17.6.2. Механізм обслуговування бюджетів за видатками в ас “Казна-Видатки”

Виділення асигнувань та перерахування бюджетних коштів у системі казна­чейства передбачає організацію роботи зі здійснення видатків:

1. у Державній казначейській службі України (на центральному рівні);

2. у територіальних органах казначейства.

Тому автоматизована система казначейського обслуговування бюджетів за видатками АС “Казна-Видатки” складається з двох підсистем, кожна з яких застосовується для різних рівнів казначейської системи:

• АС “Казна-ВЦ” експлуатується на центральному рівні Каз­начейства України;

• АС “Казна-В” – на рівні регіонів (АР Крим, областях, містах Києві і Севастополі).

АС “Казна-ВЦ” є єдиною автоматизованою системою планування, обліку й аналізу витрат державного і місцевих бюджетів на центральному рівні. Каз­начейське обслуговування видаткової частин бюджетів у системі проводиться відповідно до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 1407 від 24.12.2012 р., та Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 938 від 23.08.2012 р.

Згідно з цими документами запорукою якісного та безперебійного обслугову­вання бюджетів за видатками органами казначейства є правильно сформована мережа установ на організацій. Таким чином першим елементом підсистеми введення та опрацювання даних є формування мережі установ та організацій.

Механізм формування бази даних мережі розпорядників коштів в основному є ідентичним для обох видів бюджетів. Головні розпорядники та розпорядники коштів державного та місцевих бюджетів нижчого рівня не пізніше ніж за 15 днів до початку бюджетного року подають на паперових і електронних носіях до органу казначейства за місцезнаходженням дані про розташування мережі установ та організацій. Органи казначейства перевіряють отриману інформацію на відповідність встановленим вимогам щодо складання мережі даним Єдиного реєстру розпорядників та одержувачів бюджетних коштів і вносять до єдиної бази даних мережі розпорядників бюджетних коштів. При формуванні мережі розпорядників коштів місцевих бюджетів її в обов’язковому порядку необхідно погодити з відповідним фінансовим органом.

Слід зазначити, що програмне забезпечення автоматизованої системи “Казна-Видатки” побудоване таким чином, що введення даних можна здійсню­вати шляхом імпорту із зовнішніх баз даних або у ручному режимі.

Введення інформації про бюджетну установу в мережу у річному режимі відбувається за наступною схемою:

З і схеми видно, що на першому етапі введення установи до мережі відбува­ється вибір бюджету, відомства та обласного органу казначейства згідно із кодами класифікатора нормативно-довідкової інформації. Саме від цих першочергових параметрів залежить правильність формування даних сто­совно бюджету, з якого буде отримувати кошти установа, до якого відомства належить і в якому регіональному управлінні буде сформовано інформаційну базу про дану установу.

На другому етапі відбувається введення даних, що ідентифікують саме ту установу, яка буде обслуговуватись у відповідному органі каз­начейства. Вибір коду податкової інспекції, в якій зареєстрована установа, не­обхідний для того, щоб не було розбіжностей про відкриті установі рахунки між даними органу казначейства та податкового органу. Адже кожна установа, якій відкрито рахунок у головному управлінні казначейства має у триденний термін зареєструвати його у податковому органі. Такий контроль проводиться з метою дотримання вимог співставлення інформації казначейства та загальнодержавної інформації.

Порядок введення бюджетної установи в мережу із зовнішніх баз даних є аналогічним введенню даних у ручному режимі. Однак імпорт інформації із зовнішніх баз даних здійснюється автоматично за менший проміжок часу. Такий режим є більш ефективним і підвищує продуктивність праці працівників системи казначейства. Але тут необхідно враховувати фактор зов­нішнього впливу – наявність комп’ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення у розпорядників бюджетних коштів.??

Мережа розпорядників коштів державного бюджету, які обслуговуються в управлінні казначейства формується на обласному рівні, тому працівники управління не витрачають багато часу на її формування.?? До функцій управління належить введення в систему мережі розпорядників коштів місцевого бюджету.

