1.2.5. Средства реализации процессов обмена между подразделениями.
Обмен информацией на предприятии АКБ «Промсвязьбанк» осуществляется по локальной вычислительной сети типа Intranet. Благодаря такому подключению различные пользователи, находясь на своих рабочих местах, могут одновременно применять программы, базы данных и оборудование. При этом используется топология сети – звезда. Со стороны компьютеров функции физического уровня выполняют встроенные сетевые адаптеры на 100МБ. В сети предприятия для взаимодействия сетевых компонентов используется стек протоколов TCP/IP, который содержит такие протоколы, как пересылка файлов FTP, электронная почта Intranet и др.
Для обеспечения внутренних коммуникаций используются бумажные носители – приказы, распоряжения, отчеты. Для оперативной передачи информации пользователи ПК пользуются локальной вычислительной сетью, объединяющей все компьютерные средства организации и позволяющей работникам пользоваться общими ресурсами организации для осуществления своей деятельности. Взаимодействие всех пользователей предприятия происходит через главный FTP-сервер.
Рис.6. Взаимодействие пользователей предприятия
Для защиты компьютерной информации для пользователей установлены разные уровни доступа. Для разграничения прав доступа, и соответственно, защиты информации находящихся в памяти каждого компьютера, а также на серверах от несанкционированного доступа - используется администрирование прав. В рассматриваемой системе реализуются следующие функции администрирования локальной сети:
обеспечение безопасности и целостности данных путем управления доступом пользователей (определение каждого пользователя базы данных, назначение паролей, привилегий доступа);
резервное копирование и восстановление данных;
обучение новых пользователей и повышение квалификации «старых»;
регулярная проверка системы на вирусы и очистка от них.
Данные функции на предприятии выполняет программист (фактически совмещает функции системного администратора) в отделе автоматизации. В его обязанности также входит поддержание в рабочем состоянии и настройка серверов и доменов, обслуживание компьютерной техники всех отделов. Периодичность проверки главного сервера – 1 раз в неделю. Другие же функции выполняются не менее 1 раз в полгода по мере необходимости или внеплановых отключениях электричества, когда приходится перенастраивать некоторые компьютеры.
1.2.6 Исследование функций структуры и деятельности базового подразделения
Общий анализ подразделения
Основной функцией базового подразделения является кредитование физических лиц. Целью отдела является увеличение кредитного портфеля, т.е. суммы выданных кредитов.
Документами, регламентирующими деятельность базового подразделения (отдела кредитования физических лиц) являются:
устав предприятия и правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников;
приказы и распоряжения руководства.
Работа сотрудников начинается в 9:00, а заканчивается в 18:00. Согласно должностным инструкциям в базовом подразделении находятся сотрудники, должности которых перечислены в таблице 3:
Таблица 3
Наименование должности |
Количество сотрудников |
Выполняемые функции |
Начальник отдела кредитования физических лиц |
1 |
подписание распоряжений на выдачу кредита |
рассмотрение и подписание заявок на предоставление кредита |
||
подписание документов дня, т.е. гашение кредитов, начисление процентов |
||
составление отчетов для управления |
||
Кредитный инспектор |
6 |
рассмотрение кредитных заявок |
выдача кредитов клиентам |
||
гашение кредитов |
||
уведомление клиента о просрочке платежа, о предстоящем погашении |
||
Кредитный консультант |
2 |
консультирование клиента по всем видам кредитования |
прием пакета документов |
Организационная структура отдела кредитования физических лиц, все сотрудники которого подчиняются начальнику отдела, представлена на рисунке 7.
Рис. 7 Организационная структура отдела кредитования физических лиц АКБ «Промсвязьбанк»
Рассмотрим подробно рабочие места пользователей ПК, имеющихся в подразделении, и все характеристики аппаратного обеспечения.
Характеристики аппаратного обеспечения
В отделе кредитования физических лиц находится 7 автоматизированных рабочих мест с персональными компьютерами с процессором Celeron 2,53, оперативной памятью 256 Мб. Мониторы фирмы Samsung версии SyncMaster 710V. Также в отделе используются струйные принтеры (3 шт) HP LJ 2420, сканер, копир и коммутатор (8 портов).
На всех компьютерах установлены операционная система Microsoft Windows XP Professional и Office 2003. В качестве базы данных используется система Affine 5.
