Тема 2.6 Регулирование и контроль в системе менеджмента

Цель лекции:

• ознакомить с основной функцией управления контролем.

Задачи лекции:

• раскрыть суть контроля и его виды;

• показать этапы процесса контроля;

• объяснить влияние контроля на поведение людей;

• выделить характеристики эффективного контроля.

План:

1. Контроль как основная функция управления.

2. Этапы процесса контроля.

3. Поведенческие аспекты контроля.

4. Характеристики эффективного контроля.

5. Информационно-управляющая система.

1. Контроль как основная функция управления.

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, включающий установку стандартов, измерение результатов и корректировку.

Виды контроля:

1. Предварительный.

2. Текущий.

3. Заключительный.

2. Этапы процесса контроля.

Процесс контроля включает следующие этапы:

1. Установление стандартов. Стандарты – конкретные цели, поддающиеся измерению.

2. Сопоставление достигнутых результатов с запланированными стандартами. Деятельность менеджера на этом этапе заключается в следующем:

• Определение масштабов отклонений. Эффективный контроль должен быть экономным, чему соответствует применение принципа исключения (система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандарта).

• Измерение результатов.

• Передача и распространение информации.

• Оценка информации о результатах.

3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из следующих линий поведения:

• Ничего не предпринимать, если сравнение показывает, что цели достигаются.

• Устранить отклонения.

• Пересмотреть стандарты.

3. Поведенческие аспекты контроля.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль оказывает на него сильное и непосредственное влияние, как положительное, так и отрицательное. Негативное влияние:

• Выбор поведения, ориентированного на контроль. Сотрудники знают, какие методы контроля используют руководители, что руководство хочет получить при проверке, и как повлияют результаты проверки на их вознаграждения. Поэтому подчиненные делают только то, что начальство хочет увидеть при проверке.

• Предоставление неверной информации. Чрезмерный контроль может побуждать людей предоставлять неверную информацию.

Рекомендации для преодоления негативного воздействия контроля на поведение сотрудников (Ньюмен):

• устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

• устанавливать двустороннее общение;

• избегать чрезмерного контроля;

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;

• вознаграждать за достижение стандарта.

4. Характеристики эффективного контроля.

• стратегическая направленность;

• ориентация на результаты;

• соответствие контролируемому виду деятельности;

• своевременность;

• гибкость;

• простота;

• экономичность.

5. Информационно-управляющая система.

Для планирования и контроля необходима своевременная, конкретная и точная информация. Для того чтобы обеспечить ей руководство в процессе принятия решений, необходимо создание информационно-управляющей системы (ИУС). ИУС – формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений. Этапы проектирования ИУС:

1. Анализ системы принятия решений: определение всех типов решений, учет потребностей всех уровней управления и каждой функциональной сферы.

2. Анализ информационных требований (аналогично п.1).

3. Агрегирование решений: информация группируется для определенных типов решений.

4. Проектирование процесса обработки информации: разрабатывается система сбора, хранения, передачи и модификации информации.

5. Проектирование и контроль за системой: создание системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации, позволяющей ее модифицировать.

Для повышения эффективности ИУС необходимо:

• участие пользователей в проектировании ИУС;

• обучение пользователей;

• соблюдения соотношения затраты – эффективность;

• отбор нужной информации;

• наличие обслуживающего персонала и проведение тестирования оборудования;

• возможность модернизации системы и данных.

Вывод:

1. Контроль – процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, включающий установку стандартов, измерение результатов и корректировку.

2. Руководители осуществляют следующие виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

3. Процесс контроля включает следующие этапы: установление стандартов, сопоставление достигнутых результатов с запланированными, принятие необходимых корректирующих действий.

4. Контроль оказывает различное влияние на поведение людей.

Литература:

1. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 2004. - Гл.14 «Контроль».

2. Плахова Л.В., Анурина Т.М., Легостаева С.А. и др. Основы менеджмента.–М.:КНОРУС, 2007. – Гл.7, п. 7.8 «Регулирование и контроль в системе менеджмента».