В нешняя среда

Вход Выход

Рис. 2.1. Элементарная система

В силу всеобщей взаимосвязанности процессов в мире выходы одних систем неизбежно будут входами других систем.

Выделяют следующие понятия, характеризующие функционирование и развитие систем.

Состояние – множество существенных свойств, которыми система обладает на данный момент времени (например, по состоянию на 01.01.2006 г. остатки готовой продукции на складе составили 540 тыс.руб.).

Поведение – характеризует способность системы переходить из одного состояния в другое. Этим понятием пользуются, когда неизвестны закономерности данного перехода (например, численность студентов на лекциях в течение семестра).

Равновесие – способность системы в отсутствии внешних возмущающих воздействий (или при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь угодно долго (расписание занятий на семестр).

Устойчивость – способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она была из него выведена под влиянием внешних возмущающих воздействий. Эта способность обычно присуща системам, когда отклонения не превышают некоторого предела (замена заболевшего преподавателя).

Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться, называют устойчивым состоянием равновесия. Возврат в это состояние может сопровождаться колебательным процессом, соответственно в сложных системах возможны неустойчивые состояния равновесия.

Развитие – направленное закономерное изменение. В результате развития возникает новое качественное состояние системы, ее состава или структуры (введение активных методов обучения в образовательный процесс).

Классификация систем

Существуют различные классификации систем в зависимости от целей исследования.

Для изучения проблем управления экономическими объектами важна классификация английского кибернетика Ст. Бира, построенная по двум критериям:

• по степени сложности выделяют системы:

простые: содержащие небольшое количество элементов и небольшое число связей между ними;

сложные: содержащие большое количество элементов и большое число связей между ними;

очень сложные: настолько сложного вида, что их точно и подробно описать уже нельзя.

• по характеру поведения выделяют:

детерминированная система, в которой составные части взаимодействуют четко определенным образом;

стохастическая (вероятностная) система, для которой характерно изменение во времени ее состояния или характеристик под влиянием различных случайных факторов. Для данного изменения может быть определена вероятность того или иного его течения.

Таким образом, главное различие детерминированной и вероятностной систем состоит в определении степени предсказуемости результатов взаимодействия как составных частей системы, так и системы с внешней средой.

Полная характеристика систем по классификации Ст. Бира представлена в табл.2.2.

Таблица 2.2

Характеристика систем по Ст.Биру

Системы	Признаки систем	Простые	Сложные	Очень сложные
Детерминированные	Число элементов	Небольшое	Большое	-
	Число связей	Небольшое	Большое	-
	Поведение	Вполне определенное	Вполне определенное	-
Вероятностные	Число элементов	Небольшое	Большое	Весьма большое
	Число связей	Небольшое	Большое	Весьма большое
	Поведение	Случайное, поддается описанию	Случайное, поддается описанию	Случайное, не поддается описанию

Помимо приведенных видов систем существуют и другие классификационные критерии:

• по отношению к внешней среде системы подразделяются на:

открытые, способные обмениваться со средой массой, энергией и информацией; они взаимодействуют с окружающей средой и приспосабливаются к изменениям во внешней среде;

закрытые, изолированные от внешней среды. Такую изоляцию следует считать условной из-за всеобщей взаимосвязанности процессов природы и общества. Вместе с тем, иногда возможно считать, что система настолько мало связана с внешней средой, что этим можно пренебречь.

• по признаку изменения системы в зависимости от фактора времени:

статические системы, состояние которых с течением времени остается практически постоянным (например, муниципальный детский сад);

динамические системы, изменяющие свое состояние во времени;

• по признаку однородности входящих в нее элементов выделяются:

гомогенные системы, состоящие из однородных элементов и допускающие взаимозаменяемость (оборудование определенного типа, используемое на предприятии, группы работников, выполняющих однородные функции и т.д.);

гетерогенные системы, состоящие из разнородных элементов и не обладающие свойством взаимозаменяемости (любая социально-экономическая система: литейный, механический, сборочный цехи машиностроительного предприятия и др.). Следует иметь в виду, что оба вида систем могут включать в себя и гетерогенные и гомогенные по своей природе элементы.

• по степени организованности различают:

хорошо организованные системы, означающие возможность определения элементов системы, их взаимосвязей между собой и целями системы;

плохо организованные (или диффузные) системы, характеризующиеся некоторым набором макропараметров и закономерностей, выявленных не на основе исследования всего объекта, а только по представительной выборке компонентов, определяющих объект или процесс в целом (например, охотничье общество);

самоорганизующиеся (или развивающиеся системы), характеризующиеся как признаками, свойственными диффузным системам (стохастичностью поведения, нестабильностью отдельных параметров), так и специфическими признаками, основными из которых служат: непредсказуемость поведения системы, способность адаптироваться к изменяющимся условиям среды, менять структуру, сохраняя при этом свойство целостности; способность противостоять энтропийным тенденциям, формировать возможные варианты поведения и выбирать из них лучший.

