3.1.Документальне оформлення операцій з руху грошових коштів .
Організації обліку і збереження коштів у даний час приділяють велику увагу з боку державних органів у зв'язку з необхідністю регулювання наявної грошової маси в економіці з метою запобігання її невиправданого росту, що може викликати черговий сплеск інфляції. Розроблено надійну нормативну базу, що регулює цю сферу суспільного відтворення. (наведено в Додатку А)
Основними задачами обліку коштів, вважають М.З.Пизенгольц і А.П.Варава є :
забезпечення їхньої схоронності і правильного використання;
строге дотримання встановлених правил ведення касових і банківських операцій;
правильне оформлення руху грошових коштів у документах і регістрах бух обліку [13].
О.О.Данилан у свою чергу до задач обліку коштів відносить:
контроль за наявністю і рухом грошових коштів по місцю збереження;
контроль за використанням коштів по призначенню;
своєчасне одержання відомостей про наявність коштів;
контроль за дотриманням кошторисної і фінансової дисципліни.[11].
Усі підприємства, незалежно від форм власності і виду діяльності зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Ефективність функціонування економіки в цілому і кожнім окремому підприємстві значною мірою залежить від організації розрахунків
Рух готівки і безготівкових платіжних коштів взаємозалежні. Однак у сукупному грошовому обігу переважають безготівкові розрахунки, оскільки вони мають ряд переваг над наявними. Ці переваги виявляються насамперед у прискоренні розрахунків, в економії витрат, зв'язаних з перевезенням готівки, її обліком і схоронністю. Використання безготівкових розрахунків зменшує потребу в обороті грошових знаків держави. Крім того, при безготівкових розрахунках грошова маса акумулюється на розрахункових рахунках у банках, де створюються умови для контролю за їхнім цільовим використанням.
Безготівкові розрахунки не обмежуються лише банківськими операціями. У грошовому обігу можуть мати місце взаємні розрахунки. Такі розрахунки, як правило, здійснюються поза банками.
Безготівкові розрахунки між підприємствами здійснюються в національній валюті України через банк перерахуванням засобів з рахунка платника на рахунок одержувача.
Отже, грошові надходження підприємства відіграють значну роль у процесі кругообігу засобів. Відшкодовуючи авансовані у виробництво вкладення, формуючи доходи і фонди грошового обігу, вони створюють економічні умови для нового циклу виробництва і реалізації продукції, удосконалення і розширення виробництва.
Для відкриття поточних рахунків підприємства подають установам банків такі документи: заяву на відкриття рахунка, підписану керівником та головним бухгалтером; копію свідоцтва (засвідчену нотаріально) про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади або іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію; копію статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом реєстрації. Копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік; картку зі зразками підписів осіб, яким надано право розпорядження рахунком та підпису розрахункових документів зі зразком відбитка печатки підприємства; копію документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України, засвідчену нотаріально або органом, що видав відповідний документ.
За часів переходу до ринкових відносин організація безготівкових розрахунків повинна активно сприяти вирішенню таких завдань:
удосконалення комерційного розрахунку на підприємстві;
підвищення відповідальності підприємств за своєчасне і в повному обсязі здійснення платежів за всіма зобов'язаннями;
зміцнення договірної дисципліни;
прискорення обороту оборотних коштів
Правові основи організації безготівкових розрахунків у господарському обороті регламентуються законодавчими, інструктивними документами. Національний банк України виступає як методичний центр з розробки форм і засобів розрахунків у народному господарстві, правил документообігу, організації банківського контролю за проведенням розрахунків.
Загальні принципи організації безготівкових розрахунків, їх форми, стандарти документів і документообігу, що застосовуються в господарському обороті, регламентуються Інструкцією 492 «Про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах», затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003р. Інструкція визначає порядок відкриття, переоформлення та закриття поточних, депозитних (вкладних), рахунків у національній та іноземній валюті України.
Загальні принципи організації безготівкових розрахунків у національній валюті України, їх форми, зразки первинних документів та порядок їх обігу визначає «Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», затверджена постановою правління НБУ від 21.01.2004р. №22. Фінансовим посередником у безготівкових розрахунках, виступає банк, що надає послуги своїм клієнтам-підприємствам.
На відкриття й обслуговування банківського рахунка складаються договори.
Для полегшення обліку грошових коштів на рахунках в банках можемо запропонувати використання корпоративної банківської платіжної картки (КБПК), при цьому слід відкрити картрахунок як у гривнях так і в інвалюті (для закордонних відряджень). Підприємство, застосувавши КБПК, помітно заощаджуватиме сили і час при проведенні розрахунків.
При здійсненні безготівкових розрахунків можуть застосовуватися акредитивна, інкасова, вексельна форми розрахунків, а також форми за розрахунковими чеками, причому клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти (платіжне доручення, платіжна вимога, рахунковий чек, акредитив) і вказують їх під час укладення договорів.
Види банківських рахунків |
Безготівкові розрахунки на ДП «НВО «ПХЗ» здійснюються за типовими банківськими документами на паперових носіях або в електронному вигляді. Передбачені наступні банківські документи, які визначають форму безготівкових розрахунків: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, акредитиви, розрахункові чеки.
Платіжне доручення — це банківський документ, який виписується власником рахунка платника і містить розпорядження обслуговуючому банку про перерахування зазначеної суми на рахунок одержувача. У документі зазначаються реквізити платника: назва, ідентифікаційний номер, номер поточного рахунка, код (МФО) банку, а також аналогічні реквізити одержувача, сума (числом і буквами) та код і призначення платежу. Платіжними дорученнями оформлюються всі розрахунки з нетоварних операціях і більшості товарних .
Платіжне доручення приймається банком для виконання протягом десяти календарних днів із дня оформлення. Банк приймає до виконання платіжне доручення тільки в разі наявності коштів на поточному рахунку (якщо інше не передбачено договором із банком). Виняток становлять платежі, пов’язані з оплатою праці (рис.3.2.).
Платник
(покупець)
Одержувач
коштів (постачальник)
Банк
платника
Одержувач
коштів (постачальник)
Рисунок - 3.2. Документообіг при розрахунках платіжними дорученнями
Розрахунки платіжними дорученнями мають ряд позитивних сторін у порівнянні з іншими формами розрахунків, а саме:
відносно простий і швидкий документообіг;
прискорення руху коштів;
можливість використання даної форми розрахунків за нетоварних платежів.
Платіжні вимоги-доручення застосовуються в разі оплати підрядчикам виконаних будівельних і ремонтних робіт, а також і деяких поставках. Включає цей документ дві частини: платіжну вимогу, яка заповнюється одержувачем коштів, потім платіжне доручення, яке заповнюється платником. Це комбінований документ, який передається платнику під час відвантаження продукції або виконанні роботи, послуги. Потім платник заповнює доручення на списання вказаної суми з його поточного рахунка.
Якщо для повної сплати не вистачає коштів на поточному рахунку, в міру їх надходження виписуються платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги.
Платіжні вимоги, як банківський документ, застосовуються в разі здійснення примусового списання (стягнення) коштів. Цим документом оформлюються примусові стягнення боргу на користь казначейства на підставі виконавчого документа, на підставі рішення податкового органу або арбітражного суду. До платіжної вимоги при цьому додається відповідне рішення, а банк приймає вимогу незалежно від наявності залишку для сплати на поточному рахунку. Часткова оплата оформлюється меморіальним ордером.
Акредитив – це форма розрахунків, при якій банк-емітент за дорученням свого клієнта (заявника акредитива) зобов'язаний:
виконати платіж третій особі (бенефіціару) за поставлені товари, виконані роботи чи надані послуги;
надати повноваження іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.
Умови та порядок проведення акредитивної форми розрахунків передбачаються у договорі між юридичною особою, на користь якої виставлено акредитив (бенефіціаром), і платником, який звернувся в банк, що його обслуговує, для відкриття акредитива (заявником акредитива).
Бухгалтер при отриманні виписки здійснює наступні операції, які називаються бухгалтерським терміном – контирування виписки:
виписка нумерується;
перевіряється наявність виправдовуючих розрахункових документів, на підставі яких зараховані або списані кошти;
перевіряється відповідність сум у виписці із сумами виправдовуючих документів на перерахування чи зарахування коштів;
проставляється кореспонденція рахунків відповідно до проведених операціям.
Загальні положення про розрахунки із застосуванням чеків викладені в статтях 1102-1103 ГКУ й укладаються в наступному:
видача чека не погашає грошові зобов'язання, у виконання яких він виданий;
відкликання чека до закінчення терміну для його пред'явлення не допускається;
чек підлягає оплаті (погашенню) платником за умови пред'явлення його в строк, установлений банківськими правилами.
Чекова форма розрахунків має певні переваги перед іншими формами. Це, передовсім, відносна швидкість розрахунків і надходження коштів на рахунок постачальника, що сприяє зменшенню дебіторської заборгованості. Принциповими недоліками такої форми розрахунків є недостатня гарантія платежу, оскільки на рахунку чекодавця може не бути потрібних коштів; неможливість розрахунків чеками на велику суму; складність оформлення чека.
Вексель – це цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов'язання векселедавця сплатити після настання терміну певну суму грошей власникові векселя (векселедержателю).
Вексель допомагає прискорити реалізацію товарів і збільшує швидкість руху обігових коштів. Вексель – це вид кредитних грошей.
Векселі бувають двох видів:
звичайний, простий (соло-вексель);
переказний (тратта).
Етапи і порядок загального ведення обліку коштів на поточному рахунку наведено на рис.3.3.
При здійсненні розрахунків ДП «НВО «ПЗ» застосовує систему «клієнт - банк», яка забезпечує передачу повідомлень між ДП «НВО «ПЗ» та банком протягом дня.
При здійсненні розрахунків ДП «НВО «ПЗ» застосовує систему «клієнт - банк», яка забезпечує передачу повідомлень між ДП «НВО «ПЗ» та банком протягом дня.