27. Правила проведения круглых столов.

Круглый стол и дискуссия — одна из форм обсуждения идеи, проблемы, имеющей значение для широких кругов общественности; участниками круглого стола являются авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций. Участие в круглых столах высших руководителей коммерческих компаний, спонсорство их проведения способствуют повышению имиджа и популярности компании. Тема и обсуждаемые вопросы круглого стола планируются и объявляются заранее. Участников круглых столов знакомят с ними приблизительно за 10–14 дней до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает обсуждение более конструктивным и предметным. Число участников обычно не превышает 14–15 человек. Карточки — идентификаторы участника облегчают общение друг с другом, позволяя сделать его более непринужденным и оживленным и снимая некоторые технические барьеры групповой коммуникации.

Работу круглого стола организует и направляет ведущий или модератор, обладающий высоким уровнем коммуникативной компетентности, опытом и навыками ведения подобных мероприятий и хорошо подготовленный по тематике обсуждения. Перед началом обсуждения и выступлений участники коротко представляются всем присутствующим. Как правило, это происходит по порядку занятия участниками мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент для каждого выступающего в соответствии с важностью его выступления. В процессе обсуждения ведущий/модератор следит за соблюдением регламента, тактично предлагая прерваться или, наоборот, выделяя дополнительное время. Особенно важно для успеха мероприятия адекватное и корректное использование модератором соответствующих коммуникативных техник активного слушания, таких как воспроизведение, перефразирование, развитие, резюмирование и пр. В некоторых ситуациях возможно и применение известных психологам техник и приемов нерефлексивного слушания, позволяющего избежать обострения возникших противоречий, смягчить позицию какого-либо участника дискуссии, предупредить возникновение конфликтогенной ситуации. Совершенно необходимо владение ведущим эффективными приемами снятия психоэмоционального напряжения, которые он может отработать предварительно на социально-психологических тренингах общения под руководством опытного специалиста-психолога.

Заканчивая обсуждение, ведущий коротко, в пределах 2–3 мин, делает резюме, подытоживая сказанное, акцентируя нужные моменты обсуждения и выводов участников, а также интерпретируя всю озвученную информацию в желательном ключе, исходя из конечных целей PR-деятельности компании.

28. Мониторинг сми. Медиа-карта.

Работу с прессой может выполнять: 1)пресс-специалист; 2)пресс-бюро; 3)пресс-центр или пресс-служба; 4)служба/специалист PR непосредственно; 5)внештатный работник или внешняя консультативная фирма на договорных условиях.

В крупных организациях пресс-центры чаще являются подразделениями отдела PR. В обычных случаях ответственный за связь с прессой выступает от имени организации, но в особо важных случаях - сам руководитель организации.

Функции пресс-службы:

2. оперативное распространение информации о деятельности организации;

7. организация оперативного взаимодействия компании с СМИ;

1. информационно-аналитическое обеспечение менеджеров и занятых организации по вопросам, которые затрагивают интересы компании;

1. создание информационного банка данных, фонотеки, видеотеки, которые отражают общественно-значимую деятельность организации;

1. организация пресс-конференций, брифингов;

1. оперативный сбор и экспресс-анализ материалов печати, которые имеют отношение к деятельности организации;

1. подготовка интервью должностных лиц организации для СМИ.

К материалам, которые предоставляются прессе относятся пресс-релизы, бэкграундеры, медиа-кит, кейс-история, факт-лист, фото, заявления и т.п.

Работа с радио и телевидением особо актуальна для крупных компаний, центральных государственных структур, политических кампаний. Работа специалиста PR с радио и телевидением предполагает знание аудиторий различных программ, выбор жанра, времени и продолжительности трансляции. Знание особенностей теле- и радио сообщений дает возможность специалисту PR эффективно работать с профессиональными журналистами, а также выполнять их функции при подготовке материалов для трансляции (особенно по каналам внутриорганизационных теле- и радиокоммуникаций.

PR чаще использует публицистический вид сообщений, который отличается документальностью, невымышленностью фактического материала.

Организация может получить более ясную информацию о том, какой портрет ей создается в СМИ, проводя мониторинг (отслеживание) позитивных и негативных упоминаний об организации в СМИ. Однако, этот метод нельзя считать точным тестом отношения аудитории.

Мониторинг СМИ полезен также для анализа и использования опыта других организаций в решении конкретных задач. Истории успеха предшественников, отраженные в СМИ, служат моделью поведения на рынке для остальных компаний.

Медиа-карта - это список СМИ, в котором отражены основные характеристики этого СМИ и характеристики важные для вас и вашей организации. Вот пример медиа-карты, которую я предлагаю вам заполнить, вы можете сами добавить рубрики. Такая карта не только сэкономит вам время, но и еще реально поможет в вашей работе.  Графы для медиакарты: тираж (зона вещания, аудитория), периодичность (объем суточного вещания), день планерки, социальные рубрики, знакомый журналист, редактор, контакты.  Графа “тираж” позволит вам высчитать эффективность каждой вашей публикации в конкретном СМИ. Естественно, чем выше тираж, тем шире охват аудитории. Но очень часто редакции завышают свой тираж, поэтому реальная цифра почти всегда ниже той, которая обозначена официально.