3.2. Приобретение мобильных телефонов организацией

за наличный расчет

Мобильная связь сегодня настолько же используется, как и стационарная. Удобство мобильной связи неоспоримо. Поэтому все чаще предприятия пользуются услугами мобильной связи в производственных целях. Итак, организация решила приобрести аппараты мобильных телефонов. В таком случае сделку нужно проводить от имени организации. Если мобильный телефон приобретает подотчетное лицо, то ему организация должна выдать доверенность на его покупку и подключение. Согласно Плану счетов суммы, выданные работнику под отчет, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае представления доверенности продавцом и оператором связи выписываются счета-фактуры и накладная на отпуск телефона и оказанные услуги.

3.3. Использование личных аппаратов сотрудников

в служебных интересах

Если у сотрудника уже есть телефон и он согласен использовать его и в служебных целях, это также возможно оформить. Важно отметить, что в таком случае сотруднику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) технического средства, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Важно отметить, что размер возмещения расходов не зафиксирован в законодательстве и определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Указанная оплата сотруднику относится к расходам по заработной плате, но как компенсационная выплата и не подлежит включению в налогооблагаемую базу по ЕСН. Для организации данная выплата является расходом по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Обычно данные расходы будут отражены по дебету счета 26, а если фирма занимается торговой деятельностью, то компенсация, подлежащая выплате сотруднику, будет учитываться по дебету счета 44.

3.4. Командировка. Порядок оформления документов

у малых предприятий

3.4.1. Бухгалтерский учет

Трудно найти фирму, в которой ни разу не случалось командировок. Как правильно оформить командировочные расходы, можно ли их учесть при расчете налога на прибыль, нужно ли удерживать налог на доходы физических лиц, есть ли ограничения по стоимости гостиничных номеров, в которых могут проживать командированные лица, и много других вопросов волнует бухгалтера. Попробуем во всем разобраться. Сразу отметим, что в служебные командировки могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях.

3.4.2. Что такое служебная командировка?

Понятие служебной командировки приведено в Трудовом кодексе РФ. Так, согласно ст. 166 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками. Примером может служить работа машинистов поездов дальнего следования или, например, авиапилотов. В таких случаях работа в пути и является, в некотором смысле, постоянным местом. А какая работа имеет разъездной характер? Одним из самых распространенных примеров может служить работа курьера или распространителя каких-либо товаров. Также не будет признано командировкой направление сотрудника за пределы офиса, если по трудовому договору его основное место работы в офисе. То есть если бухгалтера отправляют в налоговую инспекцию, то это не командировка, а только разъезды, связанные с выполнением своих служебных обязанностей. А вот если сотрудник направляется для выполнения служебного задания в другой населенный пункт и не имеет возможности возвращаться в тот же день домой, то это будет признано служебной командировкой. Здесь, конечно, есть одна сложность. Кто полномочен решать - имеет ли сотрудник возможность вернуться домой в тот же день, когда направлялся для выполнения служебного задания, или нет? В данном случае необходимо руководствоваться в первую очередь здравым смыслом. Если сотрудник направлен на работу за несколько сотен километров от дома, то, очевидно, чтобы вернуться в тот же день у него практически нет возможности. А вот если сотрудник командирован в соседний город, который находится всего-то на расстоянии менее 100 километров, можно ли такую поездку признать командировкой? Для решения этого вопроса нужно определиться по следующим пунктам:

1. За какое примерно время можно выполнить объем работы, которую должен сделать сотрудник.

2. Во сколько сотрудник реально мог добраться к месту выполнения работы. Здесь нужно учитывать не только удаленность населенного пункта, но также и расписание движения общественного транспорта. Если же работник направляется на служебном автомобиле, то, конечно, расписание движения общественного транспорта уже не играет никакой роли.

3. Сможет ли работник вернуться домой в день выполнения служебного задания. Здесь важно определить, во сколько задание может быть реально выполнено. И если сотрудник добирается общественным транспортом, может ли он успеть на соответствующий рейс.

Кроме того, если работу вне основного места нужно выполнить достаточно срочно и расчетное время превышает рабочее время (т.е. организация, где нужно выполнять работу, заканчивает в 18-00, и до этого момента все сделать просто невозможно), есть ли целесообразность возвращаться, чтобы на следующий день вновь проделать путь и практически потерять драгоценное рабочее время? Таким образом, решение вопроса о признании служебной командировкой или разъездной работой в каждом конкретном случае принимает руководство организации, учитывая все обстоятельства, связанные с выполнением указанной работы.

Решить вопрос о том, имеет возможность командированный сотрудник ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, важно решить еще и по той причине, что от этого зависит правомерность выплаты ему суточных.

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.), расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которым учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье; участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады), расходы по которым относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье; другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся, например, поездки работников, связанные с обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения.

Итак, руководство организации приняло решение о том, что сотрудника необходимо направить в служебную командировку. Однако впоследствии такого решения недостаточно для принятия расходов в учете. Для того чтобы избежать проблем в будущем, нужно обязательно оформить командировочное удостоверение, кроме того, желательно оформить приказ о направлении работника в командировку.

Сразу оговоримся, что приказ можно и не издавать, а ограничиться оформлением командировочного удостоверения. Такое мнение высказало Министерство финансов РФ в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158. В этом документе указано, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. По мнению Министерства финансов РФ, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Тем не менее, по мнению автора, издание приказа совершенно не будет лишним. Именно в приказе указываются и срок командировки, и служебное задание, и порядок финансирования данной финансово-хозяйственной операции.

Отметим, что форма приказа о направлении работника (работников) в командировку в настоящее время унифицирована. Таким образом, если на предприятии все-таки оформляют приказ, то он должен быть оформлен по установленной форме. На основании Постановления N 1 при оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.

