

• формування наряд-замовлень на відвантаження товарів на внутрішній і зовнішній ринки.

На рис. 4.6 унаочнено зв’язок документів, які циркулюють у модулі управління договорами в разі автоматизації бізнес-процесів.

Рис. 4.6. Зв’язок документів у модулі управління договорами

Договір укладається на значний термін, в якому, окрім реквізитів сторін і загальних умов, рамково (у загальних рисах) визначаються умови відвантаження й оплати, а також узагальнена специфікація.

На підставі визначених у договорі умов можуть формуватися угоди на конкретний період, що уточнюють взаємовідносини сторін, а також календарний план поставок. На базі календарного плану поставок або безпосередньо договору (угоди) формуються наряди-замовлення філіалам чи вантажовідправникам.

Наряди-замовлення по кожному філіалу (вантажовідправнику) об’єднуються в розпорядження на відвантаження і формуються відповідні накладні. На підставі накладних формуються складські ордери й рахунки на оплату, за якими здійснюються оплата й рознесення платежів.

Унаслідок оброблення наведених документів у модулі формуються такі звітні “документи”:

• звіти в хронологічному порядку на відвантажені й оплачені товари, які містять інформацію про проведені (зареєстровані) накладні та платіжні документи за договором. Документи у звітах розміщуються в хронологічному порядку;

• звіти про виконання договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження (поставку) матеріальних цінностей у специфікованій номенклатурі, що дозволяє отримати інформацію про обсяги надходжень (відвантажень) матеріалів за певний період;

• підсумковий і товарно-фінансовий звіти про виконання договорів, які містять інформацію по обсяги взаємних поставок (відвантажень) і розміри платежів за визначений період і дають змогу порівнювати заплановані обсяги з фактичними;

• реєстри договорів, наряд-замовлень і розпоряджень на відвантаження.

Звіти складаються в інтерактивному режимі. Це означає, що перед виведенням на друк користувач може “розкрити” дані звіту, тобто переглянути його і в разі потреби відкоригувати первинні документи, на базі яких ці дані було отримано.

Гнучка система настроювань дає змогу отримати вичерпні звіти в різних аспектах, за будь-який період і з неоднаковими рівнями деталізації. Кожен користувач системи може створити свій набір настроювань звітів, які зберігаються в БД і доступні в будь-який момент часу.

Модуль управління поставками. У цьому модулі здійснюються ведення картотеки пропозицій потенційних постачальників; відстежування тих заявок на придбання матеріальних цінностей (МЦ), які надходять від інших підрозділів; складання плану закупівлі відповідно до укладених договорів і довгострокових контрактів; вибір конкретного постачальника й оформлення замовлення на поставку; реєстрація документів, на підставі яких здійснюється закупівля (рахунки, договори, контракти, гарантійні листи); оформлення доручень на отримання МЦ і розподіл їх по складах; отримання різних звітів за контрольованими показниками (партіями, групами і т. ін.).

Зі схеми інформаційних потоків у модулі управління поставками, наведеної на рис. 4.7, видно, що вся інформація з поставок акумулюється в БД цього модуля, де внаслідок її аналізування формуються замовлення, на підставі яких можна вводити в ЕОМ документи-основи (ДО) на закупівлю.

План закупівель можна ввести безпосередньо в модулі управління поставками і контролювати його виконання порівнянням з фактичними поставками.

Документи-основи на закупівлю можна формувати автоматично на підставі прогнозу дефіцитів. Крім того, заявки, що надходять на закупівлю, можна вводити як ДО, що перебувають у стані “оформлюваний”, і в міру необхідності переводити їх у стан “виконуваний”.

Рис. 4.7. Загальна схема інформаційних потоків у модулі управління поставками

Безпосередньо в модулі управління поставками реалізовані операції для роботи з конкретними документами на придбання МЦ і документами-основами, накладними, дорученнями і т. ін.

Основні позитивні особливості вирішення задач з управління поставками у цьому модулі такі:

• автоматизоване формування платіжних документів, доручень на отримання МЦ і документів-основ за супроводжувальними документами;

• автоматизований розподіл МЦ по складах;

• автоматичне формування прибуткових складських ордерів за групою накладних;

• використання в документах на закупівлю як товарних, так і нематеріальних позицій (послуг);

• відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій із закупівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій. Завершальним етапом роботи модуля управління поставками є складання звітів;

• облік митних зборів, транспортних та інших витрат під час визначення облікової ціни поставлених матеріалів;

• облік партій закуплених товарів;

• відстежування строків зберігання, строків дії ліцензій і сертифікатів;

• облік повернення МЦ за рекламацією;

• підтримка різних грошових одиниць і міжнародних закупівель.

Модуль управління збутом. Більшість функцій з формування первинних документів і вирішення економічних завдань цього модуля реалізовані аналогічно модулю управління поставками (рис. 4.8). Новими елементами порівняно з управлінням поставками такі: формування відпускних цін та резервування товарів, що відпускаються за документами-основами. Ці відмінності стосуються формування первинних документів на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі управління збутом показано на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Фрагмент схеми інформаційних потоків у модулі управління збутом

Модуль управління договорами надає можливість формувати документи і проводити розрахунки для оперативного контролю і управління відвантаженням товарів на всіх етапах виконання робіт.

Відпускні ціни формуються за допомогою прайс-листів. Система “Галактика” дозволяє створювати й підтримувати довільну кількість різних прайс-листів. Наприклад, можна мати окремі прайс-листи для великогуртової та дрібнооптової торгівлі, для окремих груп товарів і послуг тощо.

Надається можливість формувати прайс-листи як ручним способом, так і автоматично, розраховуючи ту ціну передбачуваної реалізації, додаванням до облікової або заводської ціни описаних користувачем торгових націнок (знижок) і податків. У разі надання послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від відповідного набору параметрів і розраховується за заданими тарифами, використовується механізм розрахункових послуг.

Модуль управління збутом надає користувачу такі можливості:

• автоматичне або ручне резервування МЦ по підприємству, складу, групі зберігання в процесі виписування документа і гнучке управління резервом;

• автоматичне формування видаткових складських ордерів за групою накладних;

• автоматичне формування накладних на підставі виписаного документа-основи;

• управління вибором складу, з якого мають відвантажуватися товари;

• контроль повторних спроб оформлення накладної на відпуск за вже виконаним документом-основою;

• ведення обліку типу оподаткування під час оформлення документа;

• ведення рахунків-фактур для обліку ПДВ;

• відображення в модулі бухгалтерського обліку всіх операцій з реалізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму типових господарських операцій і т. ін.;

• гнучка зміна цін оперативним коригуванням прайс-листів;

• динамічний контроль наявності товарів на складі під час виписування рахунка, а також можливість оформлення рахунків для товарів, яких немає в наявності (варіант попередньої оплати);

• зв’язок з електронними вагами й автоматичне перенесення результатів зважування в накладні на відвантаження;

• можливість виконувати автоматичне списання товару на складі під час оформлення накладної на його відпуск;

• облік повернення МЦ за рекламацією;

• формування документів у національній або в будь-якій із зареєстрованих у системі валют із наданням можливості коригування курсу валют безпосередньо в процесі формування документа.