Различие систем предполагает и различные подходы к управлению ими.

Свойства систем

Свойства, определяемые взаимодействием части и целого, включают:

• целостность;

• интегративность;

• коммуникативность;

• иерархичность.

Целостность означает, что система – не простая случайная совокупность объектов, лишенных каких-либо внутренних связей, а такая их совокупность, в которой все составляющие взаимосвязаны и взаимодействуют друг с другом и которая вследствие этого реагирует на внешние изменения как нечто целое. Поэтому изучение изолированных частей не может обеспечить адекватной информации о системе. Часть как таковая, взятая отдельно, вне системы, вырванная из структуры, из системы связей, представляет собой нечто иное по сравнению с той же частью, рассматриваемой в составе целостной системы.

Система как целостность приобретает новые свойства, новые качественные характеристики, не содержащиеся в отдельности в образующих ее элементах. Примером такого эффекта целостности, нового интегративного свойства служит наличие в компании подразделения по разработке нового продукта, собственно производства и службы маркетинга, которая определяет перспективы реализации новшества. Возможности системы шире, чем простая сумма возможностей составляющих ее элементов. Это свойство обуславливает особый эффект, ради которого создается большинство систем. Его называют эффектом целостности, или эмерджентности. Особенно значительным эффект целостности может быть в крупных производственных и территориальных организациях (социотехнических системах). При этом объединенные в систему элементы могут терять ряд свойств, присущих им вне ее, т.е. система как бы подавляет некоторые свойства своих элементов. Например, система производства в рабочее время использует только знания и умения рабочих (элементов), необходимые для осуществления процесса производства, и подавляет другие их способности (вокальные, хореографические).

Двойственной по отношению к свойству целостности выступает свойство физической аддитивности (или независимости). Свойство физической аддитивности проявляется у системы, как бы распавшейся на независимые элементы. Строго говоря, любая система всегда находится между крайними состояниями абсолютной целостности и абсолютной аддитивности. При этом термином «прогрессирующая факторизация» называется стремление системы к возрастанию степени независимости элементов, а термином «прогрессирующая систематизация» – стремление системы к уменьшению самостоятельности элементов, т.е. к большей целостности.

Свойство интегративности означает наличие системообразующих, системосохраняющих факторов, в числе которых важную роль играют неоднородность и противоречивость элементов, с одной стороны, и стремление их вступить в коалиции, с другой.

Коммуникативность означает, что система не изолирована от других систем, она связана множеством коммуникаций со средой, представляющей собой, в свою очередь, сложное и неоднородное образование. Данная среда содержит:

• систему более высокого порядка, задающую требования и ограничения объекту;

• нижележащие системы;

• системы одного уровня с рассматриваемым объектом.

Коммуникативность характеризует сложное единство системы со средой.

Иерархичность как необходимое свойство систем проявляется в существовании нескольких уровней взаимодействия:

• каждый уровень иерархической упорядоченности имеет сложные взаимоотношения в вышележащим и нижележащим уровнями. Если даже между элементами одного уровня иерархии нет явных связей между собой (горизонтальных связей), то они все равно проявляются через вышестоящий уровень. В частности, от вышестоящего уровня зависит, например, какое из подразделений будет поощрено, а какому поручат непрестижную работу. Эта конкретизация свойства иерархичности объясняет неоднородность использования в сложных организационных системах понятий «цель» и «средства», «система» и «подсистема»;

• более высокий иерархический уровень оказывает направляющее воздействие на нижележащий уровень, подчиненный ему. Это воздействие проявляется в том, что подчиненные члены иерархии приобретают новые свойства, отсутствующие у них в изолированном состоянии, т.е. свойство эмерджентности проявляется на каждом уровне иерархии;

• для систем с неопределенностью иерархичность означает как бы расчленение «большой» неопределенности на более «мелкие», поддающиеся исследованию и оценке. При этом даже если «мелкие неопределенности» не удается полностью раскрыть и объяснить, то иерархическое упорядочение частично снимает общую неопределенность, обеспечивает, по крайней мере, контроль над принятием решения.

К другим свойствам систем относятся:

• историчность. Это свойство основано на том, что фактор времени должен учитываться при управлении системой. При выработке решений необходимо оценивать жизненный цикла продукта, технологии, предприятия, отрасли и т.д.;

• самоорганизация, т.е. способность системы противостоять энтропийным тенденциям, адаптироваться к внешним возмущениям, изменяя при необходимости свою структуру. Это свойство основано на гомеостазисе. В гомеостазисе управляемая переменная поддерживается на требуемом уровне механизмом саморегулирования. Здесь орган управления встроен непосредственно в систему, являясь неотъемлемой частью ее. Это идеальное сочетание, свойственное естественным, в первую очередь биологическим, системам, и менеджмент стремится создать организацию подобного типа;

• эквифинальность, характеризующая предельные возможности системы. Сложность структуры системы определяет сложность ее поведения, предельность надежности, помехоустойчивости, управляемости и других качеств системы (предельность жизнеспособности и потенциальной эффективности сложных систем).