Для введення мережі використовується ручний режим уведення, оскільки дані про мережу розпорядників коштів місцевого бюджету надаються фінан­совим управлінням тільки на паперових носіях.?? Ручний режим уведення даних про мережу розпорядників коштів місцевого бюджету сповільнює початок про­ведення операцій щодо обслуговування бюджетів за видатками у новому бюд­жетному році. У середньому, затрати часу на автоматичне введення інформації про мережу до системи складають близько тридцяти хвилин.?? Тоді як на ручний режим уведення установ до мережі працівниками управлінь затрачається біля трьох дні. Таким чином автоматичний режим уведення є більш ефективним.

З переведенням місцевих бюджетів за видатками на казначейське обслу­говування та зростання кількості клієнтів АС “Казна-Видатки”, динамічними змінами законодавства і нормативної документації нагальною стала потреба створення (чи вдосконалення??) інформаційно-довідкової системи казначейства, яка організаційно і технічно повинна бути вирішена на базі цього комплексу. Створення такої системи розширить можливості казначейства щодо надання користувачам сис­теми різних інформаційних послуг і консультацій з питань обслуговування бюд­жетів, дозволяють підтримувати в актуальному режимі мережу бюджетних організацій з розбивкою по рівнях розпорядників бюджетних коштів. ??

Наступним елементом підсистеми введення й опрацювання даних є від­криття рахунків розпорядникам, одержувачам бюджетних коштів та іншим клієнтам казначейства

Відкриті розпорядникам та одержувачам бюджетних коштів рахунки в авто­ма­тизованій системі “Казна-Видатки” кодуються за схемою, визна­че­ною Інструкцією про відкриття аналітичних рахунків для обліку операцій по вико­нанню бюджетів в системі Державного казначейства, затвердженої наказом Дер­жавного казначейства України №119 від 28.11.2000 р. зі змінами і доповненнями.

Для кодування рахунків використовуються аналітичні параметри, перелік яких може змінюватись та доповнюватись залежно від запиту системи. Рахунки розпорядників та одержувачів бюджетних коштів мають чотирнадцять знаків і відкриваються за схемою, визначеною Інструкцією.

Слід відмітити, що всі рахунки, які відкриваються в автоматизованій сис­темі “Казна-Видатки”, можна поділити на грошові та негрошові. Грошові рахун­ки передбачені для обліку власне грошових потоків (рахунки третього класу). Негрошові рахунки передбачені для: 1) ведення позабалансового обліку – ра­хун­ки дев’ятого класу; 2) бюджетного обліку, тобто обліку доходів і видатків – рахунки шостого та сьомого класів відповідно; 3) управлінського обліку, тобто для обліку коштів, одержаних і переданих з центрального рівня, базових областей та з одного бюджету до іншого – рахунки 8 класу.

Такий порядок відкриття рахунків є позитивним моментом автоматизованої системи “Казна-Видатки”, оскільки вона є системою трансакцій і при відобра­женні змін на грошових рахунках обов’язковим є відображення змін на негрошових рахунках. А це, у свою чергу, забезпечує ефективність ведення бух­галтерського обліку касового виконання видаткової частини бюджетів.

Р озглянемо схему відкриття рахунків розпорядникам коштів за коштами загального фонду бюджету (рис. 17.8).

Як бачимо, система для відкриття рахунку пропонує вибрати: бюджет, фонд коштів, функцію, регіон, та податковий орган, у якому зареєстрована дана уста­нова. За цими відомостями система перевіряє наявність такої установи в мережі, а також забезпечує правильність відображення інформації про рух коштів та негрошового інформаційного потоку на рахунках даної установи у звітності саме цього органу казначейства.

Схема відкриття рахунків за іншими коштами державного та місцевих бюд­жетів є аналогічною схемі відкриття рахунків за коштами загального фонду бюджетів. Відмінність полягає у тому, що не відкриваються балансові рахунки за помісячним розписом асигнувань, оскільки органи казначейства не здійснюють облік помісячного розпису за іншими коштами спеціального фонду бюджетів.??

Позитивним моментом при відкритті рахунків в автоматизованій системі “Казна-Видатки” є можливість відкриття такого ж рахунку в програмному комп­лексі “Барс Міленіум”, призначеному для обліку дохідної частини бюджетів. Заключним етапом відкриття бюджетного рахунку розпорядника коштів бюд­жету в системі “Казна-Видатки” є відправлення запиту про відкриття рахунку в “Барс Міленіум”. Тільки після підтвердження відкриття рахунку в “Барс Міленіум” рахунок вважається відкритим у “Казна-Видатки”. Це забезпечує можливість співставлення інформації про стан грошового потоку в казначейській системі. Крім того, це служить для перевірки помилок, які можуть виник­нути при руху грошового потоку в обліковій системі казначейства за допомогою звір­ки залишків між автоматизованою системою “Казна-Видатки ” та ”Клієнт-банк”.

