8.1.3. Подготовка

В пределах фазы подготовки определенные выше области за­дач распределяются по ответственным членам команды. Чле­ны команды либо выполняют возложенные на них задачи сами, либо делегируют их соответствующим образом далее. Однако делегирование полномочий не освобождает от самой ответст­венности.

Планирование еуея/-мероприятия в этой фазе намечается схема­тично и распределяется по отдельным областям задач.

• Продолжительность семинара и установление сроков:

• двухдневный основной курс и однодневный расширенный курс (разделение подлежит учету);

• семинар проводится еженедельно, со вторника по четверг;

— вторник — 10.00—17.30; среда — 8.30—17.30; четверг — 09.30-17.30 (данный день может учитываться отдельно).

• Обстановка и техническое оснащение семинара:

• выбор подходящего помещения в здании фирмы, которое в итоге будет использоваться для проведения семинарских за­ нятий;

• исходя из размеров имеющегося помещения для проведе­ ния семинаров устанавливается количество участников при максимальном их числе 6 человек;

• если учебное помещение не может освещаться естественным дневным светом, должно применяться искусственное осве­ щение в соответствии с Германским промышленным стан­ дартом (DIN);

• создание надлежащего микроклимата путем обеспечения свободного доступа свежего воздуха и применения конди­ ционеров. К закупке кондиционеров должны быть приате- чены соответствующие эксперты;

• исключение шума и шумовых помех;

• выбор и приобретение подходящей для семинара мебели;

• выбор и приобретение необходимой для семинара техники (экран для проекции слайдов, таблицы, доски, магнитные доски, приспособления для развешивания наглядных мате­ риалов, стол для преподавателя);

• выбор и приобретение необходимого оборудования для элек­ тронной обработки данных. Чтобы иметь возможность про­ водить выездные семинары/консультации, приобретаются

также переносные компьютеры (лэптопы) и локальные ра­диосети;

• использование подходящих возможностей сброса инфор­ мации для программного обеспечения, позволяющих после каждого семинара возвращать систему в исходное состоя­ ние;

• выбор зон для отдыха на переменах и размещения столиков для еды и барных стоек;

• обслуживание участников семинара во время перемен, вклю­ чая предложение им соков, воды и фруктов;

• выбор подходящего ресторана поблизости от места прове­ дения мероприятия и поставки из него различных блюд (обе­ ды, общее меню);

• расходы — берет на себя организатор семинара.

• Организация регистрации и размещения:

• подготовка приглашений на семинар; ведение документа­ ции по регистрации и учет данных о подтверждении реги­ страции, по возможности в онлайновом режиме или через Интернет;

• рассылка приглашений на семинар потенциальным участ­ никам;

• выбор подходящей гостиницы вблизи от места проведения семинара и получение проспектов или онлайн-информа- ции;

• участники могут самостоятельно бронировать номер в гос­ тинице либо доверить решение вопроса с размещением ор­ ганизатору мероприятия;

• расходы на размещение возлагаются на участников семи­ нара.

• Планирование содержания и времени:

• определение содержания и целей семинара. Они должны быть опубликованы совместно с условиями проведения се­ минара или сообщены слушателям семинара в письменной форме в рамках рассылки приглашений;

• разработка документации по семинару и бланков отзы­ вов;

• ознакомление с планированием семинара ответственных за обслуживание во время перемен, чтобы тем самым обеспе­ чить своевременное угощение участников в отдельных пе­ рерывах между занятиями.

8.1. Семинар в фирме 311

• Маркетинг/сбыт:

• распространение предложения о проведении семинара по­ средством inbox-маркетинга (руководство по тематике се­ минара прилагается к упаковке продукции);

• предложение выбора учебных курсов (по срокам и темати­ ке) в Интернете и профессиональных журналах;

• специальные акции на стадии пуска по предложению про­ ведения семинара (например, продукт программного обес­ печения предлагается в одном пакете с семинарскими за­ нятиями по льготной цене).

Подготовительная фаза завершается вехой «точка невозвраще­ния». Фаза оканчивается с рассылкой первых приглашений или принятием первых практических мер по маркетингу и сбыту. С этого момента остановка планирования сопряжена с повышен­ными издержками и с нанесением серьезного ущерба имиджу.