На основі інформації, зафіксованої в БД модуля управління збутом, складаються стандартні звіти для функції збуту. Це звіти про нереалізовані товари й послуги за номенклатурою, групами, партіями, зовнішньою класифікацією, отримувачі тощо; аналітичні звіти з реалізації; звіти про оплату відвантаженої продукції, про виконання груп ДО; звіти про заборгованість контрагентів з тари, що повертається, реєстри документів-основ і супроводжувальних документів; звіти про невідповідності в документах на продаж.

З огляду на те, що операції з консигнаційними товарами мають свої особливості, функції обліку прийняття і передачі товарів на реалізацію з регламентним відстроченням платежу винесено в окремий модуль – консигнація.

Модуль складського обліку. Функції, реалізовані в модулі складського обліку, подано на рис. 4.9. Цей модуль тісно пов’язаний із задачами управління поставками і збутом, а також з обліком МЦ у виробництві. Ордери на надходження і видачу МЦ формуються на підставі супроводжувальних документів (наприклад товарно-транспортні накладні й т. ін.) на прийняття та видачу МЦ в усіх модулях, де створюються такі документи.

Рис. 4.9. Схема реалізації модуля складського обліку

Основні функціональні можливості модуля складського обліку такі:

• ведення облікових цін, підтримка методик списання за середньозваженими цінами;

• ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ по матеріально відповідальних особах, партіях, комірках зберігання;

• ведення складських операцій: переоцінення, пересортування, створення і розформування комплектів МЦ;

• динамічне перерахування складських залишків;

• контроль неліквідів наднормативних залишків та дефіцитних позицій, контроль відповідності накладних і складських ордерів і т. ін.;

• облік МЦ у кількох валютах;

• облік операцій внутрішнього переміщення МЦ – між складами, складами і структурними підрозділами; передача МЦ зі складу до основних засобів, нематеріальних активів, підрозділів роздрібної торгівлі; передача МЦ зі складу основних матеріалів у малоцінні та швидкозношувані предмети, і навпаки; формування накладних на внутрішнє переміщення;

• облік партій МЦ, контроль строків зберігання матеріалів, строків дії ліцензій і сертифікатів;

• формування відомостей наявності та руху МЦ на будь-яку дату за складом, контрагентом, матеріально відповідальною особою, партією МЦ, інфраструктурою складу;

• формування інвентаризаційних відомостей фактичної наявності МЦ, порівняльної відомості за підсумками інвентаризації; відомості за позиціями, що мають розбіжності; активу нестач і надлишків;

• формування оборотних відомостей за складами, МЦ, партіями, а також накопичувальних відомостей з надходження і вибування МЦ.

Модуль розрахунків із постачальниками й покупцями. Призначення цього модуля полягає в здійсненні контолю за порядком розрахунків з постачальниками й покупцями за виконуваними документами-основами (ДО).

До основних функцій модуля належать:

• відомості дебіторської та кредиторської заборгованості за МЦ і послуги;

• відомості контролю взаєморозрахунків з контрагентами, розрахунок сальдо і складання платіжного балансу за контрагентом;

• контроль взаєморозрахунків за допомогою встановлення і перегляду зв’язків між ДО і платіжними документами, пакетний розподіл платежів, створення актів взаємозаліків і договорів на поступки щодо боргу;

• облік заборгованості, контроль взаєморозрахунків за допомогою звітів;

• облік ПДВ на базі рахунків-фактур;

• оборотні відомості та відомості заборгованості за виконуваними ДО з розподілом заборгованостей за певними періодами.

Основною звітністю модуля є:

• прогнози податкових платежів;

• реєстр виконуваних ДО з урахування сформованих на їх базі товарних і фінансових супроводжувальних документів;

• розрахунок штрафних санкцій;

• уведення в БД планів закупівлі та реалізації товарів.

Виробничий контур. Виробничий контур об’єднує модулі, за допомогою яких автоматизуються процеси управління виробництвом промислової продукції. Практично він охоплює класичні підсистеми традиційних АСУП – технічну підготовку виробництва, техніко-економічне планування та оперативне управління виробництвом (модуль виробничого планування), облік фактичних витрат на виробництво, управління ремонтами.

Модулі виробничого контуру орієнтовані на великий спектр підприємств провідних галузей виробництва, таких як видобувна, гірничорудна й гірничозбагачувальна промисловість, чорна й кольорова металургія, хімічна й нафтохімічна, легка та харчова промисловість, машинобудування, приладобудування, будівельна індустрія і т. ін.

Підприємства цих галузей характеризуються широким спектром виробничих параметрів – безперервним, дискретним або змішаним характером виробництва; масовим, серійним, дрібносерійним або одиничним типом виробництва; різноманітними методами планування й обліку (планування на замовлення, попереднє, нормативний метод обліку тощо). Усе це враховано в програмному продукті системи “Галактика” і використовуваній нормативно-довідковій інформації. Програмні модулі виробничого контуру використовують нормативно-довідкову структуру БД “Галактики”, а також понад 20 додаткових каталогів і довідників.

Модуль технічної підготовки виробництва. Програмний модуль технічної підготовки виробництва (ТПВ) призначений для використання в конструкторських відділах, службах технічної документації, технологічних, планово-економічних і планово-диспетчерських службах підприємства з метою автоматизації завдань конструкторської та технологічної підготовки виробництва.

Модуль забезпечує:

• ведення конструкторських специфікацій, зокрема їх коригування за повідомленнями на зміни, та формування конструкторських документів і звітів (відомість специфікацій, відомість покупних елементів, структура і склад складальної одиниці, відомість застосування деталей і складальних одиниць (ДСО) у виробі й т. ін.);

• ведення одиничних, групових та типових техпроцесів виготовлення ДСО, їх коригування та випуск технологічних документів і звітів (маршрутно-операційних карт виготовлення ДСО, подетальних специфікованих норм витрат ресурсів (матеріальних, трудових) на виготовлення ДСО, відомостей технологічного складу складальних одиниць, відомостей зведених норм витрат ресурсів (матеріальних, трудових, інструменту, обладнання тощо на одиницю виробу), ведення каталогів і класифікаторів, необхідних для створення і редагування конструкторських специфікацій, технологічних процесів і сповіщень про зміни, і т. ін.

Склад інформаційної бази модуля технічної підготовки виробництва унаочнено на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Схема інформаційної бази модуля технічної підготовки виробництва

Вхід у модуль технічної підготовки виробництва здійснюється через основне “меню” системи “Галактика” за допомогою екранної кнопки ТПВ. Структура основного “меню” модуля показано на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Структура основного меню модуля

Кожен з пунктів основного “меню” призначений для виконання відповідної групи робіт і охоплює ряд функцій.

Функції пункту “меню” Конструктор забезпечують уведення і редагування конструкторських специфікацій та випуск деяких конструкторських документів і звітів.

Функції пункту “меню” Технолог забезпечують розробку технологічного процесу виготовлення виробу, ведення використовуваних у технологічній підготовці виробництва каталогів і випуск ряду технологічних документів і звітів.

Функції пункту “меню” Сповіщення забезпечують ведення документів на зміну конструкторських специфікацій і технологічних процесів, ведення необхідних каталогів і випуск ряду звітів за номенклатурою сформованих документів (сповіщень, специфікацій, технологічних процесів).

Функції пункту “меню” Настройка забезпечують ведення каталогів і класифікаторів, загальних для всіх етапів технічної підготовки виробництва, розподіл прав доступу до інформації та функцій для спеціалістів, що працюють з модулем, а також установлення режиму коригування конструкторської та технологічної документації.