Организация как система

Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей.

Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Принципиальная особенность организационных систем состоит в том, что неотъемлемым их элементом является человек, активный элемент. Это приводит к проявлению у системы особых свойств, отличающих ее поведение от функционирования, например, технических систем, работающих в соответствии с заданной программой.

К таким особенностям относятся:

• способность и стремление к целеобразованию. В отличие от закрытых (технических) систем, цели которым задаются извне, в системах с активными элементами цели формируются органом управления, встроенном в саму систему. При этом следует отметить отсутствие формализуемой цели существования. Если критерий управления в традиционных системах (например, технических) связан с целью существования объекта, то для организаций сформулировать цели затруднительно. Вследствие этого крайне сложно построить объективный критерий управления, он становится субъективным, зависящим от лица, принимающего решения, и изменяется с течением времени по мере изменения условий жизнедеятельности организации;

• уникальность. Каждая организация должна обладать такой структурой и функционировать таким образом, чтобы соответствовать изменениям внешней и внутренней среды. А значит, к системе управления конкретной организацией нельзя применить какую-либо типовую (стандартную) процедуру ее проектирования. Если, например, система управления, разработанная для одной модели автомобиля, может быть использована и для другой, то система управления здравоохранением одного региона не может быть буквально использована в другом регионе. При переносе необходимо учесть все индивидуальные особенности другого объекта управления, в том числе кадровый потенциал, ресурсные возможности и др. Данное обстоятельство делает процедуру построения системы управления затратной, т.к. фактически нужно создавать столько систем управления, сколькими объектами необходимо управлять;

• непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях. Благодаря наличию активного элемента у системы появляется некая «свобода воли». И хотя организация в перспективе продвигается к свои целям и реализует намеченную стратегическую программу, в каждый конкретный момент времени человеческий фактор оказывает влияние на ситуация (так, обсуждение проблем поставок сырья может принять неожиданный оборот и переключиться на предстоящую рекламную кампанию нового продукта);

• способность организации противостоять энтропийным (разрушающим систему) тенденциям, изменять свою структуру, сохраняя целостность, и формировать варианты поведения. В системах с активными элементами, стимулирующих обмен материальными, энергетическими и информационными продуктами со средой, не выполняется закономерность возрастания энтропии, свойственная для закрытых систем. Более того, наблюдаются негэнтропийные тенденции, т.е. если не подавлять их искусственными средствами, имеют место собственно самоорганизация и развитие;

• способность адаптироваться к изменяющимся условиям. Это, казалось бы полезное, свойство может проявляться не только по отношению к внешним и внутренним помехам, нарушающим нормальное функционирование систем, но и к управляющим воздействиям, что весьма затрудняет управление. Данная способность проявляется, например, в умышленном увеличении сроков реализации проекта, удорожании работ, занижении прибыли и т.д.

Рассмотренные особенности противоречивы, они в своем большинстве одновременно и положительные, и отрицательные, что затрудняет управление организациями.

В теории менеджмента организация определена как открытая система, целостностная, состоящая из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Управление организациями, которые являются стохастическими, направлено на поддержание равновесия и устойчивости в принципе неравновесных и неустойчивых систем, что исключает возможность использования заранее известного единственного варианта управляющего воздействия.

Основные внутренние переменные социально-экономической системы: цели, структура, задачи, технология, люди (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Взаимосвязь внутренних переменных организации

Цели отличает разнообразие. Управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей («МакДоналдс» состоит из 7000 самостоятельных предприятий, каждое из которых имеет собственную систему целей, подчиненную главной цели компании).

Структура организации представляет собой логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей (подразделений). Функциональные области (подразделения) и уровни управления выражают две внутренние органичные формы разделения труда – горизонтальную и вертикальную. Структура организации необходима, чтобы система могла наиболее эффективно достигать поставленных целей. Деятельность в функциональных областях (подразделениях) и на уровнях управления осуществляется в соответствии с предписанной работой (с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией), т.е. задачей.

Задачи связаны с технологией, т.е. средством преобразования исходных материалов в готовый продукт или услуги.

Полезность технологии, выполнимость задач определяют люди или их группы. Каждого человека в группе отличает индивидуальность поведения и успешность деятельности, зависящие от следующих факторов: способностей, потребностей, ценностей, производительности человека.

Системный подход в управлении организацией предполагает комплексное изучение исследуемого объекта как единого целого с позиции системного анализа, что означает:

• учет всех взаимосвязей, изучение отдельных структурных частей,

• выявление роли каждой из них в общем процессе функционирования системы,

• выявление воздействия системы в целом на отдельные ее элементы.