10.3. Начисление заработной платы

В зависимости от выполненных работ заработная плата может включаться в состав расходов по обычным видам деятельности в расходы будущих периодов, в состав внеоборотных активов, а также в состав прочих расходов. Кроме того, начисление заработной платы может производиться за счет резервов предстоящих расходов, за счет чистой прибыли организации, за счет средств целевого финансирования.

Расчеты по заработной плате учитываются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". В зависимости от того, куда включаются расходы по начислению заработной платы, такая проводка и отражается в учете.

10.4. Материальная помощь

Организация может оказать материальную помощь своим сотрудникам, бывшим работникам либо другим физическим лицам. В зависимости от того, кому выплачивается материальная помощь и как оформляется, - отражение в учете и налогообложение будет различно.

Материальная помощь оказывается за счет чистой прибыли предприятия.

При оказании материальной помощи возникает несколько вопросов, касающихся как налогообложения лиц, получивших помощь, так и налогообложения организации, оказавшей помощь.

Нередки случаи, когда в соответствии с заключенным коллективным договором материальная помощь оказывается каждому сотруднику, например при уходе в очередной отпуск. Размер материальной помощи в таких случаях обычно оговаривается в трудовом договоре или в коллективном договоре как процент от должностного оклада. Однако сотрудник все же должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой об оказании материальной помощи.

На заявлении сотрудника руководитель ставит резолюцию, например: "Бухгалтерии - оказать материальную помощь в размере 100 процентов от должностного оклада" (процент либо сумма соответственно условиям трудового (коллективного) договора).

Если сумма материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, за период с 1 января по 31 декабря текущего года не превышает 4000 руб., материальная помощь налогом на доходы с физических лиц не облагается.

Сумма материальной помощи, превышающая 4000 руб., включается в доход и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.

Материальная помощь к отпуску может быть оказана сотруднику и при отсутствии коллективного договора или не предусмотренная условиями трудового договора.

При тяжелом материальном положении сотрудник может обратиться в организацию с просьбой оказать ему материальную помощь. Для этого работник должен написать заявление. Форма заявления аналогична приведенной выше.

Сумма материальной помощи, превышающая 4000 руб. (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ), включается в доход и подлежит обложению подоходным налогом на общих основаниях. Материальная помощь, полученная к отпуску, в связи с тяжелым материальным положением, ко дню рождения, к свадьбе и в прочих подобных ситуациях, исчисляется совокупно в течение календарного года. Совокупная сумма материальной помощи, превышающая 4000 руб., подлежит обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.

Расходы по оплате труда являются расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг.

Начисления по заработной плате отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат на производство в корреспонденции с кредитом счета 70.

Сумма начисленной заработной платы формирует базу для начисления налога на доходы физических лиц. Что касается материальной помощи, то согласно п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 руб. в течение календарного года. Поскольку сотрудник получает в текущем году материальную помощь впервые и она не превышает 4000 руб., то данная материальная помощь не подлежит обложению НДФЛ.

Организация (налоговый агент), от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Исчисление НДФЛ с заработной платы производится по налоговой ставке 13% (ст. 224 Налогового кодекса РФ).

Удержание начисленной суммы НДФЛ организация производит непосредственно из доходов налогоплательщика за счет любых денежных средств, выплачиваемых организацией налогоплательщику, при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Удержанная сумма НДФЛ отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Удержание начисленной суммы НДФЛ организация производит непосредственно из доходов налогоплательщика за счет любых денежных средств, выплачиваемых организацией налогоплательщику, при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Удержанная сумма НДФЛ отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Медицинские услуги все чаще бывают платными. При необходимости прохождения лечения сотрудник может обратиться в свою организацию с просьбой оказать ему материальную помощь на лечение.

Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму материальной помощи, выделенную на лечение, не превышающую 4000 руб., при представлении документов, подтверждающих, во-первых, медицинское заключение о необходимости проведения указанного лечения, во-вторых, фактические расходы на приобретение этих медикаментов или проведение лечения. Если лечение проводилось стационарно, то также необходимо иметь копию лицензии лечебного заведения.

Для подтверждения, что оказанная материальная помощь была потрачена на лечение, сотрудник должен представить в бухгалтерию предприятия соответствующие документы - чек об оплате, копию лицензии лечебного учреждения, справку о прохождении лечения. Если лечение проводилось амбулаторно, - чек об оплате лекарственных средств, а также выписку из карты, какие медикаменты назначены лечащим врачом.