Пункт “меню”, позначений знаком (=), є стандартним набором сервісних функцій для всіх компонентів системи “Галактика”.

Настроювання модуля технічної підготовки виробництва полягає, передусім, у заповненні каталогів і класифікаторів, необхідних для ведення конструкторських специфікацій, технологічних процесів і сповіщень за зміни, а також у призначенні відповідних прав доступу до даних і операціях з ними. Для роботи з модулем необхідно заповнити каталоги та класифікатори.

На основі наведених каталогів і класифікаторів, а також конструкторських специфікацій і карт технологічних процесів розраховуються зведені норми затрат ресурсів на одиницю виробу або складальну одиницю: зведене застосування ДСО власного виробництва, покупних комплектуючих виробів, норма витрат матеріальних і трудових ресурсів, нормативного часу роботи обладнання, інструменту, оснащення на виріб і т. ін.

Техніко-економічне планування. (ТЕП) є складовою модуля виробничого планування і призначене для автоматизації функцій планування обсягів випуску продукції підприємством і цехами та розрахунку потреби ресурсів на виробництво. ТЕП орієнтоване на використання спеціалістами планово-економічного відділу (ПЕВ), відділу праці та заробітної плати (ВПіЗ), відділів головного механіка, головного енергетика та ін. Цей програмний модуль може використовуватися як у складі виробничого контуру системи “Галактика”, так і окремо, а також для будь-якого характеру й типу виробництва (дискретного і безперервного, масового, серійного, дрібносерійного, на замовлення).

Програмний модуль охоплює три блоки завдань.

1. Підтримка нормативно-довідкової інформації (складу випущеної продукції, специфікованих і подетально-специфікованих норм затрат сировини, матеріалів, трудових ресурсів за технологічними операціями і структурними підрозділами) та поопераційних технологічних процесів (норм часу, розцінок, технологічного обладнання, інструменту, оснащення).

2. Планування виробництва:

• облік і порівняння фактичних і планових обсягів випуску готової продукції;

• оцінювання виробничої програми на її виконання;

• оцінювання зведених потреб у матеріалах і трудозатратах на виробниче замовлення і план виробництва за структурними підрозділами і номенклатурою продукції.

• перерахунок виробничих показників у разі зміни плану;

• формування збалансованого за ресурсами плану;

• формування плану виробництва за номенклатурою й обсягом на рік, квартал, місяць;

• формування портфеля замовлень.

3. Розрахунок планової собівартості:

• розрахунок зведених витрат на виробництво;

• розрахунок зведених кошторисів витрат за цехами і в цілому по підприємству;

• розрахунок нормативних витрат на виробництво за місцем їх виникнення;

• розрахунок нормативних калькуляцій собівартості виробів і напівфабрикатів по підприємству і за цехами;

• розрахунок планових цін виробів на підставі їх собівартості.

Модуль надає можливість формувати план виробництва декількома способами: за сумою договорів на поставку продукції; за сумою виробничих замовлень; за результатами попереднього року; на підставі плану на рік або квартал пропорційно кількості робочих днів у місяці; інтерактивно. Допустимі на підприємстві варіанти формування плану задаються в настройці модуля.

Програмно реалізована можливість формування виробничих замовлень та оцінювання обсяги виробництва переділів і напівфабрикатів за структурними підрозділами і розрахування потреб в сировині, матеріалах, покупних комплектуючих виробах, трудозатратах для їх виконання, здійснення включення замовлень до виробничої програми. Виробнича програма за структурними підрозділами (цехами, змінами, ланками, бригадами, робочими місцями) на місяць може формуватися або на підставі плану виробництва, або за сумою виробничих замовлень з урахуванням наявних на початок місяця запасів сировини, заділів, напівфабрикатів.

Планова собівартість розраховується на основі норм затрат ресурсів (матеріальних, трудових, інструменту) на виготовлення продукції (переділів, напівфабрикатів), планово-облікових або середніх за місяць відпускних цін на матеріали, тарифних ставок оплати праці виробничого персоналу, кошторисів накладних витрат за структурними підрозділами і підприємством у цілому, обсягів випуску продукції за виробничою програмою чи фактичних обсягів випуску за місяць. Калькуляція собівартості може бути розрахована на будь-який напівфабрикат (переділ) у технологічному ланцюжку з урахуванням собівартості запасів.

Витрати на обсяг випуску розраховуються за структурними підрозділами, статтями калькуляції та економічними елементами витрат. Калькуляція собівартості виробів розраховується за підрозділами і статтями калькуляції.

Модуль також дає змогу розрахувати фактичні витрати за певний період за даними оперативного (управлінського) обліку у виробництві. При цьому забезпечується вирішення таких задач:

• аналізування відхилень між фактичною і плановою собівартістю;

• розподіл накладних витрат на продукцію пропорційно заданим базам розподілу (основній заробітній платі, сумі прямих витрат ресурсів і т. ін.);

• розрахунок статей прямих витрат у собівартості виробів на підставі виробничих звітів;

• розрахунок цін у виробничих звітах за даними відпуску матеріалів у виробництво з урахуванням залишків їх у попередньому періоді;

• уведення звітів допоміжних служб підприємства про затрати за звітний період і надані послуги підрозділам основного виробництва;

• формування виробничих звітів цехів про баланс руху деталей і матеріалів за певний період, про обсяги випущеної продукції, витрати матеріалів на випуск продукції.

Склад модуля ТЕП і його місце у виробничому контурі показано на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Склад модуля ТЕП і його місце у виробничому контурі

Функціонально модуль ТЕП охоплює: БД, яка входить до інтегрованої БД комплексу “Галактика”; сукупність екранних форм для введення інформації; сукупність прикладних програм для вирішення економічних задач і отримання вихідних звітів; вбудовану довідкову систему й сервісні функції (текстовий редактор, калькулятор, драйвери настройки монітора і принтера і т. ін.). Доступ до зазначених ресурсів здійснюється через “меню” (або з допомогою гарячих клавіш), зображене на рис. 4.13.

Нормативи

Планування

Собівартість

Довідники

=

Рис. 4.13. Структура “меню” верхнього рівня модуля ТЕП

За допомогою цього “меню” визначаються функції ведення нормативно-довідкової інформації, планування виробництва, розрахунку собівартості виробів, ведення довідників (БД), загальносистемні сервісні функції (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Фінансовий контур

Фінансовий контур. Фінансовий контур охоплює кілька програмних модулів (бухгалтерський облік, фінансове планування, платіжний календар, фінансовий аналіз, консолідація), з допомогою яких автоматизується весь комплекс робіт з обліку й управління фінансовими ресурсами. У фінансовому контурі передбачено формування всього спектру обліково-фінансових документів, які супроводжують рух коштів і виконувані господарські операції.

Модуль з бухгалтерського обліку. Призначений для комплексного вирішення всіх облікових задач на підприємствах і в організаціях будь-якої форми власності та виду діяльності.

До основних функцій модуля можна віднести такі:

• облік усіх видів матеріальних, нематеріальних і фінансових ресурсів підприємства;

• обслуговування руху коштів підприємства і його взаєморозрахунків з юридичними й фізичними особами;

• складання звітних документів різного призначення і визначеного змісту.

