2.6. Анализ организации труда специалистов предприятия (на примере отдела кадров)
В условиях реализации принципов рыночной экономики возрастает роль организации труда как элемента управления стабильностью экономического, технического и социального развития предприятия любой организационно-правовой формы управления при различных формах собственности. Причем особое место в этом процессе занимает организация труда специалистов.
Состояние организации труда специалистов следует рассматривать в качестве одного из важнейших критериев технико-экономического, организационного и социального обоснования принимаемых решений в области управления производством и трудовым потенциалом работников с учетом всей совокупности факторов, оказывающих воздействие на себестоимость производимого товара (услуг) и получение прибыли (доходов). В настоящее время все острее ощущается необходимость в решении вопросов организации и нормирования труда на предприятии, в рациональном использовании рабочего времени, затрат труда.
Работники офиса – руководители, специалисты и служащие составляют 40 % численного состава ООО «Газпром трансгаз Уфа» (см. рис. 7). Следовательно, при выявлении нерационального использования рабочего времени и оптимизации пространства появятся возможности для сокращения затрат времени на выполнение должностных функций.
Предприятие уделяет большое внимание организации их труда, предоставляя работникам современную технику, должностные инструкции, нормативы и т.д. Но из-за больших объемов бумажной работы и нерациональному использованию рабочего пространства кабинетов на предприятии существуют резервы для снижения времени на выполнение должностных обязательств, в частности подготовительно-заключительного времени, следовательно, повышения производительности труда офисных работников.
Рис. 7. Состав персонала ООО «Газпром трансгаз Уфа» по категориям за 2007-2010 гг.
Основная задача отдела кадров - повышение эффективности деятельности Общества за счет максимального использования кадрового потенциала.
Функции отдела по выполнению поставленных перед отделом задач:
1) Организация удовлетворения потребностей Общества в трудовых ресурсах соответствующего профессионального уровня и личностно-психологического качества.
Обязанности отдела: формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров; анализ и оценка существующего кадрового состава, заявочной документации филиалов, отделов; анализ уровня обеспеченности структур Общества кадрами необходимых профессий и квалификации; определение перечня основных видов работ и численности работников, которые владеют навыками ее выполнения, степень функциональной пригодности работника на замещаемое им рабочее место, должность; определение потребности в подготовке и повышении квалификации работников; планирование и обеспечение непрерывной подготовки и переподготовки кадров с учетом потребностей производства; зачисление кандидатов в состав резерва на руководящие должности; организация и проведение аттестации работников Общества, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации.
2) Планирование развития трудового ресурсного потенциала на перспективу, обеспечивающее соответствующую взаимосвязь между управлением персоналом и эффективным функционированием структурных подразделений (отделов, служб, филиалов) Общества.
Обязанности отдела: разработка документов методического характера для руководителей и специалистов, типовых форм документов, используемых в кадровой работе (контракты, протоколы комиссий, анкеты, заявки и т.д.); разработка по укрупненным показателям прогнозов потребности в кадрах по профессиям на перспективу и источникам ее удовлетворения с учетом ожидаемых изменений функции, структуры Общества и возрастного состава персонала; заключение договоров с учебными заведениями на подготовку и переподготовку специалистов; подготовка перечня должностей, на который создается резерв, как правило, должности руководящего состава и главных, ведущих специалистов; обеспечение отбора, найма, перевода (перемещения) и увольнения персонала;
3) Организация работы по созданию условий, благоприятствующих эффективному исполнению работниками возложенных на них функций.
Обязанности отдела: формирование стабильных трудовых коллективов, развитие организационной культуры; использование социально-психологических факторов трудовой мотивации работников; развитие и использование трудового потенциала каждого работника; организация изучения условий и содержание труда и их влияния на удовлетворение трудом; разработка предложений по мерам социальной защищенности работников Общества в рамках коллективно-договорного регулирования трудовых отношений; создание условий по самореализации и развития карьеры руководителей и специалистов и занятия ими должностей соответственно уровню профессионализма, компетентности, личным качествам и результатам деятельности; совместно с ООТИЗом обеспечение трудовой мотивации, создание моральных и материальных предпосылок для постоянного повышения эффективности и качества труда работников; обеспечение социальных гарантий работникам в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций; составление графиков отпусков, оформление очередных и дополнительных отпусков работников: принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников;
4)Управление текущей деятельностью отдела
Обязанности отдела: комплектование Общества кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации; подбор и отбор работников совместно с заинтересованными подразделениями и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации; установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости; оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек; расстановка кадров на основе оценки и квалификации, личных и деловых качеств; анализ текучести кадров; оформление документов по предоставлению к государственной награде, присвоению почетных званий и другим мерам морального поощрения (почетной грамотой, объявление благодарности, вручение приветственных адресов и т.п.); организация управления рабочим временем персонала путем расчета среднего нахождения каждого работника на рабочем месте в течении дня, в течении года.
5) Контроль за исполнением положений, мероприятий по работе с трудовыми ресурсами.
Обязанности отдела: контроль за соблюдением коллективного договора; организация контроля за состоянием трудовой дисциплины в отделах (службах), филиалах Общества и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка; контроль за исполнением приказов, распоряжений по вопросам управления персоналом; контроль за состоянием работы с резервом кадров; рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения, увольнения, нарушения трудового законодательства; ведение установленной документации по кадрам; представление установленной отчетности; предоставление в органы социальной защиты документов по пенсионному страхованию; персонифицированный учет в системе государственного пенсионного страхования; учет использования работниками отпусков; ведение табельного учета; учет личного состава; учет обученности персонала по рабочим профессиям; учет прошедших повышение квалификации, профессиональную переподготовку, краткосрочные семинары руководителей, специалистов; выдача персоналу справок установленного образца.
Для анализа рабочего времени специалистов отдела кадров будем использовать фотографию рабочего дня, которая является одним из способов исследования трудового процесса, имеющего целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода, определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены.
В период прохождения производственной практики была проведена подробная фотография рабочего дня инженера отдела кадров ООО «Газпром трансгаз Уфа». При проведении ФРД были измерены и фиксированы все без исключения затраты рабочего времени, для определения возможностей внедрения инноваций в организации труда специалистов.