3.4.3. Как выдать иностранную валюту в подотчет

Работнику, направляемому в заграничную командировку, выдается аванс в иностранной валюте. Сумма аванса рассчитывается исходя из реальных потребностей (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д.). Для выдачи аванса вы можете:

1) снять с текущего валютного счета наличную иностранную валюту;

2) купить дорожный чек в иностранной валюте.

Покупать наличную иностранную валюту (или дорожный чек) для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах запрещено (п. 2 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 (Далее - Положение N 62)). Штраф за данное правонарушение составляет от 40 000 до 50 000 руб. (п. 4 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям и не требует разрешения Банка России (пп. "г" п. 9 ст. 1 Федерального закона "О валютном регулировании и валютном контроле"). Подробнее о валютных операциях смотрите разд. 6.2.

Если на вашем валютном счете нет необходимой суммы иностранной валюты, вы можете дать банку поручение на покупку валюты. В графе "назначение платежа" указывается: "Командировочные расходы". О том, как отразить покупку валюты в бухгалтерском учете, смотрите разд. 6.2.6. Купленная валюта должна быть израсходована в течение семи дней. Если в течение этого срока она не будет использована, вы должны сдать ее в банк.

Расходовать купленную на командировочные расходы иностранную валюту вы можете только на командировочные расходы и только с текущего счета. Расходовать эту валюту на другие цели не допускается.

Чтобы снять или купить иностранную валюту или приобрести чек, вам нужно представить в банк:

1) оригинал и копию заявки (форма и Порядок заполнения такой заявки приведены в Приложении 1 к Положению N 62);

2) приказ о направлении работника в командировку;

3) приказ об установленной в организации норме суточных.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше, чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007, которая является основанием для вывоза наличной иностранной валюты. Форма справки приведена в Приложении 2 к Положению N 62.

Вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Можно также перевести иностранную валюту на счет третьего лица, но в пользу командируемого.

Открыть счет в иностранном банке на имя командируемого работника вы можете только на период его пребывания в командировке. По окончании командировки неиспользованный остаток нужно перевести в российский банк или снять в виде наличности и сдать в кассу.

Если вы выдаете наличную иностранную валюту из кассы, помните, что нельзя выдавать аванс работникам, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Это относится ко всем суммам, которые выдавались подотчетному лицу, в том числе и рублевым суммам. Таким образом, прежде чем послать в командировку сотрудника, нужно провести с ним полные расчеты по ранее выданным подотчетным суммам.

Обычно аванс выдается в валюте страны назначения. Если это редкая неконвертируемая валюта, вы можете выдать работнику свободно конвертируемую валюту (например, доллары США). В смете нужно произвести пересчет редко используемой валюты в свободно конвертируемую.

Рассмотрим на примере порядок пересчета редко используемой валюты в свободно конвертируемую.

Ну а если сотрудник не отчитался по полученным в подотчет денежным средствам? В соответствии с гл. 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в ст. ст. 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

Подотчетные суммы, не возвращенные сотрудниками в установленные сроки, можно удерживать из их заработка (если работники не оспаривают основания и размеры удержания). В таком случае делается запись по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 94. При отражении в учете операций по начислению заработной платы и произведенным удержаниям дебетуется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетом 73.

Однако общий размер всех удержаний не может превышать 50 процентов заработка работника, причитающегося ему к выплате (ст. 138 ТК РФ). Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.

Если по каким-либо причинам удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника невозможно (оспаривание основания или размера удержания работником, его увольнение и т.п.), предприятие должно требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы. В случае отказа суда в данном требовании или если остаток невозвращенных подотчетных сумм взыскать невозможно по причинам, не зависящим от предприятия (например, в связи со смертью подотчетного лица), производится списание ущерба на финансовые результаты его деятельности. В бухгалтерском учете при этом делается проводка:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Следует обратить внимание на ограничение расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами. Центральный банк РФ Указанием ЦБ РФ N 1843-У устанавливает предельный размер таких расчетов по одной сделке в сумме 100 000 руб.

Данное требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальных ценностей должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных сумм может устанавливать только руководитель предприятия.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Остаток по дебету счета 71 указывает на то, что за подотчетным лицом есть задолженность перед предприятием, остаток по кредиту счета 71 - на задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Для учета подотчетных сумм по счету 71 в бухгалтерии ведется журнал-ордер N 7, в котором прослеживается состояние задолженности каждого подотчетного лица.