Модуль з бухгалтерського обліку містить низку підмодулів (програмних рішень), перелік яких подано на рис. 4.14. Це типові господарські операції (ТГО), фінансово-розрахункові операції (ФРО), каса, векселі та кредити, основні засоби й нематеріальні активи (ОЗ, НМА), малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), фактичні витрати та бухгалтерська звітність.

Модуль з фінансового планування. Програмний модуль з фінансового планування призначений для складання бюджету й модулювання різних варіантів бюджетів.

Бюджетування охоплює такі етапи:

1. Етап планування (складання бюджету). Планові дані можуть формуватися на базі статистичних і експертних даних (експертні дані в систему “Галактика” вводяться вручну), на основі планових даних минулого періоду з поправкою на динаміку зовнішніх факторів, на основі планових даних модуля управління договорами або формуватися розрахунковим способом.

2. Етап узгодження і затвердження бюджетів. Це ітераційна процедура, яка дає змогу зберігати й порівнювати дані за всіма ітераціями узгодження бюджетів – від структурних підрозділів до компанії або холдингу.

3. Формування фактичних показників бюджету. Джерелом для формування фактичних даних бюджетів можуть бути бухгалтерські дані системи «Галактика» та оперативні дані.

4. Аналіз виконання бюджету. Для аналізування виконання бюджету в системі передбачена можливість порівняння планових і фактичних даних минулих або поточних періодів, розрахунок процентного відхилення планових і фактичних даних за статтями.

5. Коригування бюджету. За результатами аналізу виконання бюджету передбачена можливість його коригування на наступні періоди з урахуванням фактичних даних. Крім того, у модулі передбачене зберігання всіх бюджетів до і після виконання коригувань і проведення порівняння цих бюджетів.

Отже, модуль дає змогу автоматизовано формувати консолідовані бюджети для будь-якої структури підприємства – від холдингової структури до структури підрозділів.

Контур управління персоналом. Цей контур охоплює два модулі – управління персоналом і заробітної плати (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Контур управління персоналом

Модуль управління персоналом. Цей модуль призначений для вирішення таких задач (рис. 4.16):

Рис. 4.16. Схема функціонування модуля управління персоналом

• автоматизоване ведення особових справ співробітників;

• планування й облік робочого часу працівників підприємства;

• планування й управління штатним розписом, а також резервом на заміщення посад;

• формування звітів про наявність і рух персоналу на підприємстві.

Інформація про особовий склад цілком охоплює дані типової картки форми № Т-2, типової анкети (особистий листок з обліку кадрів), паспортні дані та дані з інших документів.

Модуль заробітної плати. Цілком автоматизує роботу з табельного обліку і розрахунків із заробітної плати. Він дає змогу розробляти графіки роботи персоналу (для відповідного режиму роботи або індивідуального графіка), складати табель робочого часу, розраховувати нарахування і утримання із заробітної плати, коригувати раніше нараховані і утримані суми, формувати і друкувати платіжні відомості, зведені показники, реєстри, різні довідки про заробітну плату й податки.

Модуль побудовано на таких основних принципах:

• універсальність – можливість використання в будь-яких організаціях, незалежно від форми власності та виду діяльності;

• адаптованість – забезпечення можливості фахівцям самостійно настроювати модуль з урахуванням специфіки конкретного підприємства й чинного законодавства.

Для нарахування заробітної плати можна використовують 320 видів оплат. Для кожного виду оплати надається можливість визначати алгоритм розрахунку, включення у розрахунок різних видів утримань, середніх заробітків і податків на фонд оплати праці. Для розрахунків утримань передбачено 220 видів утримань із заробітної плати, які теж передбачають самостійну настройку.

У модулі реалізовано три алгоритми розрахунку прибуткового податку – за місячним доходом; за сукупним річним доходом; за сукупним доходом з урахуванням коефіцієнтів перерахунку, використовуваних для рівномірного утримання податку.

Модуль заробітної плати дає змогу отримувати різноманітну вихідну документацію, починаючи з розрахункових листків, платіжних відомостей, видаткових касових ордерів і завершуючи різними зведеними таблицями й контрольним журналом з оплати праці.

Контур управління взаємовідносинами з клієнтами. Цей контур охоплює два програмних модулі – обліку клієнтів і маркетингу (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Контур управління взаємовідносинами з клієнтами

Модуль обліку клієнтів. Цей модуль призначений для нагромадження всебічної інформації про потенційних і реальних клієнтів підприємства, дилерів, партнерів, конкурентів, рекламні фірми, товари і т.д., а другий – для проведення маркетингового дослідження на основі сформованої БД.

У процесі роботи структурних підрозділів підприємства в БД фіксуються всі взаємовідносини, що виникають із клієнтами. Нагромаджена інформація про клієнтів у подальшому використовується для проведення маркетингових досліджень, формування політики підприємства у сфері взаємовідносин із клієнтами тощо.

Модуль обліку клієнтів орієнтований на співробітників відділу збуту, технічної підтримки, маркетингу та ін. Він надає такі можливості:

• будувати ієрархію каналів збуту для наочного відтворення ланцюжка просування товарів від виробника до споживача;

• реєструвати звичайний і груповий, попередній і здійснений продаж товарів і послуг;

• створювати й вести каталоги клієнтів, дилерів, партнерів, рекламних фірм, конкурентів, контрактів з клієнтами, угод і т.д.;

• укладати договори з клієнтами на гарантійне й абонентське обслуговування придбаних ними товарів, відображати контакти, продаж і угоди для менеджерів свого підприємства;

• формувати довільну кількість користувацьких класифікаторів і атрибутів і присвоювати значення цих класифікаторів переліченим об’єктам.

Модуль маркетингу. Цей модуль має такі основні можливості: аналізувати ринок рекламних послуг, планувати розміщення реклами, аналізувати ефективність рекламних вкладень коштів, ринок пропозицій та управляти ціновою політикою, вести контроль ЖЦ товарів та аналіз сегментів ринка, маркетинговий аналіз збуту за каналами збуту, товарами, послугами, напрямами реалізації. Процес вирішення маркетингових завдань у системі “Галактика” охоплює такі фази:

• аналізування даних про збут за різними товарами, сегментами ринку, каналами реалізації з метою вироблення найвигіднішої стратегії реалізації;

• збирання даних про фірми конкурентів, їхню продукцію та цінову політику. Реєстрація контактів, пропозицій, наявних і потенційних покупців;

• підготовка варіантів порівняльних табличних і графічних звітів. Визначення оптимального рівня цін і прогнозування прибутку. Планування рекламних компаній.

Адміністративний контур. Складається з двох програмних модулів, які забезпечують виконання проектних робіт і організацію електронного документообігу (рис.4.18).

Рис. 4.18. Адміністративний контур

Модуль управління проектами. Призначений для вирішення таких основних завдань:

• контроль виконання планів управлінським персоналом, ведення документообігу за структурою господарського плану;

• ув’язування робіт в єдиний календарно-сітковий графік;

• реєстрація в пам’яті ПК ходу виконання планів, ведення журналу проведених заходів;

• розрахунок необхідних ресурсів для виконання накреслених планів;

• складання планів структурних підрозділів і окремих виконавців за напрямами діяльності.

• узагальнення планів структурних підрозділів в єдиний господарський план корпорації;

• формування планів робіт виконавців на заданий період.