Наступним елементом підсистеми опрацювання даних є введення планових показників за кошторисними призначеннями, планом асигнувань, бюджетними призначеннями та бюджетним призначеннями за помісячним розписом. Введен­ня затверджених кошторисів, планів асигнувань, розпису та помісячного розпису відбувається лише один раз, всі наступні зміни вводяться як довідки про зміни.

Після введення даних кошторису, плану асигнувань, розпису та помісячного розпису система автоматично відображає показники за балансовими рахунками затверджених та поточних планових показників, а також асигнувань на взяття зобов’язань. Тобто система відразу здійснює бухгалтерські проведення за плановими показниками.

Введення зобов’язань та фінансових зобов’язань відбувається згідно з вимогами наказу Державного казначейства України №136 від 09.08.2004 р. “Про затвердження порядку обліку зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах Дер­жав­­­­ного казначейства”. При реєстрації зобов’язань система здійснює бухгалтерські проведення за дебе­том рахунків обліку асигнувань на взяття зобов’язань та за кредитом рахунків обліку прийнятих зобов’язань. Реєстрація фінансових зобов’язань відбувається відповідно до вимог Порядку за умови наявності зареєстрованих в обліку органів казначейства зобов’язань.

Далі, відповідно до порядку обслуговування бюджетів за видатками сис­тема дозволяє проводити операції з фінансування видатків розпорядників коштів після введення всіх необхідних планових показників.

??? (місцеві, а державний??)Автоматизована система казначейства побудована таким чином, що при фінансуванні?? з транзитного рахунку 3142 “Кошти загального фонду місцевих бюджетів”  на балансовий рахунок 3531 “Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими із загального фонду місцевого бюджету” система перевіряє залишки на балансових рахунках позабалансового обліку 9223 “Зведені поточні бюджетні призначення по загальному фонду місцевих бюджетів”  та 9273 “Зведені бюджетні призначення з загального фонду місцевого бюджету за помісячним розписом асигнувань”, тобто перевіряються наявність залишків зведених затверджених та поточних бюд­жет­них призначень.

При введенні в систему розподілу коштів, тобто фінансування з балансового рахунку 3531 “Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими із загального фонду місцевого бюджету” на балансовий рахунок 3541 ”Реєстраційні рахунки розпорядників за коштами загального фонду місцевого бюджету”, система перевіряє залишки на балан­сових рахунках зведених поточних кошторисних призначень та зведених поточ­них призначень за планом асигнувань, поточні бюджетні призначення по загаль­ному фонду місцевих бюджетів, та бюджетні призначення із загального фонду місцевого бюджету за помісячним розписом асигнувань.

Існує можливість фінансування без розподілу коштів, тобто з балансового рахунку 3142 на балансовий рахунок 3541. У такому випадку система перевіряє лише наявність залишків на балансових рахунках обліку поточних бюджетних призначень та поточних призначень за помісячним розписом асигнувань. Такий порядок доцільно (як правило, застосовується??) застосовувати для фінансування сільських рад, оскільки вони є одночасно і головними розпорядниками, і розпорядниками другого та третього ступенів, і рахунки, для обслуговування установ, що знаходяться на балансі сільської ради, відкриті на ім’я самої ради. Таким чином, проведення фінансування через балансові рахунки 3531 уповільнює швидкість оплати здійснення видатків таких розпорядників коштів.

Схема виділення асигнувань зі спеціального фонду місцевого бюджету є аналогічною з тією відмінністю, що система не здійснює?? перевірку помісяч­ного розпису за коштами спеціального фонду Так само як і при виділенні асигнувань із загального фонду місцевого бюджету, зі спеціального фонду є можливість провести фінансування з транзитного рахунку 3152 на балансовий рахунок 3542, не використовуючи при цьому балансовий рахунок 3532. Це значно прискорює оплату рахунків розпорядників коштів. Але за такою схемою можна здійснювати фінансування тільки за такими уста­новами як сільські ради.

