17.5.2. Технологія обробки інформації в абс Барс “Millennium”

Робота користувача в АБС Барс “Millennium” починається з підключення користувача до бази даних шляхом запуску ярлика “BARS 98”. Після заванта­ження початкових параметрів з’являється вікно “Підключення до бази даних”, де необхідно ввести ім’я та пароль користувача, надані йому адміністратором АБС “БАРС Millennium”.

Після підключення з’являється головне меню комплексу з переліком АРМів, до яких надано доступ даному користувачеві (доступ надається адміністратором АБС “БАРС Millennium” згідно заявки, завізованої начальником управління та головним бухгалтером установи). Залежно від особливостей функціонування органу казначейства, структури його платіжної системи та функ­ціональних обов’язків спеціалістів у головне меню виносять АРМи, закріплені за робочими місцями операціоніста-бухгалтера, спеціаліста управління бюджетних надходжень-конт­ролера,?? спеціаліста з управління коррахунком, головного бухгалтера, техно­лога, адміністратора бази даних та адміністратора захисту інформації. Кожне АРМ має різний набір функцій, різний рівень доступу до бази даних.

Система дозволяє адміністратору бази даних за необхідності змоделювати АРМ з будь-яким набором функцій залежно від розподілу функціональних обо­в’язків спеціалістів. Як правило, створюються АРМи з широким спектром дії, до яких можуть мати доступ спеціалісти, які виконують взаємопов’язані функції, за умови надання їм доступу згідно з Постановами Правління НБУ №320 від 16.08.2006 р. “Про затвердження Інструкції про міжбанківський переказ коштів в Україні в націо­нальній валюті” та №280 від 10.06.1999р. “Про затвердження Правил організації захисту електронних банківських документів”.??

В основі побудови автоматизованих робочих місць лежить принцип комплек­тації конкретного робочого місця типовими поопераційними функціональними програмами з використанням можливостей стандартного інтерфейса системи⁴.

Це дозволяє гнучко формувати кожне автоматизоване робоче місце і своє­часно його модифікувати до змінного середовища, адаптуючи офісну систему до реаль­них потреб конкретного робочого місця користувача внутрішньої платіжної системи.

Автоматизовані робочі місця в органах казначейства виконують весь обсяг роботи щодо касового виконання бюджетів починаючи від реєстрації і орга­нізації маршруту обробки даних до фіксації прийняття рішення.

АРМ адміністратора АБС обслуговується технологами-адміністраторами по супроводженню автоматизованої системи. Це робоче місце забезпечує вико­нання таких важливих функцій як адміністрування системи та користувачів, надання їм доступу до роботи в комплексі. На цьому робочому місці формуються списки користувачів, які в даний час підключені до бази даних, у разі необхідності є можливість вилучення певного користувача із сис­теми, вносяться зміни в типи операцій, що застосовуються в наборі та зарахуван­ні платіжних документів на рахунки, прописуються повноваження користувачів.

АРМ адміністратора АБС забезпечує формування й оновлення відповідних класифікаторів і довідників, від правильного та оперативного налаштування яких залежить відповідність та коректність роботи інформаційної системи. Необхідність розробки й актуалізації останніх зумовлена потребами задово­лення інформаційної зацікавленості всіх учасників бюджетного процесу.

Система виконання бюджетів передбачає залучення до бюджетного процесу широкого кола учасників та потребу обміну інформацією між ними. Зважаючи на те, що органи казначейства у процесі касового виконання бюджетів займа­ють провідне місце, вони мають забезпечити можливість зведення інформації про рух бюджетних коштів в єдину загальнодержавну бухгалтерію, яка би дозволяла стикувати показники. Тому органи казначейства проводять роботу з класифікації й кодування техніко-економічної інформації щодо стану та руху бюджетних коштів для забез­печення порівняння інформації, уніфікації форм документів і стандарти­зації інформаційного забезпечення програмних комплексів.

Об’єктами класифікації й кодування у системі казначейства є: види еконо­міч­ної діяльності, типи операцій, уніфіковані форми документів, економічні по­каз­ники, рахунки бухгалтерського обліку, довідники бюджетної класифі­кації тощо.

Класифікатори (довідники) поділяються на загальнодержавні, відомчі, локальні.

До загальнодержавних належать: єдиний державний реєстр підприємств і організацій України (ЄДРПОУ), коди територіальної класифікації, види доку­ментів, спеціальні параметри аналітичних рахунків тощо. Порядок розробки, введення в дію, ведення і використання цих класифікаторів встановлюється центральними органами виконавчої влади (Уряд України, Державна служба статистики) і описуються в нормативних документах. Казначейство України теж бере участь у розробці загально­українських класифікаторів, їх окремих класів і угруповань, що належать до сфери його діяльності.

