10.8. Отпуска на малых предприятиях

Казалось бы, на вопрос "какие виды отпуска вы знаете?" есть только два ответа - очередной и "без содержания". На самом деле видов различных отпусков достаточно много. Основные - очередной отпуск, дополнительный отпуск, учебный отпуск, отпуск по уходу за ребенком, административный отпуск.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ всем работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней (ст. 115).

Отпуск за первый год работы предоставляется работникам по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Об этом говорится в ст. 122 Трудового кодекса РФ. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Если работник был переведен с одного предприятия (учреждения, организации) на другое, то в этом случае отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев работы после перевода. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков.

За нарушение же положений трудового законодательства при непредоставлении ежегодных отпусков в установленный срок работодатели могут быть привлечены к административной ответственности. Так, согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за такого рода нарушение на работодателя может быть наложен административный штраф в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда.

Кроме того, работникам, занятым на работах с вредными, опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Минимальная продолжительность дополнительного отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации. Что касается дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем, то его минимальная продолжительность определена в ст. 119 Трудового кодекса РФ и не может быть менее трех календарных дней за отработанный календарный год.

В некоторых особых случаях администрация предприятия обязана предоставить отпуск сотруднику и до того, как он отработает шесть месяцев.

В частности, досрочный отпуск предоставляется:

- несовершеннолетнему сотруднику;

- работнику, усыновившему ребенка, которому еще не исполнилось трех месяцев;

- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него.

Досрочный отпуск предоставляется также тем работникам, для которых он предусмотрен законодательством РФ.

Что касается сотрудников, которые работают на вашем предприятии уже не первый год, то они могут взять отпуск в любое время. Именно для того, чтобы пора отпусков не смогла парализовать работу предприятия, на предприятии устанавливается график отпусков. Данный график отпусков на следующий год необходимо составить не позднее 16 декабря. Поэтому администрация предприятия (а если есть - отдел кадров) должна заранее собрать заявления всех работников о планируемом отпуске. Затем уже составляют график отпусков, учитывая эти пожелания. Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков обязана разработать каждая организация. График составляется по форме, которую утвердил Госкомстат России Постановлением от 5 января 2004 г. N 1. Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

После составления графика отпусков с ним нужно ознакомить каждого работника (требование Трудового кодекса РФ). Поэтому рекомендуем сделать в графике специальную графу, в которой сотрудники будут расписываться. При наличии в вашей организации профсоюза график отпусков согласовывается и с его выборным органом. В таком случае профсоюз должен вам выдать документ, который подтверждает согласование, то есть выписку из протокола заседания выборного органа профсоюза.

График отпусков должен быть утвержден руководителем предприятия. Он же может вносить в график изменения. Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ для внесения изменений в данный документ (график) необходимо получить согласие работника.

Помимо того что на предприятии утвержден график отпусков, администрация предприятия обязана предупредить работника о наступлении отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого необходимо оформить приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Работника нужно с этим приказом ознакомить, на приказе он должен расписаться. Подпись работника на приказе будет означать, что он извещен о предстоящем отпуске.

Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании работнику будут начислять отпускные. Напоминаем, что форма данных приказов унифицирована.

Итак, отпуск предоставляется и рассчитывается в большинстве случаев в календарных днях. Отпуск в рабочих днях предоставляется только тем сотрудникам, кто заключил с организацией трудовой договор на срок до двух месяцев. Так сказано в ст. 291 Трудового кодекса РФ.

Для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает удлиненные отпуска. Право на такой отпуск зависит от характера деятельности, условий труда, состояния здоровья работника и других обстоятельств. Так, удлиненные отпуска предоставляют:

- работникам, которым еще не исполнилось 18 лет, - 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ);

- педагогам - от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 Трудового кодекса РФ и Постановление Правительства РФ от 13 сентября 1994 г. N 1052);

- инвалидам - не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ);

- государственным служащим - не менее 30 календарных дней (ст. 18 Федерального закона от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ).

Отпуска, предоставленные в установленном порядке по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, в счет ежегодных отпусков не включаются.

Кроме того, ежегодно может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по заявлению сотрудника. Продолжительность такого отпуска - до 14 календарных дней. Указанный отпуск по желанию сотрудника может быть присоединен к ежегодному отпуску или использован отдельно (полностью либо по частям). Перенос отпуска без сохранения заработной платы на следующий рабочий год не допускается.