Минимальные требования к ЭВМ и системе: ПК с процессором Intel Pentium 166, оперативная память 128Мб, Office 2000, ОС Microsoft Windows Millenium. Расположение рабочих мест пользователей приведено в Приложении 1 (на рис. 1.3).
Схема документооборота подразделения
Таблица 4
Код документа |
Наименование документа |
Источник документа |
Приемник документа |
Операции с документом |
Ответственный за выполнение операций над документом |
ДВ |
Документ на выдачу кредита |
ОКФЛ |
ОО |
формирование подписание проводка |
кредитный инспектор |
ПС |
Документ, удостоверяющий погашение ссуды |
ОКФЛ |
ОО |
выписка |
операционист |
ПП |
Документ, удостоверяющий погашение процентов |
ОКФЛ |
ОО |
выписка |
операционист |
КД |
Кредитный договор |
ОКФЛ |
У |
формирование подписание |
кредитный инспектор |
З |
Заявка на получение кредита |
клиент |
ОКФЛ |
составление утверждение |
кредитный консультант |
Табель документооборота
Таблица 5
Номер документа |
Наименование документа |
Тип документа |
Частота документа за временной период |
Ответственный за документ |
ДВ |
Документ на выдачу кредита |
Внутренний входящий |
Несколько раз в день |
ОКФЛ |
ПС |
Документ, удостоверяющий погашение ссуды |
Внутренний входящий |
Несколько раз в день |
ОО |
ПП |
Документ, удостоверяющий погашение процентов |
Внутренний входящий |
Несколько раз в день |
ОО |
КД |
Кредитный договор |
Внутренний исходящий |
Несколько раз в день |
Кредитный инспектор |
З |
Заявка на получение кредита |
Внешний входящий |
Несколько раз в день |
ОКФЛ |
Кроме того, производятся годовые и полугодовые отчеты, создаваемые для подведения итоговых показателей и начисления заработной платы сотрудникам предприятия.
Выявление бизнес процессов базового подразделения
Перечень и описание БП, выполняемых базовым подразделением, представлены в таблице 6.
Таблица 6
№ |
Наименование БП |
Подпроцессы |
1 |
Консультирование клиентов |
|
2 |
Сбор пакета документов |
|
3 |
Проверка платежеспособности клиента |
|
4 |
Утверждение предоставления кредита |
|
5 |
Оформление кредитного договора |
|
6 |
Предоставление кредита |
|
Состав и взаимосвязь основных бизнес-процессов базового подразделения представлены в виде функциональной диаграммы в нотации IDEF0 на рис.5. Модель AS-IS.
Рис. 8 Деятельность отдела кредитования физических лиц. Модель AS-IS.
В качестве автоматизируемого процесса выбран вспомогательный процесс «Оформление кредитного договора». Декомпозиция данного БП представлена в виде функциональной диаграммы в нотации IDEF0 (рис.9).
Рис.
9 «Оформление кредитного договора».
Модель AS-IS.
Анализ существующей реализации базового бизнес-процесса
В качестве базового БП рассматривается процесс оформления кредитного договора. Подпроцессы данного БП:
занесение клиента в базу данных;
заполнение кредитного договора;
оформление документа на выдачу;
подписание кредитного договора.
В начале процесса оформления кредитного договора кредитный инспектор заносит все данные о клиенте в базу данных. Затем непосредственно заполняет сам шаблон кредитного договора на основании предоставленных клиентом данных и реквизитов будущего договора. После заполнения договора кредитный инспектор формирует документ на выдачу, удостоверяющий, что данное лицо должно получить кредит. Затем кредитный договор подписывается с одной стороны клиентом, а с другой – банком в лице управляющего.
Более подробно автоматизируемый БП можно представить в виде диаграммы деятельности (рис. 10). Базовый бизнес-процесс декомпозируется на составляющие подпроцессы:
консультирование клиентов;
сбор необходимых документов;
сдача набора документов;
рассмотрение заявки на получение кредита;
проверка платежеспособности клиента;
утверждение СБ;
утверждение управляющего;
передача дела кредитному инспектору;
оформление договора;
выдача денежных средств;
получение денежных средств.