Модуль дає змогу об’єднувати кілька планів в єдиний календарно-сітковий графік, підтримувати ієрархію планів, вести єдиний план корпорації та здійснювати контроль його виконання, управляти територіально-розподіленими проектами. Передбачене розмежування доступу до інформації на рівні окремих планів або їх частин.

Модуль управління документообігом. Призначений для обліку, зберігання й оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів, нарядів і т. ін.) в електронному вигляді, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих завдань. Документи, що входять у документообіг, можуть бути отримані за допомогою електронної пошти, скановані з паперових документів або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів.

Основні можливості модуля такі:

• ведення стадій оброблення документів і контролю їх виконання;

• виведення на екран списку всіх облікових документів, пов’язаних із ДО системи “Галактика” (наприклад рахунками за продані товари або послуги). Зв’язок із ДО встановлює користувач;

• пошук документів з заданими критеріями, просування документів за маршрутом оброблення, масове розсилання документів у підрозділи;

• створення документів за допомогою вбудованого текстового процесора “Бізнес-текст” або іншого зовнішнього редактора;

• створення і ведення номенклатури справ фірми.

4.3. Система Microsoft Business Solution Axapta (Microsoft Dynamics AX)

Впровадження ІТ системи може дати значний ефект по декількох напрямах навіть в одному бізнес-процесі. Комплексна автоматизація обліку додасть до ефектів задіяних бізнес-процесів ефект автоматизованої інтеграції і консолідованої звітності. Проте, основна проблема більшості ІТ проектів полягає в нечіткості цілей проекту і, як наслідок, відсутності стратегії їх досягнення. Причиною є незнання всіх потенційних ефектів автоматизації підприємства і способу їх досягнення. Слідством є невідповідність вкладених ресурсів і одержаного ефекту від впровадження нової технології, а також неувага до структурних проблем ІТ підприємства.

Стратегія розвитку інформаційних технологій (ІТ-стратегія) служить, перш за все, для чіткого визначення цілей і ефектів розвитку ІТ на підприємстві. Вона дозволяє донести до керівництва суть можливих перспектив, послідовність, тривалість і вартість кроків для їх досягнення. Це сприяє адекватній реакції керівництва на необхідні потреби ІТ для руху до зазначених цілей.

Невиразна або безграмотна ІТ-стратегія не досягає позначених цілей і повертає підприємству описані проблеми.

Microsoft Dynamics AX – сучасна АСУП, в основу якої покладено ефективні технології управління і могутня високотехнологічна платформа. Система класу ERP II допомагає середнім і великим підприємствам оптимізувати всі внутрішні і зовнішні процеси бізнесу і добитися нових конкурентних переваг.

Microsoft Dynamics AX – багатофункціональне інтегроване ERP-рішення, охоплює діяльність компанії в цілому і містить основні модулі:

• Управління корпоративними фінансами;

• Управління транспортною логістикою;

• Управління виробництвом;

• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM);

• Стратегічне управління;

• Локалізація.

Microsoft Dynamics AX повністю орієнтована на можливість тіснішої взаємодії підприємства з клієнтами і контрагентами за допомогою інформаційних каналів, наданих Інтернет-технологій.

Microsoft Dynamics AX – масштабоване рішення для середніх і великих підприємств з розподіленою структурою, зокрема для холдингів, багатофіліальних підприємств, дистриб'юторських компаній, міжнародних корпорацій й ін., побудовані на принципах централізованого зберігання даних, активного використання трьохрівневих конфігурацій із застосуванням серверів додатків, варіативності підключення до системи. Легко масштабується як в плані збільшення кількості користувачів, так і в частині розширення функціональних можливостей під індивідуальні потрібні підприємства завдяки відкритому початковому коду системи і швидким засобам розробки. Унікальна шарова архітектура зберігання і виконання прикладних об'єктів дозволяє безпечно нарощувати функціональність системи.

Система Microsoft Business Solution Axapta підтримує всі основні бізнес-процеси підприємства. Найважливішою особливістю системи є наявність унікальної технології для створення додатків, яка дозволяє швидко і ефективно будувати рішення, повністю адаптовані до вимог конкретного підприємства. При цьому зберігається повний контроль розвитку системи, що забезпечує її надійність і виключає конфлікти між оновленнями, зробленими різними учасниками процесу впровадження.

Система орієнтована для роботи через Інтернет; дозволяє створювати корпоративні портали для бізнес-партнерів і співробітників; має власну вбудовану технологію розробки WEB-додатків. Microsoft Axapta сумісна з новітніми версіями ОС і серверних продуктів. Вона однаково добре працює і з СУБД MS SQL, і з Oracle RDBMS, легко інтегрується із зовнішніми додатками як на рівні даних, так і на рівні процесів їх обробки.

Основні модулі:

• Фінанси;

• Кошти;

• Основні засоби;

• Розрахунки з клієнтами і постачальниками;

• Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM);

• Логістика;

• Управління складом;

• Зведене планування;

• Виробництво;

• Розрахунки з персоналом, кадровий облік;

• Управління кадрами (HRM);

• Управління проектами;

• Бізнес-аналіз;

• Галузеві рішення;

• Рішення для автодилерів;

• Рішення для телекомунікаційних компаній (Оператори зв'язку);

• Рішення для розподільних центрів;

• Рішення для торгових холдингів;

• Рішення для холдингів переробки нафтопродуктів;

• Рішення для управління портом;

• Рішення для управління операціями лізингової компанії.

Отже, Microsoft Axapta –це:

• інтегрована система управління підприємством, новий програмний продукт провідного європейського постачальника інтегрованих рішень – компанії Damgaard (www.damgaard.com);

• логічна і легка в освоєнні система: при її розробці використаний досвід, накопичений при експлуатації системи попереднього покоління Конкорд по всьому світу. Інтерфейс відповідає промисловому стандарту термінології і понять APICS;

• перспективний продукт з широкими можливостями локалізації й настройки. Група розробників російської версії компанії Columbus IT Partner безперервно працює над системою, забезпечуючи її відповідність поточним реаліям. Axapta підтримує багатомовний інтерфейс, володіє засобами настройки під вимоги місцевого законодавства, надає можливість роботи з різними валютами;

• модулі системи: Фінанси (з підсистемами Банківські операції, Касові операції, Валютні асигнування, Податковий підмодуль), Замовлення, Розрахунки з клієнтами, Закупівлі, Розрахунки з постачальниками, Управління запасами, Управління складом, Специфікації, Маршрути, Робочі центри, Виробничі замовлення, Зведене планування, Персонал, Проекти, Управлінням Знанням (Knowledge Management), Customer Relationships Management.

