4.2. Расчеты с покупателями

4.2.1. Мы продали товар. Как правильно оформить документы

Итак, мы подошли к важному моменту - отгрузке товаров. Какими бухгалтерскими документами должна сопровождаться отгрузка?

В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, документы, форма которых предусмотрена в унифицированных альбомах первичной документации, должны содержать следующий минимум обязательных реквизитов:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Если форма документа не предусмотрена в альбомах унифицированной документации и документ составляется самостоятельно, то он должен содержать следующий перечень реквизитов, установленный п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Следует помнить, что к унифицированным формам первичных бухгалтерских документов относится и товарная накладная. Она должна быть оформлена по форме ТОРГ-12. Но всегда ли при отпуске товара нужно ее оформлять? Нет, оформление выбытия товара по данной форме не сопровождает отгрузку физическому лицу в розницу, т.е. продажу через магазин. В данном случае достаточно оформить покупку с применением кассового аппарата. Если же требуются дополнительные документы, то это может быть товарный чек. Иных документов выписывать нет необходимости. Однако это касается только "розничного" покупателя. При продаже товара юридическому лицу или ИП накладную ТОРГ-12 выписывают в 2-х экземплярах. Кроме того, выписывают счет-фактуру также в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается покупателю, второй остается у продавца. При этом при получении товара покупатель должен расписаться в накладной и поставить печать организации-получателя. В том случае, если представитель покупателя не имеет печати, он должен представить доверенность на право получения товара, которая хранится в бухгалтерии продавца. Что касается счетов-фактур, то их выписывает только продавец - плательщик НДС. Срок выписки счета-фактуры установлен законодательством - в течение 5-ти дней с момента отпуска товара. Что касается срока выписки накладной - то это дата отпуска товара.

А если товарная накладная выписана, но отгрузка не проведена в этот день, нужно ли выписывать новую накладную и аннулировать прежнюю? В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 - это первичный документ (унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132). Она применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. Таким образом, при заполнении формы N ТОРГ-12 дата составления документа продавцом и дата отгрузки товара должны совпадать.

Ну а если мы не отгружали товар, а выполнили работу? Следует оформить акт приемки-сдачи работ.

Ну а если груз везут к покупателю автотранспортом, какие следует оформлять документы?

При перевозке грузов автотранспортом нужно ли составлять и товарно-транспортную накладную (ТТН) по форме N 1-Т, и накладную по форме N ТОРГ-12? Дело в том, что в соответствии с п. 47 Устава автомобильного транспорта РСФСР, утвержденного Постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. N 12, грузоотправитель обязан предоставить перевозчику товарно-транспортную накладную на груз. Ее унифицированная форма, а также Указания по применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т составляет грузоотправитель для каждого получателя отдельно на каждую поездку в четырех экземплярах. Первый экземпляр, подписанный водителем, на которого перевозчиком составлена доверенность, остается у составителя. На основании этого документа списывается товар. Остальные три экземпляра заверяются подписями и печатями отправителя, на них ставит подпись водитель. Второй экземпляр передается получателю, на основании этой накладной он оприходует товар. Третий и четвертый экземпляры должен заверить получатель товара. Один из них служит основанием для расчетов и передается заказчику, другой прилагается к путевому листу для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Что касается товарной накладной ТОРГ-12, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 января 1998 г. N 132, то она является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

Форма N ТОРГ-12 имеет строго определенное назначение - оформление продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации и не является сопроводительным транспортным документом. А вот ТТН выступает не только первичным документом, на основании которого осуществляется списание ценностей у продавца и их оприходование у грузополучателя, но и сопроводительным перевозочным документом.