??Відкриття асигнувань із державного бюджету проводиться аналогічно?? схемі виділення коштів з місцевого бюджету. Проте виділення асигнувань із місцевого бюджету відбувається більш оперативно ніж із державного бюджету, оскільки проходить на регіональному рівні.??

……..

Далі відповідно до порядку казначейського обслуговування бюджетів за видатками автоматизована система казначейства?? дозволяє проводити платежі за наявності грошових коштів на відповідних рахунках. Розглянемо механізм проведення платежів в автоматизованій системі “Казна-Видатки”. Усі платежі в системі поділяються на внутрішні і зовнішні. Внутріш­німи платежами у системі вважаються платежі, які перераховуються на рахун­ки установ, відкриті в межах одного обласного головного управління казна­чейства, а отже мають однаковий код МФО.?? Перерахування коштів установам, рахунки яким відкриті поза межами одного головного?? управління казначейства, вважають­ся зовнішніми платежами. Поділ платежів на зовнішні і внутрішні допомагає визначити статус отримувача коштів (зовнішній чи внутрішній), та визначити пріоритетність проведення платежу. Платежі зовнішнім користувачам необхідно проводити у першу чергу, оскільки вони знаходяться поза межами внутрішньої платіжної системи одного головного?? управління й потребують більше часу для оплати, а платежі внутрішнім отримувачам оплачуються протягом 10 хвилин.??

Усі внутрішні платежі в системі, у свою чергу, поділяються на проведення видатків, фінансування, повернення фінансування та перерахування коштів. Такий поділ обумовлений необхідністю правильності відображення проведених операцій в обліку органів казначейства. Зокрема, проведення видатків має відо­бражатися в обліку як зменшення залишку грошових коштів на реєстраційному чи спеціальному реєстраційному рахунку та збільшення обсягу касових видатків. Одночасно повинен зменшитись залишок поточних кошторисних призначень. Для дотримання цієї умови платіж має здійснюватись лише за дебетом реєстра­ційного чи спеціального реєстраційного рахунку однієї та кредитом іншої бюд­жетної установи. Будь-яке інше проведення система не дозволяє здійснити.

Вид платежу “фінансування” передбачає відображення в обліку зменшення залишку грошових коштів на балансових рахунках 3142 “Кошти загального фонду місцевих бюджетів”, 3152 «Кошти спеціального фонду місцевих бюджетів, які направляються на спеціальні видатки”, 3531 “Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими із загального фонду місцевого бюджету”, 3532 “ Особові рахунки розпорядників за коштами, отриманими із спеціального фонду місцевого бюджету” та збільшення залишку на реєстраційних чи спеціальних реєстраційних рахунках бюджетної установи. Одночасно з цим зменшуються залишки зведених поточ­них кошторисних?? призначень та зведених поточних призначень за помісячним розписом асигнувань головного розпорядника бюджетних коштів та відповідно залишки поточних бюджетних призначень під­відомчої установи. Тому за цим видом платежу система дозволяє здійснювати проведення лише за дебетом балансових рахунків 3142, 3152, 3531, 3532 та кредитом реєстраційних чи спеціальних реєстраційних рахунків.

Вид платежу “повернення фінансування” є оберненим до виду платежу “фінан­сування” та передбачає зміну облікових даних у зворотному порядку. Тому за даним видом платежу система дозволяє здійснювати проведення лише за дебетом реєстраційного чи спеціального реєстраційного рахунку та кредитом балансових рахунків 3142, 3152, 3531, 3532.

Останній вид платежу “перерахування коштів” передбачає відображення в обліку органів казначейства зменшення надходжень бюджетної установи, а не проведення касових видатків. Тому даний вид платежу використовується лише для перерахування коштів підвідомчої установи установі вищого рівня, або навпаки, що передбачає зменшення надходжень бюджетної установи. Такі операції можливі з власними надходженнями бюджетних установ.

Проведення операцій на спеціальних реєстраційних рахунках за власними надходженнями бюджетних установ має низку особливостей. По-перше, за даним видом спеціального фонду відсутній план асигнувань, помісячний роз­пис та зобов’язання. По-друге, власні надходження відображаються в обліку за умовним кодом економічної класифікації 0000. При здійсненні платежу не­обхідно здійснити операцію зарахування надходжень з умовного КЕКВ 0000 по відповідних КЕКВ.??