Відомчі класифікатори (довідники) Казначейства України роз­робляються за відсутності у загальноукраїнських класифікаторах необхідної інформації, або при неможливості її внесення до останніх розширення. Прикла­дами відомчих класифікаторів є: Довідник банків-учасників розрахунків на території України, Єдиний реєстр мережі розпорядників та одержувачів бюджетних коштів??, План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів, коди бюджетної класифікації.

Локальні (внутрішньоказначейські) класифікатори (довідники) містять інфор­мацію, відсутню у загальнодержавних і відомчих класифікаторах, і є система­тизованим набором відомостей про окремі види економічної діяльності органів казначейства та їх структурних підрозділів. Прикладами локальних класифіка­торів є: Довідник організацій, що уклали договори, оперативний довідник при­значення платежів тощо.

Сукупність загальнодержавних, відомчих і локальних класифікаторів і довід­ників, які використовуються в інформаційно-обчислювальних і телекому­­нікаційних комплексах системи казначейства, а також нормативно-методична документація з їх розробки утворюють єдину систему класифікації і коду­вання Дер­жавної казначейської служби України (ЄСККДКСУ), що обслуговується АС “Казна-НДІ”. Ця система за допомогою спеціальних програмних механіз­мів забезпечує автоматичну трансляцію класифікаторів і довідників в єдину базу даних, незалежно від форми надання і джерел їх виникнення. Використання ЕСККДКСУ створює необхідні умови для ефективної організації збору, опрацю­вання, аналізу й зберігання інформації у системі казначейства.

АРМ безпеки адміністратора захисту інформації надає можливість відпо­відальній особі надавати (забороняти) користувачам АБС “БАРС” можли­вість доступу до бази даних, доступ до перегляду рахунків, можливість перегляду активних користувачів системи.

АРМ головного бухгалтера використовується головним бухгалтером та уповноваженими працівниками з контролюючими повноваженнями та забезпе­чує виконання таких основних функцій:

Реєстрація клієнтів і рахунків – це базова функція під час автоматизації розрахункових операцій, що забезпечує внесення в базу даних нових клієнтів і відкриття їм рахунків. Особливістю організації відкриття та ведення рахунків у системі казначейства є те, що клієнтами системи є управління казначейства, на ім’я яких відкриваються рахунки, а також інші клієнти казначейства.

Внесення нових клієнтів до бази даних проводиться за наявності повного пакета документів на відкриття рахунків згідно з Порядком відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22.06.2012 року №758. У пункті меню “Реєстрація клієнтів і рахунків” заповнюється картка клієнта згідно з інформацією, що міститься в документах на відкриття рахунку. Новому клієнту присвоюється реєстраційний номер, після чого відкрива­ється рахунок відповідно до порядку його функціонування та призначення коштів.

Залежно від характеру операцій з доходами державного та місцевих бюд­жетів рахунки для зарахування надходжень можна поділити на такі групи:

а) рахунки для прямого зарахування надходжень, на які безпосередньо посту­пають платежів від платників і звідки перераховуються на акумуляційні рахунки;

б) рахунки до розмежування, на які надходять кошти, що підлягають розподілу за встановленими нормативами відрахувань;

в) транзитні (або котлові) рахунки, на яких акумулюються кошти державного і місцевих бюджетів, і з яких здійснюється перерахування коштів відповідно на рахунки Казначейства України (на центральний рівень) і місцевих фі­нан­сових органів для фінансування видатків розпорядників бюджетних коштів.

Система передбачає два варіанти відкриття рахунків: вручну в АБС “БАРС”??? і в автоматичному режимі з допомогою програмного комплексу “КАЗНА-В”.

Розробка та корегування схем розмежування, акумуляції та перераху­вання коштів. Під схемою розуміють набір параметрів і атрибутів, які описують процес акумуляції коштів на котлових рахунках, розмежування доходів, що надійшли від платників податків на рахунок прямих надходжень або на рахунок до розмежування за встановленими нормативами та перерахування коштів до державного та місцевих бюджетів.

Кожному рахунку, відкритому у системі для зарахування надходжень до бюд­жетів, ставиться у відповідність потрібна схема розмежувань.

Для зручності технологічної обробки однотипні рахунки об’єднуються в групи рахунків для акумуляції та розмежування коштів. Таким чином забезпечу­ється виконання функцій акумуляції та розмежування доходів для множини однотипних рахунків за один технологічний прийом.

