Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Кассовые документы регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3). Причем, без применения автоматизации, регистрируются бухгалтером до того, как будут переданы в кассу. Журнал ведет бухгалтер.
В системе 1С:Бухгалтерия Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Касса > Журнал регистрации кассовых документов) реализован в виде отчета.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
В форме отчета есть две вкладки. На одной (Журнал документов) формируется журнал документов, на второй (Обложка) сформирована обложка Журнала.
Учет расчетов с подотчетными лицами Общие положения
Для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
План счетов: Счет 71, субсчета, субконто
К этому счету по умолчанию открыто два субсчета - 71.01, по которому учитываются операции в рублях, и 71.21 для учета операций в валюте. По счету 71 и его субсчетам аналитический учет ведется в разрезе сотрудников организации.
Подотчетное лицо - это сотрудник организации, который получил деньги на какие-то нужды. Это могут быть средства на командировочные расходы (один из наиболее частых поводов выдачи подотчетных сумм), деньги для приобретения товаров или материалов.
Выдача денежных средств подотчет
Выдача подотчетных денежных сумм выполняется с помощью РКО. Помимо РКО денежные средства могут быть переведены подотчетному лицу с помощью платежного поручения или платежного ордера.
Выполнила команду Касса > Расходный кассовый ордер, в появившейся форме списка расходных кассовых ордеров нажала на кнопку Добавить, выбрала вид документа Выдача денежных средств подотчетнику.
Выдача денежных средств подотчетному лицу по РКО
Заполнить документ достаточно просто. Нужно лишь ввести сумму выдаваемых денежных средств в поле Сумма, выбрать во вкладке Реквизиты платежа подотчетника, которому выдаются деньги (поле Подотчетник).
Проводки, сформированные РКО
Здесь выполнена запись по дебету счета 71 и по кредиту счета 50.
Выписка РКО для выплаты денег подотчетному лицу ничем особенным не выделяется. Самое интересное начинается тогда, когда подотчетник возвращается в организацию с рассказом о том, как он потратил подотчетную сумму. Этот рассказ, подкрепленный оправдательными документами, называется авансовым отчетом.
Результат распоряжения подотчетной суммой: авансовый отчет
Подотчетные суммы выдаются на определенные цели, и когда выполнение этих целей будет подтверждено соответствующими документами, средства списываются с дебета счета 71. Например, если денежные средства выдавались на командировку, связанную с деятельностью организации (предположим, для выполнения договоренностей по заключенным договорам.) - средства со счета 71 можно списать на счет 26. Если подотчетное лицо занималось закупкой материалов - логично будет отнести эти расходы на счет 10. Расходы можно учесть и на счете 97 "Расходы будущих периодов" в том случае, если командировка была связана с заключением договоров. Учтенные на счете 97 расходы будут приняты к учету лишь тогда, когда наступит учетный период, к которому относится заключенный договор.
Авансовые отчеты подотчетных лиц вводятся в систему документом, который так и называется - Авансовый отчет. Его можно найти по адресу Касса > Авансовый отчет.
Форма документа Авансовый отчет
Порядок заполнения документа:
Заполнение реквизитов шапки документа выглядит достаточно очевидным. Единственное, на что следует сейчас обратить внимание - это реквизит Склад. Он нужен в том случае, если подотчетное лицо занималось покупкой ТМЦ, которые, в итоге попали на склад, заданный данным реквизитом.
Документ имеет несколько табличных частей. Вкладка Оплата содержит сведения об оплатах поставщикам, которые не связаны с приобретением товаро-материальных ценностей.
После проведения документ формирует необходимые проводки. В частности, делаются записи по дебету счетов, на которые относят расходы и по кредиту счета 71.
Результат проведения документа Авансовый отчет
Сотрудник остался должен организации 4 000 рублей. Для того, чтобы погасить задолженность, он может внести их в кассу организации. Оформила ПКО на сумму 4 000 руб. Задала тип ПКО как Возврат денежных средств подотчетником и соответствующим образом заполнила документ.
Возврат денежных средств подотчетным лицом
Теперь сформировала отчет по счету 71 для того, чтобы проверить состояние расчетов с подотчетным лицом. Для этого выполнила команду Отчеты > Анализ счета. В появившемся окне отчета установила диапазон дат, за который я хочу получить отчет, выбрала счет, по которому хочу формировать отчет (71.01), указала организацию (Пирамида). Я хотела бы получить отчет в разрезе отдельных сотрудников, которым выдавался аванс.
Для этого нажала на кнопку Настройка, которая находится в панели инструментов отчета, в появившемся окне перешла на вкладку Детализация счета, и там, в табличном поле По субконто, добавила новый элемент - Работники организаций. Нажала ОК в окне настроек и, перейдя в основное окно отчета, нажала на кнопку Сформировать.
Отчет Анализ счета