Окремо слід зупинитися на проведенні операцій з готівковими коштами. Вимогами Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів, затвердженої наказом Державного казначейства України від 28.11.2000 р. № 119 зі змінами та доповненнями визна­чено, що здійснення операцій з готівковими коштами передбачає три групи проведень:

1. за дебетом балансового рахунку 1241 “Дебіторська заборгованість за опера­ціями з готівкою” та кредитом рахунків 2570 та 2571 «Плану рахунків бухгалтерського обліку банків Україні”, відкритих в установах банків на ім’я органу казначейства для операцій з готівковими коштами на суму готівки згідно заявок на видачу готівки розпорядників бюджетних коштів;

2. за дебетом балансового рахунку 1223 “ Рахунки Державного казначейства в установах банків для виплати готівкових коштів” та кредитом рахунку 1241 на суму готівки згідно заяв на видачу готівки розпорядників бюджетних коштів на підставі виписки банку про отримання коштів;??

3. за дебетом реєстраційного чи спеціального реєстраційного рахунку відповід­ної бюджетної установи та кредитом балансового рахунку 1223 на підставі виписки банку про отримання готівкових коштів бюджетною установою з рахунку для операцій з готівковими коштами, відкритого на ім’я органу казначейства.

В автоматизованій системі “Казна-Видатки” передбачено саме такий поря­док проведення операцій з готівковими коштами. Тому, в першу чергу на основі заявок розпорядників коштів на отримання готівки складається реєстр в розрізі розпорядників, рахунків та кодів економічної класифікації по рахунках 2570 та 2571, відкритих в банківській установі на ім’я органу казначейства. На загальну суму реєстру відбувається перерахування коштів в банк платіжним документом органу казначейства з балансового рахунку 1241.

Після підтвердження банком отримання коштів проводиться наступний платіж – з рахунку 1223 на рахунок 1241. Рахунок 1241 повинен обов’язково мати нульове сальдо на кінець операційного дня з причини недопущення виник­нення дебіторської заборгованості банківської установи за державними коштами. При цьому виникає проблема, пов’язана з неможливістю банку повідомити орган казначейства про отримання платежу на перерахування готівкових коштів, оскільки поки що відсутній безпосередній зв’язок між банківськими установами та територіальними органами казначейства.????

За період функціонування автоматизованої системи мали місце випадки, коли платіж на перерахування готівкових коштів в банківську установу в казначейській системі відображався як оплачений, а територіальне управління банку не підтверджувало надходження коштів на рахунки з обліку готівкових коштів.?? Крім того, проведення заключної операції з готівко­вими коштами – безпосереднє списання коштів з реєстраційного чи спеціального реєстраційного рахунку розпорядника після отримання ним готівки в банку – також повинно здійснюватись на підставі відповідної виписки банку. Тому над­звичайно актуальним на сьогодні є встановлення електронного зв’язку між тери­торіальними банківськими установами та органами казначейства.??

Опрацювання інформації в системі “Казна-Видатки” здійснюється в межах одного операційного дня. Після закриття операційного дня система блокує функції введення інформації.

Вся інформація, яка вводиться в систему протягом операційного дня, відо­бражається у звітності системи тільки після закриття даного операційного дня і коригуванню не підлягає. Будь-які коригування опрацьованої інформації щодо касового виконання бюджетів за видатками можуть здійснюватися лише про­тягом наступних операційних днів.

Разом з тим, система дозволяє спостерігати за опрацюванням введеної інфор­мації безпосередньо після її введення. Зокрема, така ситуація має місце, коли в систему вводяться планові показники. Зміну інформації можна спостерігати в пункті меню “Рахунки клієнтів” на відповідних рахунках бухгалтерського обліку. У даному пункті меню є можливість відстежити протягом дня зміну показників на рахунках обліку грошових коштів, доходів та касових видатків.

Така можливість спостереження за щойно введеною й опрацьованою інфор­мацією є дуже важливою та значно підвищує ефективність обслуговування бюд­жетних коштів. Система дозволяє здійснювати зарахування коштів на рахунки та проводити оплату видатків в межах одного операційного дня. Тоді як в іншому випадку, здійснити операцію по зарахуванню коштів можна було б одного?? операційного дня, а провести видатки – тільки наступного дня.