6. Планирование мероприятия

Планирование и подготовка event-мероприятия представляет со­бой типичный проект

Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникаль­ностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых ус­ловий, таких как:

• заданные цели (заказчик);

• временные, штатные либо другие ограничения;

• обособленность от прочих замыслов;

• специфическая для данного проекта организация (команда, руко­ водитель проекта).

«Магический треугольник» проект-менеджмента для event отли­чается особой спецификой выражения и краевых условий.

Результат: ход мероприятия концентрируется на коротком отрезке времени

Р есурсы: Сроки проведения

прежде всего персонал мероприятия

для планирования устанавливаются

и подготовки заблаговременно

Рису. 2.8. Магический треугольник проекта event

В процессе подготовки, естественно, затраты средств и труда распределяются неравномерно. Запланированные действия с са­мого начала должны осуществляться своевременно. Контроль и управление предполагают, что и подведение итогов будет спла­нировано и инициировано вовремя.

Таким образом, не столь очевидные издержки на подготовитель­ные работы, подведение итогов и инфраструктуру оказываются на порядок выше, чем расходы на собственно мероприятие (рис. 2.9).

2.6. Планирование мероприятия 53

Штатные, материальные, организационные и финансовые основы и поддержка (носители)

Непосредственные

работы на месте, монтаж

демонтаж, логистика

Планирование, подготовка, подведение итогов

Р ис. 2.9. Затраты в менеджменте мероприятия

7. Примеры массовых мероприятий

Следующие образцы evew^-мероприятий призваны послужить от­правной точкой для разработки содержания, планирования и определения размера затрат на мероприятия. В качестве примера предлагается обобщение ряда event-мероприятии, и на этой ос­нове выясняется типичная ситуация. Спектр простирается от офи­циальных мероприятий до внутрифирменных, таких как ярма­рочный стенд. Примеры охватывают, с точки зрения размеров и основных задач, важнейшие типы мероприятий в профессио­нальной, общественной и частной сферах (табл. 8.1).

Таблица 8.1. Области применения примеров

' Пример

Область применения

1. Семинар в фирме

2

! Семинар, обучающие курсы, конферен-^! ция, торговое продвижение

День открытых дверей День открытых дверей для отраслевых

предприятий, властных структур, высшей и средней школы; экскурсия

Участие в ярмарке и выставке

Презентация продукции

3. Участие в ярмарке

4. Информационный тур

1

5. Загородная экскурсия | Загородная экскурсия для сотрудников

для сотрудников предприятия

| предприятия или объединения; экскурсия;

\ поездка как стимул к работе; мероприя­тие-поощрение по завершении определен­ной работы

6 . Конференция

7. Юбилей

8. Торжество

9. Кейтеринг

| Семинар, конференция, семинар для кли-| ентов, симпозиум, встреча разработчиков, заседание по вопросам стратегии

Торжество по поводу юбилея объединения или фирмы, чествование, спортивный праздник, корпоративный праздник, част­ный праздник i

Приватное торжество, свадьба, чествова­ние

Кейтеринг для всех крупных evenf-меро-приятий

8.1. Семинар в фирме

303

Пример

Область применения

10. Вечер

Вечер (частный, официальный — в ком­мерческих и политических целях); evenZ-мероприятия, ориентированные на конкретные целевые группы (клиенты, VIP-персоны, сотрудники)

11. Палаточный лагерь

Палаточный лагерь; формирование коман­ды; мероприятие как стимул к работе

Турне, спонсирование турне, evenZ-марке-тинг

Общественное мероприятие, тематическое заседание, собрание, муниципальное ме­роприятие, слет, съезд

Презентация, доклад, лекция

8.1. Семинар в фирме

Обучающие курсы имеют диапазон от обычного инструктажа группы коллег до семинара в фирме для сторонних клиентов. Такие курсы служат не только для передачи знаний, но также для привлечения и сплочения сотрудников, партнеров, клиентов и поставщиков.

Описанный в данном примере семинар имеет отношение к обу­чающему предложению предприятия индустрии программного обеспечения. Предложение учебных курсов в данном случае зна­чимо исключительно для представления собственной продукции программного обеспечения и проводится в собственных учеб­ных помещениях фирмы ее же сотрудниками.

Описанные здесь действия по планированию и проведению, ра­зумеется, могут быть перенесены на предложения других обу­чающих курсов в прочих сферах и использоваться как помощь в рассуждениях и принятии решений. Event-характер представлен­ного здесь фирменного семинара сводится главным образом к высокому качеству его проведения. Учебные занятия в индуст­рии программного обеспечения также могут предлагаться и дру­гими предприятиями или сервисными службами, важно, чтобы такого рода семинары рассматривались именно как event-меро-приятия и соответствовали требованиям участников к качеству и профессионализму преподавания.

304 8. Примеры