Функції автоматизованого розмежування, акумуляції та перерахування кош­тів, які надійшли на доходні рахунки за операційний день, згідно з розробле­ними схемами забезпечує АРМ доходів, яке обслуговується спеціалістом управління бюджетних надходжень. Процес виконання цих функцій відбувається у такій послідовності:

• введення нормативів відрахувань податків і зборів та розподіл надходжень відповідно до встановлених нормативів між державним і місцевими бюдже­тами, загальним і спеціальними фондами бюджетів, між рівнями бюджетів;

• акумуляція коштів загального та спеціального фондів державного і місцевих бюджетів, коштів державних цільових фондів;

• перерахування міжбюджетних трансфертів (дотацій вирівнювання місцевим бюджетам з державного і навпаки з місцевих бюджетів до державного, а також дотацій вирівнювання з місцевих бюджетів вищих рівнів до місцевих бюджетів нижчих рівнів і місцевих бюджетів нижчих рівні до місцевих бюджетів вищих рівнів);

• зарахування доходів до державного бюджету та єдиного внеску до фондів соціального стра­хування;

• корегування схем розмежування та акумуляції коштів.

Баланс-рахунок-документ, що дає можливість шляхом перегляду рахунків і конкретних документів:

• отримати баланс рахунків станом на будь-який момент часу;

• перейти від балансу рахунків до оборотно-сальдової відомості, потім до виписки з конкретного рахунку і платіжного документа по рахунку;

• отримати баланс за будь-яку дату станом на кінець операційного дня;

• отримати історію конкретного балансового рахунку тощо.

Виконання цієї функції дозволяє оперативно контролювати рух бюджетних коштів, своєчасно виявляти помилки у проведенні платежів і, таким чином, забезпечувати прозорість бюджету.

Візування операцій. За допомогою цієї функції спеціаліст управління бюджетних надходжень здійснює візування введених вручну операціоністами платіжних документів. Таким чином, дублюванням функцій забезпечується подвійний контроль за введенням документів у систему.

Під візуванням (контролем) документа розуміють його підтвердження про передачу на наступний рівень контролю чи оплату за фактичним залишком за наявності збігу реквізитів електронного документа та первинного документа на паперовому носії (позитивна віза) або відмові в проведенні документа і повернення його виконавцю, коли реквізити двох документів не збігаються (негативна віза). Якщо в момент візування на рахунках недостатньо коштів або ж вони заблоковані, візування не проводиться. Документ залишається у таблиці до наступної спроби.

??У системі можна описати до 255 груп контролю (візування). Для кожної операції описується, які групи контролю вона проходила і в якому порядку. Це дає змогу виявити на якому етапі і ким були допущені певні помилки у проведенні контролю та оперативно їх усунути. При виборі кількості рівнів контролю керуються міркуваннями щодо фінансової безпеки та технологічної необхідності.

Важливими функціями АРМ головного бухгалтера є також перегляд доступів до рахунків, відкритих у системі, та перегляд документів усіх користувачів за будь-який період, так званий архів документів.

АРМ спеціаліста-операціоніста є одним із ключових у системі по обслуго­вуванню доходів бюджетів, оскільки тут проводяться операції щодо:

• обслуговування територіальних управлінь казначейства, а саме: прийом платіжних доручень на повернення коштів згідно з висновками органів податкової служби; формування реєстрів прийнятих платежів через систему “Клієнт-Банк”, повернення коштів платникам, звірка щодо вико­нання дохідної частини державного і місцевих бюджетів;

• обслуговування інших клієнтів казначейства в частині оплати їх платіж­них доручень, надання інформації про стан рахунків тощо;

• забезпечення процесу акумуляції, розмежування та перерахування коштів на центральний рівень чи на рахунки місцевих фінансових органів.

Відповідальний виконавець вручну?? проводить набір платіжних доручень, меморіальних ордерів та інших документів з первинних паперових носіїв. Таким чином, забезпечується перенесення всіх реквізитів паперового документа через екранну форму в базу даних.

Система проводить автоматичний контроль наявності залишків коштів на рахунку, правильності введення МФО??? банків відправника та одержувача згідно з довідником банків і вирахування контрольного розряду рахунків одержувача та платника з файла особових?? рахунків. З файла-довідника клієнтів вибираються дані про клієнта (назва клієнта, номер за ЄДРПОУ). Якщо у документі непра­вильно вказані реквізити, то на екрані з’являється повідомлення про помилку.

Платіжні документи передаються на оплату. При цьому їм присвоюється унікальний ключ – референс, за яким можна відстежити проходження доку­мента через систему та всі банківські проведення, які за ним відбувалися. Деякі трансакції, а саме міжбанківські платежі, потребують наявності електронного цифрового підпису. У цьому разі для підтвердження операції потрібно вставити дискету з PIN-кодом, який надається адміністратором захисту інформації і генерується засобами захисту НБУ.??

Після введення реквізитів і формування документів та передачі їх на оплату документ оплачується відповідно до бухгалтерської моделі операції цього доку­мента. Технологія введення документа передбачає, що реальний стан рахунку не може бути змінений відразу після введення документа в систему. Змінюють­ся лише планові показники рахунку, а фактичний залишок та обороти по рахунку змінюються після проходження документом груп візування, що дає можливість додатково контролювати документ. Набраний документ за допомогою цієї функ­ції може бути вилучений на стадії візування, якщо він підпадає під нього, або за допомогою функції ВАК-операції (повернення трансакції, ніби її і не було).