Законодательством предусмотрено предоставление учебного отпуска. Такой отпуск предоставляется лицам, обучающимся в профессионально-технических учебных заведениях. Продолжительность отпуска 30 рабочих дней в течение года. При этом за работником сохраняется средняя заработная плата по основному месту работы.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, что во время отпусков, предоставляемых в связи с обучением в вечерних и заочных высших, средних и начальных специальных учебных заведениях, а также в связи с прохождением обучения в общеобразовательных учебных заведениях, независимо от их организационно-правовых форм, если указанные учебные заведения имеют государственную аккредитацию, за работниками сохраняется средняя заработная плата.

Следует отметить, что согласно ст. 177 Трудового кодекса РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. То есть, если сотрудник имеет высшее образование, при получении второго высшего образования (в том числе связанного с получением образования, которое соответствовало бы деятельности, которой занимается сотрудник) учебный отпуск не оплачивается.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса Российской Федерации ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами.

Таким образом, средний заработок работника за период ежегодного отпуска, предоставляемого в календарных днях, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество этих дней. При таком порядке исчисления сохраняется фактический средний заработок работника, производившего по инициативе работодателя работу за пределами установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочную работу).

При определении расчетного периода для расчета среднедневного заработка для расчета отпуска нужно брать 12 полных календарных месяцев, предшествующих отпуску.

Возникает вопрос: должны ли начисляться отпускные при работе по срочному договору? И если да, то каков порядок расчета отпускных. Отметим, что в данной ситуации, если срочный договор заключен на срок более трех месяцев, расчет отпуска ничем не отличается от аналогичного расчета при работе сотрудника по бессрочному договору. Если трудовой договор заключается на срок до двух месяцев, то на основании ст. 291 Трудового кодекса РФ работнику должен предоставляться оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за месяц работы. Компенсация при увольнении за неиспользование этого отпуска происходит исходя из того же расчета (за два рабочих дня). По срочному трудовому договору, заключенному на срок 3 месяца, компенсировать работнику неиспользованный отпуск можно лишь в случае, если соглашением сторон было установлено право работника на получение оплачиваемого отпуска за время работы. В этом случае работнику необходимо было выплатить компенсацию исходя из 7 (28 дн. : 12 мес. x 3 мес.) календарных дней отпуска, полагающихся за 3 месяца работы. Если в трудовом договоре не было определено право работника на оплачиваемый отпуск в течение действия договора, то, соответственно, компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается.

При сезонных работах сотрудники также имеют право на оплачиваемый отпуск. Рассчитывается срок отпуска в соответствии со ст. 295 Трудового кодекса РФ. В соответствии с указанной статьей работникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Нередко сотрудник работает по совместительству (то есть не по трудовой книжке). В данном случае он также имеет право на оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 286 Трудового кодекса РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Иногда продолжительность отпуска при работе по совместительству не совпадает с продолжительностью отпуска, предоставляемого по основному месту работы. В таком случае, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Еще одна разновидность отпусков - отпуск по беременности и родам. Расчет оплаты данного отпуска отличается от всех рассмотренных выше случаев. Отметим, что данный отпуск предоставляется женщинам по их заявлению и в соответствии с медицинским заключением. То есть помимо листка нетрудоспособности (больничного) также нужно получить заявление от сотрудницы. Продолжительность данного отпуска зависит от сложности родов и числа вынашиваемых детей. Так, продолжительность составляет 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере.

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

После рождения ребенка по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Порядок и сроки выплаты пособия по государственному социальному страхованию в период указанного отпуска определяются федеральным законом. (Данные вопросы будут рассмотрены ниже, в разделе "Выплаты по социальному страхованию".)

Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

По заявлению женщины (лиц, указанных выше) во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.

На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев назначения пенсии на льготных условиях).

Работодатель обязан предоставить отпуск и работнику, усыновившему ребенка. Отпуск предоставляется на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работника, усыновившего ребенка (детей), ему предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанный отпуск предоставляются одному из супругов по их усмотрению.

Много вопросов возникает по отпускам при работе у ПБОЮЛ. Согласно ст. 305 Трудового кодекса РФ режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяются по соглашению между работником и работодателем - физическим лицом. При этом продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем установленная Трудовым кодексом.

Помимо основного оплачиваемого отпуска лица, работающие в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска. Так, в соответствии с действующим законодательством лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней.

Общая продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков работающим по совместительству устанавливается на общих основаниях, то есть при работе по совместительству в районах Крайнего Севера сотрудник не имеет права на дополнительный оплачиваемый отпуск у данного работодателя.

Что касается сроков, то дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам по истечении шести месяцев работы у данного работодателя.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска определяется суммированием ежегодного основного и всех дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.

Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается не более чем за два года. При этом общая продолжительность предоставляемого отпуска не должна превышать шести месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно.

Неиспользованная часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая шесть месяцев, присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску на следующий год.

Кроме того, лица определенных профессий имеют право на удлиненный отпуск. В частности, к ним относятся педагогические работники образовательных учреждений. Им предоставляется ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется Правительством РФ. Кроме того, указанные лица имеют право на длительный отпуск не реже чем через каждые 10 лет непрерывной преподавательской работы сроком до одного года, порядок и условия предоставления которого определяются учредителем и (или) уставом данного образовательного учреждения. Порядок и условия предоставления педагогическим работникам образовательных учреждений длительного отпуска сроком до одного года определены в Приказе Минобразования России от 7 декабря 2000 г. N 3570.

В соответствии со ст. 120 Трудового кодекса РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Праздничные дни указаны в ст. 112 Трудового кодекса РФ.

Также при определении продолжительности очередного отпуска необходимо учитывать, что даже в случае, если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня, тем не менее он имеет право на отпуск в размере 28 календарных дней, так как согласно ст. 93 Трудового кодекса РФ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Средний заработок - это размер сохраняемой заработной платы на период отпуска. Средний заработок рассчитывается по календарю пяти- или шестидневной рабочей недели независимо от количества часов работы в день или рабочих дней в неделю.

Расчетным периодом для исчисления среднего заработка являются двенадцать календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующие отпуску. Например, работник решил пойти в отпуск с 10 ноября. Значит, в расчетный период войдут следующие месяцы: с ноября по октябрь.

Как же определить размер среднего заработка, сохраняемого на период отпуска? Если предшествующие отпуску месяцы полностью отработаны, то при расчете среднего заработка необходимо заработную плату за двенадцать месяцев расчетного периода разделить на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

В расчетную базу отпускных включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда независимо от их источника.

При расчете средней заработной платы для расчета отпуска также необходимо учитывать следующее. Когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в течение которого сохранялась средняя зарплата, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок работника для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется аналогично расчету при работе полного рабочего дня.

А если случилось так, что в период, когда некоторые сотрудники находились в очередном отпуске, были повышены оклады? Следует ли производить корректировку среднего заработка для оплаты отпусков работников, ушедших в отпуск? Да, так как корректировка среднего заработка при повышении размеров оплаты труда осуществляется при любом повышении в организации тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения.

При повышении в организации размеров оплаты труда, выплаты, учитываемые в расчетном периоде при исчислении среднего заработка, увеличиваются на коэффициент повышения тарифных ставок, должностных окладов, денежного вознаграждения.

При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) средний заработок работников повышается в следующем порядке:

- если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода;

- если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

- если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) до окончания указанного периода.

Вместе с тем следует учитывать, что средний заработок пересчитывается только при повышении тарифных ставок и окладов в целом по организации, по филиалам или по структурному подразделению. В случае если зарплата повышена только некоторым работникам, это считается индивидуальным изменением должностного оклада. В таком случае средний заработок не корректируется.

При исчислении среднего заработка учитываются премии, начисленные в расчетном периоде:

- ежемесячные - не более одной за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели;

- за периоды работы, превышающие один месяц, - не более одной в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода за одни и те же показатели.

Вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предшествующий календарный год, учитываются при подсчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

В тех случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и вознаграждения учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска исключаются отпускные, больничные, пособия по беременности и родам и т.п. Следует отметить, что исключаются не только сами выплаты, но и дни, за которые они были начислены. Уменьшают расчетный период и те дни, за которые работнику ничего не выплачивалось. Например, это дни отпуска, который сотрудник брал за свой счет.

Кроме того, следует обратить внимание, что, если утвержденной системой оплаты труда какой-то вид премии не предусмотрен, при расчете средней заработной платы он не учитывается. Данной позиции придерживается Минтруд России. Также не включается в расчет средней заработной платы материальная помощь, так как она не является оплатой за труд, кроме того, не прописывается в трудовых договорах и не предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Аналогично, не участвует в расчете среднего заработка оплата проезда, питания и пр.

Учет начислений отпускных в бухгалтерском учете производится на тех же счетах, где и начисления самой заработной платы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда отпуск начисляется "авансом", то есть, например, отпускные начисляются в июне, а в период отпуска входят и дни июля. В подобных случаях сумма начислений рассчитывается за каждый период отдельно и начисляется двумя проводками.

Кроме того, отпускные включаются в базу для исчисления НДФЛ и ЕСН.