Открытие таблицы в режиме таблицы

1. На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой нужно добавить поле и создать связь, а затем выберите команду Открыть.

Открытие области "Список полей"

• Нажмите клавиши ALT+F8.

Будет отображена область Список полей.

В области Список полей отображаются все остальные таблицы базы данных, сгруппированные по категориям. При работе с таблицей в режиме таблицы в области Список полей отображаются поля одной из двух категорий: Доступные поля в связанной таблице или Доступные поля в другой таблице. К первой категории относятся все таблицы, связанные с текущей таблицей, а ко второй — все таблицы, не имеющие связи с текущей таблицей.

Чтобы просмотреть список всех полей таблицы, щелкните знак плюс (+) рядом с именем таблицы в области Список полей. Чтобы добавить поле в таблицу, перетащите его из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

Добавление поля и создание связи из области "Список полей"

1. В области Список полей в группе Доступные поля в другой таблице щелкните знак плюс (+) рядом с именем таблицы.

2. Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу, открытую в режиме таблицы.

3. Когда появится линия вставки, вставьте поле в нужное место.

Будет запущен мастер подстановок.

4. Следуйте инструкциям мастера подстановок.

Поле будет отображено в таблице в режиме таблицы.

При перетаскивании поля из другой (несвязанной) таблицы и выполнении инструкций мастера подстановок между таблицей из области Список полей и таблицей, в которую было перетащено поле, автоматически создается связь "один-ко-многим". Эта связь, созданная приложением Access, по умолчанию не обеспечивает целостность данных. Чтобы обеспечить целостность данных, необходимо изменить связь. Дополнительные сведения см. в разделе Изменение связи между таблицами.

17. Назовите типы связей между таблицами.

Существует три типа связей между таблицами.

• Связь "один-ко-многим"

Рассмотрим базу данных для учета заказов, содержащую таблицы "Клиенты" и "Заказы". Клиент может оформить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице "Клиенты", может быть много заказов, представленных в таблице "Заказы". Поэтому связь между таблицами "Клиенты" и "Заказы" — это связь "один-ко-многим".

Чтобы создать связь "один-ко многим" в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне "один" в таблицу на стороне "многие" в виде дополнительного поля. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле "Код" из таблицы "Клиенты" — в таблицу "Заказы" и назвать его "Код клиента". После этого Access сможет использовать номер "Код клиента" из таблицы "Заказы" для поиска клиента, оформившего тот или иной заказ.

• Связь "многие-ко-многим"

Рассмотрим связь между таблицей "Продукты" и таблицей "Заказы". Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы "Заказы" может существовать несколько записей в таблице "Продукты" и наоборот. Такой тип связи называется связью "многие-ко-многим", поскольку каждому продукту может соответствовать много заказов и наоборот. Обратите внимание, что для обнаружения существующей связи "многие-ко-многим" между таблицами важно рассмотреть обе ее стороны.

Чтобы представить связь "многие-ко-многим", нужно создать третью (связующую) таблицу, в которой она разбивается на две связи "один-ко-многим". Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры связи. Например, таблицы "Заказы" и "Продукты" имеют связь "многие-ко-многим", определяемую путем создания двух связей "один-ко-многим" в таблице "Заказано". В одном заказе может быть много продуктов, и каждый продукт может быть указан во многих заказах.

• Связь "один-к-одному"

При связи "один-к-одному" каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот. Связи этого типа используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные таким образом, хранятся в одной таблице. Связь "один-к-одному" используется для разделения таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также с целью сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. При определении такой связи у обеих таблиц должно быть общее поле.