8.3.1.2. Концепция

В концепции участия в ярмарке следует обратить внимание на сле­дующие факторы:

• цели (качественные и количественные);

• внутренние общие условия (предприятие);

• внешние общие условия (ярмарка);

• бюджет и расчет времени.

В примере ярмарки Internorga основные условия были следующие:

• В общей сложности на Internorga ожидалось около 110 000 по­ сетителей-профессионалов.

• Участие Beck & Co происходит на ярмарочном стенде бренда BECK'S площадью 200 м², количество сотрудников пивова­ ренной компании Beck & Co, составляющих команду стенда, находится в пределах от 14 до 26 человек.

• Наряду с командой стенда к работе привлечены семь девушек- хостесс, предлагающих напитки, одна хостесса у стойки ад­ министратора, три работницы за прилавком занимаются разли­ вом пива из бочки и две мойщицы посуды трудятся в подсоб­ ном помещении.

Клиенты приглашаются непосредственно путем рассылки пер­сональных приглашений с контрамарками либо льготными вход­ными билетами.

На стенде предлагается пиво марки BECK'S и НААКЕ-ВЕСК, а также минеральная вода. Еда не предлагается.

Деловые переговоры заносятся в протоколы бесед. Наряду с бе­седами профессионалов актуальные темы могут акцентировать­ся визуализацией при помощи демонстрации слайдов, использо­вания мониторов и застекленных витрин.

320 8. Примеры

Дополнительно имеются возможности сообщения об участии в ярмарке через ярмарочный каталог, специальные иллюстриро­ванные журналы, а также с помощью плакатов, распространяю­щихся в округе и на территории ярмарки.

Наряду с собственно участием в ярмарке могут осуществляться сопровождающие действия, такие, как заключение договоров, вечерняя культурная программа и т. д.

Основные затраты формируются из расходов на транспорт, мон­таж и демонтаж стенда, логистику на месте проведения; расхо­дов на стенд текущего года и на постоянное поддержание его в исправном состоянии (амортизацию); арендной платы за пло­щадь стенда (из расчета примерно 115—135 евро/м²), а также на­кладных расходов, расходов на персонал, гостиницу для занятых на стенде, хостесс и т. д.

8.3.1.3. Инициирование и принятие решения

Предложения по решению разрабатываются и вносятся ответст­венными за участие в ярмарке от пивоваренной компании.

Решение принимается уполномоченными ответственными за сбыт и маркетинг по Германии.

8.3.2. Старт

Проектная команда состоит из ответственных за участие в яр­марке, а также включает по 1-2 участника из сфер сбыта, марке­тинга и PR.

Следующие общие условия, касающиеся сроков, необходимо учесть при окончательном планировании в проектной команде:

• Срок проведения ярмарки установлен жестко (ежегодно в марте).

• Вехи:

• заказ номера в гостинице: за год до начала ярмарки;

• заключение контракта на предоставление стендовой пло­ щади: за девять месяцев до начала ярмарки;

• печать и персональные вручения приглашений: за три ме­ сяца до начала ярмарки.

• Строителям, монтирующим стенд, следует дать поручения за 3-6 месяцев до начала ярмарки.

• Состав занятых на стенде, а также спрос на гостиничные но­ мера, входные билеты или пропуска на автостоянку, пригла-

8.3. Участие в ярмарке 321

шения, бесплатные или льготные билеты — уточняются при­близительно за четыре месяца до начала ярмарки.

• Выбор агентств по продвижению продукции занимает от трех до шести месяцев, персональный кастинг хостесс проводится за один-два месяца перед Internorga.

Прочие услуги ярмарочного объединения оговариваются, как правило, за три-четыре месяца до проведения мероприятия (сюда относятся: подача электроэнергии и воды, места на автостоянке, складские площади, уборка на стенде, ночная охрана и т. д.).

• Примерно за две-три недели до начала ярмарки всем участни­ кам рассылаются исчерпывающие осведомляющие послания с информационными бюллетенями о размещении стенда, сро­ ках выставления, телефоне/факсе стенда, руководителе стенда, составе команды и персонала, возможностях приезда и отъезда, руководства по накладным расходам, именных табличках, про­ пусках для участников ярмарки, отчетах о посещении, резерви­ ровании гостиницы и информационных материалах на стенде.