6

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетное лицо - работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы (подотчетные суммы), т.е. денежные средства, выданные организацией под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица.

Целевой аванс может быть выдан двумя способами:

- наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке;

- путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Основание для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива - утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм, где в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются. Именно по истечении этих сроков подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. Их отсутствие позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм и отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (возврат их в кассу) проводятся в течение одного рабочего дня. Кроме того, в указанном документе могут быть также установлены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, и порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов.

С включенными в указанный список работниками в целях сохранности выдаваемых им денежных средств необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Всем работникам выдаются доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг), они действуют в интересах организации. Доверенность можно выписать по форме N М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление и получить на нем разрешающую резолюцию руководителя организации. Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача наличных денег из кассы организации под отчет отражается по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". В зависимости от характера произведенных расходов счет 71 кредитуется на суммы, израсходованные подотчетными лицами, в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей: 08 "Вложения во внеоборотные активы", 10 "Материалы", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы".

Возврат неизрасходованных наличных денег, выданных под отчет, отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71, сумма перерасхода по авансовому отчету - по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50.

Денежные средства, не возвращенные в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если указанные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника в этом же месяце) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Кроме того, на указанные суммы увеличивается облагаемый доход работника, с которого удерживается (Д 70 К 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет 1 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц") и перечисляется в бюджет (Д 68 К 51 "Расчетные счета") налог на доходы физических лиц.

Удержать невозвращенный остаток целевого аванса из зарплаты подотчетного лица, нарушившего кассовую дисциплину, можно в течение месяца со дня окончания срока, установленного приказом руководителя.

Пример. В марте 2010 г. работник по возвращении из командировки представил авансовый отчет с приложенными оправдательными документами, согласно которому остаток неиспользованных денежных средств составил 2400 руб. Остаток неиспользованных денежных средств в установленный срок (10 дней) работник не вернул. В связи с этим администрацией издан приказ об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника, ежемесячная сумма которой составляет 6000 руб.

На основании ст. 138 ТК РФ единовременно из заработной платы работника организация может удержать не более 1054,4 руб. [(6000 руб. - 728 руб.) x 20%], где 728 руб. - НДФЛ.

По истечении срока, установленного для сдачи денежных средств, в бухгалтерском учете организации делаются следующие проводки:

Д 94 К 71 - 2400 руб. - списан остаток неизрасходованной суммы, выданной под отчет и своевременно не возвращенной работником;

Д 70 К 94 - 1054,4 руб. - удержана часть своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет, из заработной платы за апрель;

Д 70 К 94 - 1054,4 руб. - удержана часть своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет, из заработной платы за май;

Д 70 К 94 - 291,2 руб. (2400 руб. - 1054,4 руб. x 2) - удержана оставшаяся часть своевременно не возвращенной суммы, выданной работнику под отчет, из заработной платы за июнь.

Величина не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам относится в состав внереализационных расходов организации (п. 12 ПБУ 10/99).

Служебная командировка определена в Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ) (ст. 166) как поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из такой формулировки закона следует, во-первых, что само понятие "командировка" можно применить только к лицам, связанным с организацией трудовыми отношениями. Нельзя направить в командировку работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор (см. Письмо Минфина России от 22.10.2001 N 04-04-06/449, Письмо УМНС по г. Москве от 27.09.2004 N 2811/62835).

Во-вторых, служебными поездками не признаются поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ). При этом, так же как и место работы, разъездной характер работы является обязательным условием для отражения его в трудовом договоре.

Из абз. 8 ст. 11 ТК РФ вытекает, что в отсутствии трудового договора не могут направляться в командировку следующие лица:

- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы;

- члены советов директоров (наблюдательных советов) организаций (за исключением лиц, заключивших с данной организацией трудовой договор, но именно в части этого договора);

- лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера (как с физическим лицом, так и с организацией, например по договорам предоставления персонала);

- иные лица, если это установлено федеральным законом.

Прежде чем направить работника в командировку, работодателю необходимо убедиться в том, что данного работника он может командировать, так как ТК РФ содержит ограничения на направление в командировки отдельных категорий лиц.

Согласно ст. 259 ТК РФ запрещено направлять в служебные командировки беременных женщин.

При этом женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказа от направления в служебную командировку.

Такие же гарантии предоставляются:

- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работникам, имеющим детей-инвалидов;

- работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Запрещено направлять в служебные командировки несовершеннолетних работников, на это указывает ст. 268 ТК РФ. Исключение составляют лишь творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки. Направление таких работников возможно только в том случае, если их командировка связана с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 ТК РФ.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются в соответствии со ст. ст. 167, 168 ТК РФ:

- сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя).

Максимальный срок командировки сейчас законодательством не ограничен, срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения