17.3.2. Забезпечувальна складова автоматизованої інформаційної системи

Для реалізації функціональної частини автоматизованої інформаційної сис­теми потрібні відповідні ресурси, які створюються забезпечувальною части­ною. У складі забезпечувальної частини АІС виділяють окремі забезпечувальні підсистеми, кожна з яких об’єднує певний вид ресурсів, а також умови їх орга­нізації. Ці підсистеми охоплюють типовий набір ресурсів, необхідних для функ­ціонування АІС, тому їх перелік є практично однаковим для різних АІС.

До складу забезпечувальної частини АІС казначейства належать такі підсис­теми: інформаційна, технічна, програмна, математична, правова, лінгвістична, ергономічна, технологічна, організаційно-методична.

17.3.2.1. Інформаційне забезпечення

Інформаційне забезпечення – це сукупність методів і засобів створення єдиного інформаційного фонду, систематизація та уніфікація показників і доку­ментів, розробка засобів формалізованого опису даних. Інформаційне забезпе­чення є найважливішим елементом автоматизованої інформаційної системи, що наповнює управлінські задачі конкретним змістом. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і ефектив­ність прийнятих управлінських рішень.

Для функціональних підсистем АІС інформаційне забезпечення є сукупністю інформаційних ресурсів, а також засобів їх опрацювання, зокрема, структуризації і систематизації інформації про об’єкт управління, що включає:

• єдину систему класифікації та кодування техніко-економічних показників діяльності суб’єкта управління;

• уніфіковані системи документації та раціоналізації документообігу;

• методичні й інструктивні матеріали для ведення документів;

• масиви інформації, що використовуються для розв’язання функціональних задач управління.

Систему класифікації та кодування інформації утворює сукупність класи­фікаторів – документів, що містять опис класифікаційних угрупувань, кодових позначень і найменувань об’єктів. На основі системи класифікації та кодування розробляються кодові позначення об’єкта, які використовуються для автомати­зо­­ваного впорядкування та пошуку об’єкта, а також для розрахунку значень показ­ників у розрізі заданої ознаки. Наприклад, операції з опрацювання даних, пов’язаних з рухом бюджетних коштів класифікуються за різними ознаками: вид податку і характеристика платежу, призначення платежу й реквізити плат­ника, територіальні й відомчі ознаки тощо. Таким чином, кодування забезпечує унікальну ідентифікацію об’єктів, яка в сукупності з прийнятою схемою класи­фікації визначає суть об’єкта.

Уніфікована системи документації містить уніфіковані типові (стандартні) форми документів (формуляри-зразки), рекомендовані для використання в АІС за функціями управління конкретних об’єктів.

До складу методичних та інструктивних матеріалів для ведення документів входять інструкції щодо: заповнення документів даними і контролю їх віро­гідності; використання кодових позначень; підготовки документів до введення в ЕОМ; приймання і реєстрація документів; коректування інформації в доку­ментах; архівування, збереження і знищення документів.

Розробка та структурна побудова інформаційного забезпечення значною мірою залежить від задач, що розв’язуються, складу функцій управління, засобів перетворення інформації, форм подання даних тощо. У процесі розробки інфор­­маційного забезпечення слід визначити: склад інформації, необхідної для розв’я­зання комплексу задач; структуру інформації та правила формування показників і документів; характеристики інформації (корисність, своєчасність, вірогідність тощо); способи перетворення інформації.

Основою інформаційного забезпечення є інформаційна база (ІБ) –сукупність упорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні автомати­зо­ваної інформаційної системи. За складом і змістом вона має відповідати ви­могам тих задач, які розв’язуються на її основі.

За сферою функціонування виділяють позамашинну і внутрімашинну ін­формаційну базу.

До позамашинної належить та частина інформаційної бази (повідомлення, сигнали, документи), яка сприймається людиною без застосування засобів обчис­лювальної техніки. Основним носієм інформації у позамашинному середовищі є документи, які поділяються на вхідні (первинні) та вихідні (похідні).