Основні переваги системи Microsoft Axapta:

• об'єктно-орієнтована технологія забезпечує чітку методику розробки системи, що спрощує процедуру зміни функціональності, випуск нових версій і оновлень. При оновленнях можна бути упевненим в стабільній роботі додатку. Це означає, що написання нових функцій, модифікація поточних і оновлення системи не вступає в конфлікт з власними розробками компанії. Модернізація Microsoft Axapta – це завжди збільшення функціональності, система не готує ніяких сюрпризів;

• масштабованість. Microsoft Axapta – система, що динамічно масштабується. Функціональність і потужність системи можуть бути у будь-який момент нарощені або понижені відповідно до поточних вимог. Із зростанням компанії відбувається збільшення числа користувачів і обсягу БД, а також включення додаткової функціональності аж до установки нових модулів. Microsoft Axapta однаково добре працює з різними БД масштабу підприємства: Oracle, Microsoft SQL Server і IBM DB/2 Universal Server. Microsoft Axapta є рішенням, що масштабується, переносиме, з можливістю швидкого експорту/імпорту БД;

• технологія трирівневого клієнт/сервера. Microsoft Axapta є повноцінним 32-розрядним додатком Windows, орієнтованим на роботу в середовищі клієнт/сервер. Система може працювати як по дворівневій, так і трирівневій моделі. Дана особливість Microsoft Axapta дозволяє з максимальною ефективністю використовувати ресурси мережі підприємства, розподіляючи задачі згідно з продуктивністю серверів. Система не накладає високих технічних вимог на РС кінцевих користувачів, що особливо вигідне для багатьох українських підприємств;

• інтернет. Microsoft Axapta має повністю інтегрований модуль електронної торгівлі. В системі можна відкрити електронний магазин, який підтримує автоматичну публікацію даних в Інтернет. В режимі реального часу з версії Microsoft Axapta можна вивісити price-list, приймати замовлення покупців, перевіряти наявність товарів на складі, відстежувати статуси замовлення, проводити розрахунок цін і знижок, оптимізувати відвантаження і доставку і т.д.

• функціональні ключі. Новаторська технологія функціональних ключів істотно спрощує адміністрування і настройку Microsoft Axapta. Система ключів має деревовидну структуру і відповідає за активізацію різних функцій Microsoft Axapta. Функціональні ключі надають можливість швидкій і ефективній адаптації системи до потреб підприємства, а також своєчасного коригування функціональності у міру розвитку компанії;

• мова програмування. Система Microsoft Axapta розроблена на оригінальній мові програмування X++ та є об'єктно-орієнтованим засобом розробки, заснованим на мовах Java і SQL. Завдяки слідуванню відкритим стандартам засоби розробки Microsoft Axapta дозволяють швидко і ефективно інтегрувати до системи практично будь-які зовнішні додатки;

• багатомовний інтерфейс. Текстові підказки, назви полів і форм знаходяться в незалежному від функціональності місці, що спрощує перемикання мови інтерфейсу. Методика розділення мовних шарів сприяє координації розробки корпоративних додатків, що підлягають використовуванню в різних країнах з локальними інтерфейсами. Система також дозволяє створювати окремий шар технологій підприємства;

• призначені для користувача настройки. Співробітники компанії мають нагоду модифікувати існуючі або розробляти власні “меню” і форми, оптимізовані під виконання характерних задач. В Microsoft Axapta можна приховати будь-яке непотрібне поле, причому технологія IntelliMorph автоматично зберігає елегантний зовнішній вигляд форми;

• інтеграція із зовнішніми додатками дає можливість сумісного використовування і обміну даними в різних середовищах, наприклад для перенесення даних в аналітичні системи EIS (Executive Information System) і OLAP (On-line Analytical Processing) для подальшої обробки. Передача інформації в безперервному режимі.

Приклад бюджетування в Microsoft Axapta

Можливості ERP системи Microsoft Axapta у сфері бюджетування зручно розглянути на практичному прикладі, для реалізації якого довелося застосувати велику частину функціональності Microsoft Axapta у сфері бюджетування. При реалізації використовувалися тільки штатні засоби Microsoft Axapta без застосування програмування.

Як основа узята задача по автоматизації бюджетування реального клієнта. Клієнт – торгово-виробнича компанія, що займається збіркою і продажем комп'ютерів спеціального призначення. Одним з ноу-хау компанії є окремі елементи комп'ютера – плати обробки голосу і зображення і ПЗ до них. Виробництво плат є серійним, для чого використовуються виробничі потужності залученого виробника. Програмне забезпечення, збірка готових комп'ютерів здійснюються компанією своїми силами і лише під замовлення.

Продажі характеризиються слабовираженою сезонністю: підняття продажів в кінці року і практично повна відсутність продажів на початку січня. Гроші від клієнтів приходять в основному в кінці кварталу. Для підтримки ліквідності компанії власних оборотних коштів компанії не вистачає. В той же час залучення кредитних ресурсів має певну вартість і зменшує прибуток компанії. Тому основна мета бюджетування на Microsoft Axapta – з'ясування причин браку обігових коштів і розрахування необхідного обсяу кредитних ресурсів для функціонування компанії з погляду ліквідності і мінімальної вартості кредиту.

У наведеному прикладі компанія займається виробництвом і продажем двох видів товару: Товар А і Товар Б. Товар А є напівфабрикатом для товару Б, але продається також і окремо від нього. Товар Б виготовляється виключно під індивідуальне замовлення клієнта. Більш того, його неможливо провести на склад, оскільки кожний його екземпляр унікальний і проводиться за індивідуальною специфікацією. Навіть якщо замовлено виробництво декількох екземплярів за однією специфікацією, але тоді готові вироби будуть мати різні серійні номери. Ціни на Товар А і Товар Б приймаються як усереднені за період, одержані на підставі даних ринку і звітів за попередні періоди.

У реальній компанії облік і бюджетування засобами Microsoft Axapta організовані по відділах: Відділ продажів, Відділ закупівель, Відділ розробки ПЗ, Відділ фінансів (включаючи бухгалтерію і витрати невиробничих підрозділів). У наведеному прикладі бюджетування побудовано на основі “класичних” бюджетів виробничої організації. Схема бюджетування (рис. 4.19) заснована на декількох операційних бюджетах: продажів, комерційних витрат, виробництва, прямих витрат і постійних (непрямих) витрат; одному допоміжному – кредитний план, на основі яких формуватимуться два основні бюджети: доходів і витрат і руху грошових коштів. Решта бюджетів зачеплені не будуть, оскільки їх використовування ніяких нових даних для демонстрації можливостей системи не дає.

Рис. 4.19. Бюджетування

Бюджет продажів формується вручну, на основі прогнозів продажів, заснованих з метою захоплення цільового ринку, або може бути результатом аналізування продажів попереднього року, інакше кажучи, “від досягнутого”. Для наведеної моделі це неважливо. Прогнозів може бути декілька (наприклад Оптимістичний, Песимістичний, Вірогідний), але до бюджету буде включений тільки один з них.

Рис. 4.20. Бюджет продажів

Як видно в таблиці “Бюджет продажів” (рис. 4.20), в наведеній моделі сезонність продажів врахована в рядку “Розподіл продажів”, яка показує процентне співвідношення продажів кожного місяця до обороту за рік. Припускається, що надходження грошей від продажів відбувається не в тому місяці, що самі продажі, а в кінці кварталу. Зрозуміло, в реальній компанії надходження грошей відбувається за складнішими формулами. Але головне, що необхідно врахувати в даному, як і в інших бюджетах, (рис. 4.21) – це вплив бюджету на рух коштів.

Рис. 4.21. Бюджет комерційних витрат

На основі Бюджету продажів формуються Бюджет комерційних витрат і Бюджет виробництва (рис. 4.22). Бюджет комерційних витрат складається із статті витрат, напрямку залежних від бюджету продажів, наприклад преміальні або комісійні, і умовно-постійних витрат на рекламу, командировочних та ін.