Система забезпечує прийняття чи відхилення платіжних доручень на повер­нення надмірно або помилково сплачених податків і зборів згідно з висновками органів податкової служби, які надходять з управлінь казначейства через систему “Клієнт-Банк”. Після прийняття документів вони з’являються у картотеці.

Картотека створюється для зберігання та обліку документів на повернення або перезарахування платникам на інший вид податку (в рахунок погашення) доходів державного та місцевих бюджетів, які не можуть бути оплачені через відсутність коштів на дохідних рахунках. У базі даних в картотеці зберігаються в основному платіжні доручення чи меморіальні ордери, які відображаються на позабалансових рахунках до часу їх повної оплати.

Обслуговування картотеки забезпечується АРМ роботи з картотекою.

Оплата документів з картотеки може здійснюватися на повну суму і частково. В обох випадках створюється новий документ, який проводиться на відповідних рахунках. Водночас здійснюється проведення на рахунках позабалансового обліку картотечного документа. Таким чином формується непроплачений зали­шок для кожного документа. Повністю проплачені документи вилучаються з картотеки.

АРМ СЕП управління коррахунком?? передбачає виконання робіт із за­блокованими платежами. Документи, які залежно від визначених умов про­ходження платежів мають певний код блокування, як наслідок потрапляють до таблиці заблокованих документів. До зазначених таблиць, як правило, потрап­ляють ті документи, що мають коди помилок, які описані у довіднику кодів та помилок НБУ та внутрішньої платіжної системи казначейства.

До таблиці заблокованих документів потрапляють також документи, на рекві­зити яких (на суму, рахунок платника, рахунок одержувача, МФО банку???) прописано бізнес-правило, що задовільняє умові блокування.

На рахунок “До з’ясування” автоматично зараховуються документи, що надійшли із системи електронних платежів Національного банку, на рахунки, які не відкриті, заблоковані, з невірною датою валютування. Документи, забло­ковані до зарахування з СЕП через встановлення бізнес-правил, також можуть бути віднесені вручну на рахунок “До з’ясування” спеціалістом з управління коррахунком.

Спеціаліст з управління коррахунком здійснює також контроль за внутріш­німи казначейськими операціями та станом технічного рахунку шляхом пере­гляду файлів, які надійшли з системи електронних платежів НБУ.

АРМ технолога забезпечує технологічне обслуговування АБС Барс “Millennium” і передбачає виконання таких функцій:

Відкриття операційного дня органу казначейства. Проводиться оплата всіх документів за фактичним залишком, які були раніше оплачені за форвардним залишком, тобто були введені в попередні дні з наступною датою валютування. Дата валютування настає з моменту відкриття операційного дня і всі дії щодо операцій відображення коштів на рахунках будуть пов’язані з цією датою.

АРМ передбачає також формування поточних та заключної виписок за рахун­ками клієнтів, які працюють в системі “Клієнт-Банк”.

Закриття операційного дня виконується після всіх робіт в СЕП та внут­рішній платіжній системі і вимагає відсутності в програмному комплексі всіх користувачів.

Всі вихідні регістри аналітичного і синтетичного обліку та звіти про вико­нання бюджетів за доходами в автоматизованому режимі формуються і роз­друковуються за допомогою функціональної частини “друкарка”. Ця функція дозволяє:

• вибрати період формування звітності (за день, місяць, квартал, рік або інший проміжок часу);

• друкувати звіти;

• формувати у текстовому форматі та у форматі Word;

• переглядати сформовану звітність.

Система дозволяє формувати як регламентовану звітність, так і робити ви­борку різноманітних даних на вимогу керівництва системи казначейства або інших органів-користувачів інформації за допомогою запитів до бази даних адміністратором бази даних.

Сформовані на обласному рівні вихідні форми звітності засобами елект­рон­ного зв’язку передаються до Казначейства (на центральний рівень), тери­то­ріальних управлінь казначейства, місцевих фінансових і подат­кових орга­­нів. Дове­дена до зазначених органів звітність піддається звірці та детальному аналізу.

У головних управліннях казначейства проводяться звірки аналітичного і синтетич­ного обліку та виявляються допущені помилки виконання дохідної частини бюджетів. На рівні управлінь казначейства звіти аналізуються на предмет правильності зарахування платежів до відповідного бюджету, до­тримання нормативів розмежування податків і зборів, а також відповід­ності звітів даних аналітичного і синтетичного обліку. Аналіз звітів, який проводиться фінансовими і податковими органами дає змогу виявити помилки, які не були виявлені органами казначейства. Таким чином забезпечується можливість про­ведення контролю на різних рівнях управління.