Вхідні документи містять первинну необроблену інформацію, і поділя­ються на:

• нормативно-довідкові, що містять регламентуючі норми та нормативи, харак­теристики об’єктів, які тривалий час використовуються в розрахунках без змін – довідники, класифікатори, договори тощо. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів нормативно-довідкової інформа­ції (НДІ), які утворюють нормативно-довідковий фонд АІС;

• оперативні документи містять інформацію, що відображає поточний стан об’єкта управління – платіжні документи, підтверджуючі документи (наклад­ні, акти виконаних робіт) тощо. Інформація цих документів служить для вве­дення оперативних даних в ЕОМ.

Вихідні документи формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів нормативно-довідкової інформації та містять інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень на різних рівнях управління об’єктом. В органах казначейства вихідні документи передаються по електрон­ній пошті у формі повідомлень стандартного формату й роздруковуються у місці приймання повідомлень. Вони мають відповідати своєму призначенню, відповідному формату, періодичності складання, певній послідовності розташу­вання реквізитів.

До внутрімашинної належить та частина інформаційної бази, яка фіксується на машинних носіях. Основним її завданням є адекватне відображення об’єкта управління в пам’яті ЕОМ і забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Сукупність взаємопов’язаних масивів інформації у внутрімашинній інфор­маційній базі складає інформаційний фонд (ІФ) АІС. Він відображає стан об’єкта управління і є машинною пам’яттю системи. Створюється інформаційний фонд з метою інфор­маційно-довідкового обслуговування управлінського персоналу, яке реалізується у формі обробки запитів.

Склад і структура інформаційного фонду залежать від інформаційних харак­теристик і складу функціональних задач, а також можливостей системи управ­ління базами даних і персональних ЕОМ, які застосовуються. Єдиний інформа­ційний фонд АІС складається із сукупності взаємопов’язаних файлів:

• перша частина яких створюється на основі інформації вхідних документів з позамашинної інформаційної бази;

• друга формується у процесі розв’язування задач управління у внутрімашинній інформаційній базі;

• третя передається по каналах зв’язку із зовнішніх АІС.

Найефективнішою вважається організація інформаційного фонду на основі взаємопов’язаних файлів у вигляді бази даних (БД) – інтегрованої сукупності даних, на основі яких розв’язуються задачі управління. Автоматизоване форму­вання інформації дозволяє оперативно її поновлювати і виключає можливість дублювання даних. В основу організації баз даних АІС має бути покладено прин­цип єдності, що передбачає зберігання у базі даних інформації, накопиченої всіма службами, і забезпечує доступ до всієї інформації різних користувачів.

Спільна база даних дозволяє здійснювати обмін інформацією між різними користувачами, оперативно реагувати на зміну даних про об’єкт управління. Інформація у базі даних має бути впорядкована за рівнями управління у ви­гляді сценарію, в якому містяться дані про орган управління, об’єкт управління, мету та завдання його діяльності, наявні ресурси.

Організація баз даних багато в чому визначає рівень розвитку АІС і без­посередньо впливає на рівень інформаційної оснащеності АРМів управлінських працівників. В АРМах управлінських працівників різних рівнів база даних ведеться ними самими відповідно до заданого сценарію. Операції з обробки даних виконуються на АРМах засобами персональних ЕОМ. Підготовка й прийняття управлінських рішень, аналіз поточної та перспективної ситуацій здійснюються через спільну ЕОМ.

Для формування і ведення бази даних використовують потужну систему управління базами даних (СУБД), що надає засоби для обробки інформації (пошук, сортування даних тощо). Вона є універсальним прикладним програм­ним засобом, призначеним для організації та ведення взаємопов’язаних даних, забезпечення доступу до них й інтеграцію даних, підтримання цілісності та співставимості даних, їх захисту від збоїв і несанкціонованого доступу.

Застосування СУБД дає змогу забезпечити базу даних необхідними власти­­востями, модифікувати дані, не порушуючи їх цілісність. Через те, що всі прог­рами з обробки інформації звертаються до баз даних через стандартний прог­рамний інфтерфейс (систему уніфікованих зв’язків і сигналів, за допомогою яких пристрої обчислювальної системи з’єднуються один з одним) СУБД, прог­рами, складені різними програмістами у різний час, є сумісними. СУБД, через закладені в неї режими функціонування об’єкта, дозволяє користувачеві при виникненні проблемної ситуації у процесі прийняття управлінських рішень опе­ра­­тивно звернутися до бази даних АРМів різних рівнів, а також до централізо­ваної бази даних.