Рис. 4.22. Бюджет виробництва

Бюджет виробництва складніший. Тут варто враховувати три основних чинники: потреба матеріалів для виробництва і необхідність створення запасів продукції й матеріалів для безперебійної роботи виробництва. Зрозуміло, необхідно також враховувати залишки продукції і матеріалів на початок періоду. В моделі припускається, що запас матеріалів і готової продукції Товару А створюється приблизно на 2 тижні виробництва Товару Б, інакше ризикуємо не встигнути виконати замовлення потенційного клієнта. Цифра 2 тижні узята виходячи з терміну виконання субпідрядником робіт по виробництву Товару А. Крім того, збільшення обсягу виробництва Товару Б не можна здійснити вмить, тому передбачено плавне збільшення і потім зменшення обсягу виробництва.

Бюджет прямих витрат (рис. 4.23) складається з собівартості виробництва готової продукції. Товар А складається виключно з Матеріалу 1, а Товар Б – з Товару А і Матеріалу 2. Вартість виробництва Товару А, яке реально проводить субпідрядник, в моделі не врахована. Її можна врахувати у вартості Матеріалу 1.

Рис. 4.23. Бюджет прямих витрат

До бюджету постійних витрат (рис. 4.24) включені тільки основні витрати, не залежні або слабо залежні від обсягу продажів:

Рис. 4.24. Бюджет постійних витрат

На підставі наведених бюджетів автоматично виходить бюджет доходів і витрат (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Бюджет доходів і витрат

Бюджет руху коштів (рис. 4.26) також виходить автоматично:

Рис. 4.26. Бюджет руху коштів

Як бачимо, спочатку в прогнозі руху коштів в кінці другого місяця кожного кварталу виходить великий дефіцит коштів. Тому в перших двох кварталах достатньо одержати короткострокові кредити на 3 місяці. А в другому півріччі дефіцит коштів стає серйозною проблемою через сезонне збільшення продажів і час кредиту доведеться збільшити до півроку. Для виправлення ситуації планується отримання кредитних ресурсів, яке відобразиться у допоміжному бюджеті – кредитному плані (рис. 4.27).

Рис. 4.27. Кредитний план

Кредитний план згладить нестачу коштів в другому і третьому місяцях кожного кварталу і особливо в четвертому кварталі. Вартість кредиту розрахована з розрахунку 2% на місяць без урахування складних відсотків і вказується окремим рядком до бюджету доходів і витрат.

З урахуванням кредитного плану прогноз руху коштів прийме вигляд наведений на (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Прогноз руху коштів

Зміниться також бюджет доходів і витрат (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Бюджет доходів і витрат

Отже, одержано спрощену модель бюджетування для реалізації засобами Аксапти. Очевидно, що такий простий приклад бюджетування легше реалізувати засобами Microsoft Excel, ніж Microsoft Axapta. Але для вивчення можливостей Аксапти даний приклад цілком відповідний, оскільки включає всі сфери діяльності реального підприємства. В прикладі відсутній тільки Бюджет основних засобів, який завжди є в реальному житті. Але засоби Microsoft Axapta по бюджетуванню схожі на бюджетування продажів і закупівель і навіть дещо простіші. Тому виключення даного елемента з прикладу неістотне.

Основною метою наведеної моделі буде побудова двох основних звітів: бюджету доходів і витрат і бюджету руху коштів і порівняння їх з обліком і без врахування кредитного плану.

Для реалізації моделі в Microsoft Axapta необхідно ознайомитися з основними визначеннями й її інструментами бюджетування. Всі бюджети Microsoft Axapta побудовані на плані рахунків. З одного боку, це спрощує подальше порівняння бюджетних даних з фактичними; з другого, примушує користувача дуже ретельно підходити до побудови плану рахунків.

Для складання фінансових планів і бюджетів використовується один механізм – бюджетна модель, під якою розуміється набір планованих оборотів за конкретними рахунками на певні дати або за певні періоди. Моделей може бути декілька і вони можуть утворювати складну деревоподібну структуру. Кількість рівнів необмежена. Бюджетні проводки односторонні, тобто рядок проводиться тільки по кредиту або дебету одного рахунку, залежно від знаку суми, що для українського бухгалтера може бути несподіванкою. Дебетові суми у формах притиснуті уліво, кредитові – управо. Дане правило є загальним для всіх форм Microsoft Axapta.

Для складання бюджетів, пов'язаних з продажами і закупівлями, використовується інший механізм – прогнози продажів і закупівель. Аналогічно бюджетним моделям існують також прогнозні моделі, які є набором прогнозів – планованих закупівель або продажів товарів, матеріалів або основних засобів, причому як в грошових, так і в натуральних одиницях вимірювання. Прогнози формуються в натуральних одиницях вимірювання. Програма сама підставляє відпускні або закупівельні ціни.

Прогнозні моделі можуть включати підмоделі. Вибрані прогнози за закупівлями і продажами можуть бути перенесені у вибрану бюджетну модель. При перенесенні до бюджету переносяться також обсяги в натуральних одиницях вимірювання, що дозволяє одержувати звіти бюджетів з обсягами товарів, що закуповуються або продаються.

Для підготовки бюджетів та їхнього автоматичного розрахунку в Microsoft Axapta передбачений досить широкий набір інструментів: розподіл бюджетних проводок за періоам на основі ключів розподілу або по різних відділах, центрах фінансового обліку; розрахунок бюджету на основі фактичних даних або іншого бюджету; зіставлення бюджетів.

Ключі розподілу використовуються для розбиття якої-небудь величини (бюджет, прогноз) за період на частини за дрібніші періоди, наприклад обіг за рік на обороти щомісячні, закупівлі за місяць на кожний тиждень.

Також можна побудувати розподіл за будь-яким іншим принципом. Дана функціональність дозволяє також перенести розподілені рядки бюджету на декілька днів або місяців вперед або назад від початкової бюджетної проводки. Це дозволяє, наприклад, нарахувати витрати на заробітну плату в одному місяці, а їх виплату – в іншому. При розподілі на інші рахунки й інші відділи формуються пари проводок: за початковим рахунком і вказаних в параметрах розподілу.

У результаті одна бюджетна проводка автоматично розбивається на частини відповідно до ключа розподілу, або правилам розподілу по фінансовій аналітикі (наприклад, відділам) або іншим рахункам.

Ще один інструмент бюджетування – зіставлення. Його суть полягає в ухваленні рішення про створення бюджетного рядка залежно від значення початковою. Наприклад, при перевищенні бюджету вище певної величини залишок переноситься на інший рахунок. Даний інструмент зручний при настройці різних сценаріїв при моделюванні різних варіантів розвитку подій.

Бюджетування в Microsoft Axapta є інструментом довгострокового планування. Окрім бюджетування, в Microsoft Axapta існують механізми оперативного управління фінансами: прогноз руху коштів, аналіз ліквідності і розрахунок потреб у валюті, але для наведеної моделі вони не потрібні. Дані інструменти використовують дані з інших модулів системи і дозволяють планувати набагато точніше, враховуючи поточний стан справ компанії та її поточні плани: залишки товарів і матеріалів на складах і у виробництві, поточні і плановані закупівлі у постачальників і замовлення клієнтів, а також поточні залишки на розрахункових рахунках, касах і рахунках бухгалтерського обліку. В результаті аналізування ліквідності, що проводиться шляхом розрахування планованих проводок за рахунками коштів, система може автоматично обчислити необхідну потребу в коштах (“Потреба у валюті”) в оперативній діяльності підприємства (рис. 4.30).

