Выдача подотчетных сумм, авансовый отчет

Перед поездкой работнику обязательно должен быть выдан аванс на командировочные расходы. Согласно Письму Центрального банка РФ от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

При загранкомандировке под отчет выдаются рубли, иностранная валюта, чеки, аккредитивы, совершается перевод средств в иностранной валюте на счет в стране командирования. Организация вправе выдать своему сотруднику рубли с тем, чтобы он через обменный пункт приобрел наличную валюту как представитель организации. В случаях выдачи подотчетных сумм в рублях на загранкомандировку важно помнить, что согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. При этом в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком РФ на дату признания соответствующего расхода. Таким образом, в целях налогообложения прибыли расходы в виде суточных командируемому за границу работнику, оплаты проезда и найма за рубежом жилья работнику признаются в рублях по курсу, утвержденному Центральным банком РФ и в соответствии с вышеописанными нормами на дату утверждения авансового отчета. При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется (см. Письмо Минфина России от 01.02.2005 N 07-05-06/32).

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы авансового отчета указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Если недоиспользованный аванс, выданный в связи со служебной командировкой, не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через суд или списать ее на убытки.

О порядке расчета длительности командировки.

Согласно днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Не является командировкой направление работника на обучение в целях повышения квалификации с отрывом от производства (Письмо Минфина России от 07.08.2003 N 04-04-06/154). Вместе с тем в силу ст. 187 ТК РФ за таким работником сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Сотрудникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность (например, обучение в круизе), оплачиваются командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.