К оформлению командировочного удостоверения предъявляются достаточно строгие требования. Во-первых, так же, как и другие документы, связанные с командировкой сотрудника, форма командировочного удостоверения унифицирована. При оформлении командировочного удостоверения следует быть довольно внимательным. Так, указанные в командировочном удостоверении личные данные работника (Ф.И.О.) и пункт его назначения должны совпадать с данными проездных документов. В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и прибытии в место постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Кроме того, важно четко сформулировать цель командировки. В зависимости от цели затраты на командировку впоследствии могут включаться в себестоимость (если командировка имела производственный характер); покрываться за счет чистой прибыли предприятия или средств фондов специального назначения (если командировка имела непроизводственный характер); относиться на увеличение стоимости приобретенных основных средств или материально-производственных запасов (если целью командировки было приобретение данного имущества).

Отметим, что порядок документального оформления командировок по территории России и вне ее, различен. Как уже было указано выше, обычно при направлении сотрудника в командировку оформляется командировочное удостоверение. Но если командировка связана с посещением зарубежных стран, то, как правило, командировочные удостоверения не выписываются. Что касается приказа о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебного задания на командировку (форма N Т-10а), то данные документы оформляются в обычном порядке. Ну а командировочное удостоверение выписывать необязательно. Это связано с несколькими причинами. Во-первых, не в любой стране на документы такого уровня ставится печать (очень часто в зарубежных странах основным атрибутом заверения документов является личная подпись бизнесмена, и ее вовсе не заверяют печатью), во-вторых, фактом, подтверждающим пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда, является отметка в паспорте, сделанная на таможне. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Таким образом, время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

Сложнее, если работник командируется в страну с безвизовым режимом. При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом, то есть в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которыми таможенный контроль отменен, отметка в загранпаспорт не проставляется. Но и здесь не стоит сильно беспокоиться, согласно разъяснениям Минфина России организации также вправе не оформлять командировочные удостоверения. Учитывая, что визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, то срок командировки подтверждается приказом руководителя и проездными документами.

Если для руководства предприятия направление работника в зарубежную поездку чуть-чуть упрощено (не следует оформлять командировочное удостоверение), то сотруднику придется потрудиться над составлением авансового отчета более скрупулезно. Все документы, подтверждающие расходы сотрудника за границей, на основании п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, с последующими дополнениями и изменениями, должны быть построчно переведены на русский язык. Если на предприятии нет переводчика или сотрудника, владеющего языком страны пребывания, то следует обратиться в бюро переводов. Учитывая, что данные действия (построчный перевод) необходимо провести до составления авансового отчета, то и оплачивать этот перевод будет сотрудник самостоятельно. В то же время расходы по оплате работы по переводу документов на русский язык будут возмещены сотруднику на основании ст. 168 Трудового кодекса как "иные расходы", связанные с командировкой.

Кроме того, помимо авансового отчета работник в трехдневный срок должен сдать в кассу неиспользованную валюту, выданную в организации накануне командировки. При этом обращаем ваше внимание на сроки возврата наличной иностранной валюты (выданных под отчет дорожных чеков), не использованной во время служебной командировки за пределами Российской Федерации. Очень часто бухгалтер руководствуется п. 6.1 Положения Центробанка России от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для командировочных расходов", в котором предусмотрен десятидневный срок отчета по выданной наличной валюте. Но необходимо помнить, что применение данного пункта указанного Положения распространяется только на сроки сдачи организацией наличной иностранной валюты, неиспользованной во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, в уполномоченный банк. Именно для организации установлен срок - 10 рабочих дней с момента возвращения валюты командируемым лицом в кассу предприятия. Что касается отчета самого командированного, то срок не отличается от командировок в Российской Федерации. В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При оформлении авансового отчета по зарубежной командировке следует учесть следующие особенности. Если сотрудник получал наличные в иностранной валюте и соответственно расходовал ее, то в отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны. Суммы валюты пересчитываются в рубли по официальному курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)). Таким образом, при оформлении авансового отчета не имеет значения курс валюты на дату получения денежных средств. Курс фиксируется практически после того, как все траты уже проведены, а сотрудник отчитался по ним. Ведь даты составления и утверждения авансового отчета могут не совпадать.

При составлении авансового отчета по командировке сотрудник также пишет отчет о командировке, в котором обосновывает характер произведенных расходов в кратком отчете о проделанной в ходе командировки работе с приложением документов, подтверждающих результат работы.

В случае если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше, чем выданный на командировку аванс, то недостающая сумма должна быть выплачена работнику из кассы предприятия по расходному ордеру. Если фактически израсходованная сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан вернуть остаток аванса в кассу предприятия.

Немаловажный вопрос - нормирование расходов на командировки, а точнее, изменения в этом вопросе.

Федеральный закон N 158-ФЗ исключает из текста Налогового кодекса РФ "в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации". Это значит, что с 1 января 2009 г. суточные для целей налогообложения нормироваться не будут. А могут учитываться в том размере, который определен локальным актом организации. Скажем, в приказе директора.

Соответствующие изменения были внесены также и в п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ. В новой редакции не учитываются при налогообложении расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, на оплату рациона питания экипажей морских, речных и воздушных судов сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ.

Напомним, что документы, которые командированный сотрудник прилагает к авансовому отчету, должны быть на русском языке. Если же документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Однако сложности у предприятия при командировании сотрудника за пределы России все же возникают. Основные из них связаны с тем, что предприятию приходится вести учет по наличной валюте. Учитывая, что, как правило, основная часть предприятий не так часто сталкивается с учетом наличной валюты, при зарубежных командировках возникают закономерные трудности.