Рис. 4.30. Потреба у валюті

Microsoft Axapta містить набір звітів по бюджетуванню, що використовуються для ухвалення управлінських рішень, перевірки виконання бюджетів й їх порівняння. Окрім штатних звітів, можна використовувати вбудований генератор фінансової звітності, який дозволяє використовувати бюджетні дані нарівні з фактичними, надаючи користувачу додаткові можливості для отримання повних і інформативних звітів.

Спочатку опишемо основні настройки, використовувані при реалізації моделі.

Всі бюджети розбиті по бюджетних моделях, які утворюють дворівневу ієрархічну структуру відповідно до назв бюджетів наведеної моделі: Бюджет продажів, Бюджет закупівель, Бюджет комерційних витрат і т.д. Здебільшого терміни “Бюджет” і “Бюджетна модель” (рис. 4. 31) будуть синонімами. Але у ряді випадків це правило порушуватиметься. Наприклад, коли бюджетні проводки одного бюджету використовуються в іншому бюджеті.

Рис. 4.31. Бюджетна модель

Бюджетні моделі “Зведений бюджет” (рис. 4.32) і “Без кредитного плану” відповідають двом зведеним бюджетам з обліком і без урахування Кредитного плану. Це потрібно при аналізуванні потреби в коштах протягом року і аналізування впливу вартості кредиту на прибуток.

“Зведений бюджет” (бюджетна модель “Зведений”) включає всі бюджети (рис. 4.32).

Рис. 4.32. Зведений бюджет

Зведений бюджет “Без кредитного плану” включає всі бюджети, окрім Кредитного плану. Для формування бюджету продажів необхідно спочатку створити прогноз продажів і перенести його до головної книги. Для формування прогнозу продажів зручно створити ключ розподілу за періодом (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Ключ розподілу за періодом

На його основі створюється прогноз продажів (рис. 4.34).

Рис. 4.34. Прогноз продажів

Далі прогноз продажів переноситься до головної книги. В результаті з'являються бюджетні проводки (рис. 4.35) в бюджетній моделі “Прогноз продажів”. Собівартість продажів планова – за плановою ціною закупівлі (План рахунків узятий з демонстраційної моделі Microsoft Axapta).

Рис. 4.35. Бюджетні проводки

Щоб доповнити бюджет продажів комерційними витратами, які прямо пропорційні продажам, можна також скористатися ключем розподілу. Але варто скористатися іншим інструментом: редагування бюджетних проводок. Дана функціональність дозволяє автоматично одержувати з одних бюджетних проводок інші. При ридагуванні можливо змінити назву бюджетної моделі, номер рахунку головної книги, фінансові аналітики, зробити зміщення на певну кількість днів або місяців, зменшити (збільшити) суму проводки (рис. 4.36).

Рис. 4.36. Редагування рядків бюджета

Витрати, незалежні від продажів (постійні), формуються уручну з використанням методу розподілу “Період”, коли програма автоматично формує однакові проводки через певну кількість місяців або днів. У результаті одержуємо бюджет комерційних витрат і бюджет постійних витрат (рис. 4.37).

Рис. 4.37. Бюджет комерційних витрат і бюджет постійних витрат

Для формування звітів за бюджетами використовується генератор фінансової звітності, що дозволяє створювати звіти за бюджетами як в грошових, так і в натуральних одиницях вимірювання, з урахуванням фільтрації і групування за фінансовими показниками. Його дизайн досить обмежений, але можливості для аналізування даних він надає більш ніж достатні. Однак не зупинятимемося на вивченні його настройок. Покажемо тільки результат звіту “Бюджет комерційних витрат” з розбиттям по кварталах (рис. 4.38).

Рис. 4.38. Бюджет комерційних витрат

Бюджет постійних витрат цікавить в частині закупівель матеріалів й їх оплати. Для формування даного бюджету створюється прогноз закупівель і переноситься до головної книги так само, як і у випадку з прогнозом продажів. У разі короткострокового періоду система вміє автоматично формувати заплановані закупівлі і виробничі замовлення під заплановані і поточні продажі. Але у разі довгострокового планування дана функціональність недоступна та і практично даремна, тому формування прогнозу закупівель проводиться користувачем вручну або імпортується із зовнішнього файлу.

У результаті одержують два основних бюджети: доходів і витрат та руху коштів (рис. 4.39). Але в результаті аналізування бюджету руху коштів щомісячно бачимо, що для функціонування компанії необхідно залучення кредитних ресурсів на початку кварталу з їх поверненням в кінці кварталу або в кінці року. Наприклад, у разі I кварталу бюджет руху коштів без залучення кредитних ресурсів виглядатиме так само, як наведено на рис. 4.39.

Рис. 4.39. Бюджет доходів і витрат та руху коштів

Залучення кредитних ресурсів фіксується в бюджеті “Кредитний план” (рис. 4.40), в якому враховують не тільки отримання і повернення кредитів, але й їх вартість, яка вплине також на прибуток.

Рис. 4.40. Кредитний план

Останні три рядки кредитного плану фіксують вартість кредиту і реально формують 12 проводок – на кожний місяць року.

Після формування кредитного плану одержують остаточний варіант бюджету руху коштів (рис. 4.41).

Рис. 4.41. Бюджет руху коштів

Тепер можна взнати, як залучення кредитних ресурсів вплинуло на прибуток (рис. 4.42).

Рис. 4.42. Вплив кредитних ресурсів на прибуток

Зважаючи на обмеженість моделі використовувалися далеко не всі інструменти Microsoft Axapta для бюджетування. Проте, можна зробити деякі висновки про можливості програми в цій сфері.

Вбудовані можливості системи дозволяють створити систему бюджетування підприємства практично будь-якої складності: від невеликої компанії до багаторівневого холдингу. В ній представлена більшість інструментів, присутніх в спеціалізованих системах. Інтегрованість бюджетування з іншими модулями забезпечує точність фактичних даних для порівняння, крім того, дані інших модулів можуть бути використані для побудови бюджетів. Тому побудова системи бюджетування на основі працюючої ERP системи дозволить підприємству більш грамотно здійснювати планування своєї діяльності, контролювати виконання планів підрозділами, завчасно дізнаватися про можливі проблеми ліквідності або невиконання планових показників і своєчасно ухвалювати управлінські рішення.

У той же час варто зробити ряд зауважень, що показують обмеженість системи для побудови системи бюджетування підприємства.

У програмі неможливо побудувати автоматичну зміну одних бюджетних проводок при зміні або видаленні інших. Функції копіювання, розподілу і зіставлення бюджетів виконуються тільки вручну. Якщо виникає необхідність моделювання різних варіантів розвитку подій, коли при зміні одного бюджету повинні перераховуватися інші, даний функціонал необхідно буде допрацювати.

Ієрархічна структура моделей дуже зручна для формування бюджетів багаторівневого холдингу. Але засобу, що візуально показує цю ієрархію, в системі не передбачено.

Але всі ці мінуси повністю компенсуються інтегрованістю системи. Інтегрованість стає особливо корисною при короткостроковому плануванні, коли використовуються інші інструменти планування – прогноз руху засобів і зведене планування.