Начинается процесс с консультирования клиента о видах кредита, тарифных ставках и необходимом наборе документов. Выявляется входной объект - «запрос от клиента», принадлежащий классу «zapros» и выходной объект – «информация по кредитованию», принадлежащий классу «inform». Затем производится «сбор необходимых документов» клиентом, где входной объект - «информация по кредитованию», а выходной объект – «набор документов», принадлежащий классу «nabor». Следующим действием идет «сдача набора документов» кредитному инспектору. Входным объектом здесь является «набор документов», принадлежащий классу «nabor». Затем кредитный инспектор рассматривает заявку на получение кредита. Здесь выходным объектом является «заключение о предоставлении кредита» класса «zaklkredit». Далее кредитный инспектор передает заявку в службу безопасности ведущему специалисту СБ. Ведущий специалист СБ производит «проверку платежеспособности клиента» на основе «набора документов» и «заключении о предоставлении кредита». Выходным объектом данного процесса является «заключение СБ», принадлежащий классу «zaklSB». Затем начальник СБ утверждает заявку на основе сделанного заключения. Если утверждение отрицательное, то дело передается кредитному инспектору для уведомления клиента об отказе в получении кредита. Если утверждение положительное, то дело передается управляющему также для утверждения. Входным объектом является «заключение СБ» класса «zaklSB», а выходным – «заключение управляющего» класса «zaklupravl». Дальше дело передается кредитному инспектору вне зависимости от того, положительное или отрицательное решение. Если решение управляющего отрицательное, то кредитный инспектор уведомляет клиента об отказе в выдаче кредита. Если положительное – процесс идет далее. Выходной объект этого процесса «сформировавшееся дело», принадлежащий классу «delo». Затем идет «оформление договора» кредитным инспектором. Этот процесс автоматизируется. Входным объектом является «сформировавшееся дело», принадлежащий классу «delo», а выходным – «договор», принадлежащий классу «dogovor». После оформления договора идет «выдача денежных средств», которая производится операционистом. Входным объектом является «документ на выдачу», принадлежащий классу «dokumvydachi». В итоге эти денежные средства получаются клиентом.
Описание автоматизируемого подпроцесса «Оформление кредитоного договора» приведено ниже.
Рис. 11 Подпроцесс «Оформление кредитного договора»
Подпроцесс декомпозируется на составляющие действия:
занесение информации о клиенте в базу данных;
заполнение кредитного договора;
оформление документа на выдачу;
подписание кредитного договора.
Процесс начинается с того, что кредитный инспектор заносит информацию о клиенте в базу данных. Входным объектом является «набор документов» (класс «nabor»), собранный клиентом. Выходной – «отчет о внесении клиента в базу данных, принадлежащий классу «otchet». Далее кредитный инспектор заполняет кредитный договор. Входной объект также «набор документов» (класс «nabor»), а выходной – «договор», принадлежащий классу «dogovor». Затем выполняется «оформление документа на выдачу» с входным объектом «договор» класса «dogovor» и выходным – «документ на выдачу» класса «dokumvydachi». В итоге происходит «подписание кредитного договора». Входной объект «договор» класса «dogovor», а выходной – «вступивший в силу договор» класса «vstupvsilu». Подписывает кредитный договор клиент.
Из диаграммы деятельности (рис. 11) можно определить, какие бизнес-процессы являются основными для выбранного бизнес-процесса, которые и будут автоматизироваться. На основе этих БП выявляются типовые бизнес решения, т.е. процессы, которые повторяются неоднократно и требуют автоматизации. Перечень типовых бизнес решений представлен на рисунке (рис. 12).
Рис. 12 Типовые бизнес-решения
Описать БР, что из себя представляют. Какие объекты требуют, почему необходима их автоматизация.
Анализ процесса хранения данных
Данные хранятся в виде документов на бумажных носителях и представлены в виде файлов (электронные документы). В состав бумажных носителей входят: договор, заключение о предоставлении кредита, заключение СБ, заключение управляющего, информация по кредитованию, набор документов, новый или измененный документ и сформировавшееся дело. Состав объектов - электронных документов: документ на выдачу и отчет о внесении клиента в базу данных. Хранимые данные представлены на рисунке
Рис. 13 Состав имеющихся данных
У каждого объекта есть свои атрибуты, т.е. обязательная информация, которая содержится в этих объектах. Эта информация имеет определенные типы данных, и располагается в заданном порядке. При этом объекты могут зависеть друг от друга. А данные одного из объектов могут содержаться и в другом объекте. Вид объектов и их атрибуты представлены далее на рисунке (рис. 14).
Бумажные носители:
Электронные документы:
Рис. 14 Объекты хранимых данных и их атрибуты