Сотрудник может обратиться в организацию с просьбой оказать ему материальную помощь на лечение членов его семьи - супруга, родителей и детей - и оплату стоимости приобретенных для них медикаментов, назначенных им лечащим врачом. Освобождение от налогообложения предоставляется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов.

Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму материальной помощи, выделенную на лечение, не превышающую 4000 руб., при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов или проведение лечения. Сумма материальной помощи, выделенная на лечение родственников, включается в доход получившего материальную помощь.

Также может быть оказана материальная помощь работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

Данный вид материальной помощи, оказанной работодателями работнику, освобожден от налогообложения. Для невключения данного вида в налогооблагаемую базу работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать материальную помощь в связи со смертью члена (членов) его семьи, а также представить копию свидетельства о смерти.

Если в течение календарного года сотруднику была неоднократно оказана материальная помощь на лечение, в том числе как на лечение самого сотрудника, так и на лечение членов его семьи, начисленная материальная помощь по данному основанию (на лечение) суммируется. Освобождение от налогообложения предоставляется на общую сумму, не превышающую 4000 руб.

Не включаются в налогооблагаемую базу суммы единовременной материальной помощи, оказанной работодателями членам семьи умершего работника. Для получения материальной помощи член семьи умершего должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать материальную помощь в связи со смертью сотрудника предприятия и представить копию свидетельства о смерти.

Также не включаются в налогооблагаемую базу суммы единовременной материальной помощи, оказанной работодателями бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, на общую сумму, не превышающую 4000 руб. в течение календарного года.

Материальная помощь может быть оказана на основании как заявления бывшего сотрудника, так и приказа по предприятию.

Итак, решение о начислении материальной помощи принято. Как отразить начисление материальной помощи в бухгалтерском учете? Любая материальная помощь выплачивается за счет собственных средств предприятия, т.е. не относится на себестоимость продукции, работ, услуг.

Начисление материальной помощи сотрудникам предприятия проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- начислена материальная помощь.

Если акционерами или участниками общества было принято решение о расходовании прибыли (по сути, произведено распределение прибыли), то начисление материальной помощи проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 84 "Прибыль предприятия"

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Начисленная материальная помощь может быть выплачена как вместе с заработной платой по единой ведомости, так и отдельно.

В случае выплаты материальной помощи вместе с заработной платой на ее выплату не нужно составлять отдельную ведомость. Если же материальная помощь выплачивается не в сроки выплаты заработной платы и ее получают одновременно три и более человека, то необходимо составить платежную ведомость. В остальных случаях материальная помощь выплачивается по расходному кассовому ордеру.

Выплата материальной помощи сотруднику через кассу предприятия в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит 50 "Касса"

- выплачена материальная помощь работникам предприятия из кассы предприятия.

Начисление материальной помощи бывшим сотрудникам предприятия, а также другим физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с предприятием, проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- начислена материальная помощь бывшим сотрудникам предприятия.

Если акционерами или участниками общества было принято решение о распределении части прибыли на выплату материальной помощи, то начисление материальной помощи бывшим сотрудникам предприятия, а также другим физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с предприятием, проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 84 "Прибыль предприятия"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- начислена материальная помощь бывшим сотрудникам предприятия.

Выплата материальной помощи не сотрудникам предприятия может также производиться по ведомости или по расходному кассовому ордеру.

Выплата материальной помощи через кассу предприятия в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 50 "Касса"

- выплачена материальная помощь лицам, не являющимся работниками предприятия.

Выплата может быть произведена не только через кассу предприятия, но также путем перечисления денег с расчетного счета на лицевой счет в сберкассе.

Проводка в бухгалтерском учете:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 51 "Расчетный счет"

- перечислена материальная помощь с расчетного счета предприятия лицам, не являющимся работниками предприятия.

Если начисляемая материальная помощь подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, то облагаемая часть материальной помощи приплюсовывается к основной зарплате, выплачиваемой данному сотруднику в этой организации, и облагается в общеустановленном порядке по ставке 13%. В учете начисление подоходного налога отражается следующими проводками:

Дебет 70, 76 Кредит 68, субсчет "Расчеты по подоходному налогу",

- удержан НДФЛ с материальной помощи.

Сумма материальной помощи не включается в базу для расчета ЕСН.