8.3.3. Подготовка

8.3.3.1. Темы для обсуждения

На регулярных собраниях проектной команды обсуждается теку­щее состояние и намечается дальнейший ход действий:

• Определение оптимального спроса на основе обратной связи по предыдущим участиям в ярмарках.

• Необходимое обеспечение наиболее благоприятных условий функционирования ярмарочного стенда (включая актуальное оформление бренда); определение возможных тем, которые должны быть представлены (например, новые материалы в рекламе ресторанного дела и общественного питания, бокалы и т. д.).

• Возможные шоу-номера, почетные гости.

• Возможные меры по оптимизации расходов.

• Условия объявления конкурсов, в том числе на монтаж стенда и хостесс.

8.3.3.2. Распределение задач

При разработке реальных действий, затрат, интерфейса и т. д. ответственные руководствуются возможными темами, а также расчетом времени.

322 8. Примеры

8.3.3.3. Планирование event

Планирование зависит от программы. Поскольку проводятся только индивидуальные беседы с клиентами, event как таковой сводится к обсуждениям на стенде, начиная с момента «откры­той двери»; это означает, что состав команды, включая обслужи­вающий персонал, ежедневно, с самого начала ярмарки, инфор­мируется о правилах игры и темах.

Программа состоит из бесед сотрудников пивоваренной компа­нии с клиентами и гостями. Сервис включает предложение пива пивоваренной компании.

Спецэффект на ярмарочном стенде может быть выражен, напри­мер, в том, что художник граффити распылил из аэрозоля символ бренда; или на стенде перед гостями выступает выдающаяся лич­ность (к примеру, водитель спонсируемого BECK'S болида Jaguar, входящий в команду «Формулы-1»); это может быть также рас­пространение командой продвижения рекламных призов.

8.3.3.4. Точка невозвращения

Данный момент наступает с отправкой письменной заявки на яр­марочный стенд. (Отказ при необходимости пока еще возможен, однако повлечет за собой высокие издержки.) После рассылки приглашений клиентам отказ от участия в ярмарке нецелесооб­разен и неизбежно сопряжен с потерей имиджа.

8.3.4. Пуск

Основные моменты фазы пуска сводятся к следующему:

• Приблизительно за 1—2 месяца до проведения ярмарки ярма­ рочный стенд проверяется с точки зрения укомплектованно­ сти и подготавливается к транспортировке.

• Примерно за одну неделю до начала ярмарки строительные рабочие начинают монтировать стенд.

• Накануне первого дня ярмарки инструктируют хостесс, рас­ пределяют фирменную одежду, еще раз проверяют ярмароч­ ный стенд и все к нему относящееся на предмет полной уком­ плектованности .

• Утром перед самым открытием необходимо проконтролиро­ вать или осуществить выполнение следующих пунктов:

— чистота и порядок на стенде, свободный проход и обзор;

8.3. Участие в ярмарке 323

• оптимальное качество предлагаемого пива (температура, пе­ на, вкус и т. д.);

• обсуждение стенда с сотрудниками пивоваренной компа­ нии Beck & Со (состав команды стенда), а также с хостесса- ми; информирование о правилах игры (уход за пределы стенда, выполнение отчетов о переговорах, актуальные те­ мы и т. д.).

• К моменту открытия ярмарки гарантируется:

• команда стенда и девушки-хостессы присутствуют на стен­ де и проинструктированы;

• вся документация готова к использованию.

8.3.5. Event

8.3.5.1. Приветствие

Сотрудники за стойкой при входе на ярмарочный стенд или уча­стники команды стенда приветствуют клиентов и гостей и под­водят их к желаемым партнерам по переговорам.

8.3.5.2. Программа

Стенд ежедневно открывается в 10.00 и закрывается в 18.00 (по­следнее разливное пиво продано). Все это время переговоры с клиентами продолжаются и документируются в отчетах о посе­щениях. Отчеты о посещениях сдаются при уходе со стенда.

8.3.6. Последействие

По окончании участия в ярмарке осуществляются:

• демонтаж ярмарочного стенда;

• анализ и распределение для последующей обработки отчетов о посещениях между сотрудниками службы выездных работ.

8.3.7. Подведение итогов

В процессе подведения итогов работы на ярмарке или подготов­ки решения о последующем участии в ней предпринимаются следующие шаги:

• отправка на склад ярмарочного стенда, определение причи­ ненных ему повреждений, при необходимости — ремонт;

• контроллинг расходов, т. е. сравнение расходов запланирован­ ных и фактических, а также анализ отклонений;

• анализ отчетов и мнений по поводу качества работы на яр­ марке как основа для принятия решения об участии в следую­ щем году;

• обработка отчетов о посещении сотрудниками службы выезд­ ных работ;

• принятие решения о новом участии (анштиз отношения затрат и прибыли).