Ч астина 5

ІНФОРМАЦІЙНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

Розділ 17 Організація автоматизованої інформаційної системи казначейства

Розділ 17

ОРГАНІЗАЦІЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ КАЗНАЧЕЙСТВА

17.1. Необхідність створення та поняття інформаційних систем

 Успішна реалізація бюджетної політики держави можлива лише за умови оптимального управління інформаційними потоками та широкого доступу до них усіх користувачів бюджетних коштів. “Інформація і знання, – зазначає американський економіст Р.Клітгаард, – основа розвитку. Індивіди і суспільство, які мають найменші можливості отримувати й обробляти інформацію, як пра­ви­ло, є найбіднішими”¹.

Інформаційна сфера діяльності людини стала визначальним фактором розвитку економіки, науки й техніки. За даними ЮНЕСКО, більше половини зайнятого населення розвинутих країн світу бере участь у процесах виробництва та поши­рення інформації, до половини національного продукту цих країн пов’язано з інформаційною діяльністю суспільства. Тому важливо сформувати ефективні інформаційні системи держави та відповідні державні інформаційні ресурси, що є основою для прийняття управлінських рішень у швидкозмінному ринко­вому середовищі.

Як правило, у загальному інформаційну систему (ІС) визначають як сукуп­ність організаційних і технічних засобів для збору, обробки, зберігання та надання інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

У Державному Стандарті Україні ДСТУ 2874-94 дано визначення інформа­ційної системи як системи, яка організовує пам’ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери.

З цієї позиції інформаційна система є сукупністю інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Вона по­кликана своєчасно надавати органам влади й управління необхідну інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує ефективну діяльність об’єкта управління та його підрозділів.

Якщо розглядати інформаційну систему у контексті її використання для прийняття управлінських рішень, то вона є структурною складовою управління, через яку відбувається зв’язок між суб’єктом управління (керуючою системою) та об’єктом управління (керованою системою). Від рівня організації інформацій­ної системи, застосовуваних нею технічних засобів, а також технології обробки інформації великою мірою залежить функціонування об’єкта в цілому. Більше того, інформаційна система не тільки відображає функціонування об’єкта управ­ління, а й впливає на нього через органи управління.

З агальну схема взаємодії структурних складових управління зображено на рисунку 17.1.

Як складова системи управління, інформаційна система складається з таких компонентів:

• сукупність економічних даних на відповідних носіях;

• методи, способи, технічні засоби й технології збору, обробки, зберігання та передачі інформації.

Окремі складові інформаційних систем спричиняють різний вплив на фор­мування інформації. Та чи не найбільшою мірою якість інформації зале­жить від технічних засобів. Залежно від застосовуваних технічних засобів обробки інформації розрізняють ручні, механізовані та автоматизовані інформаційні системи.

Найстаріші (у моральному і у фізичному розумінні) інформаційні системи повністю базувалися на ручній праці, де всі дії, пов’язані з інформацією викону­ва­ла людина. Пізніше на зміну їм прийшли різні механічні пристрої для обробки даних (сортування, копіювання, асоціативного пошуку тощо). Широке застосу­вання обчислювальної техніки дозволило розпізнавати й виокремлювати одно­ма­нітні й типові управлінські рішення. Водночас важко було встановити мету впро­вадження рішень, визначити завдання для її досягнення, оцінювати результати.

Збільшення обсягів інформації, підвищення вимог щодо оперативності та якості її обробки, зростання інформаційного навантаження на управлінський персонал, актуалізували проблему комплексної автоматизації управлінської діяль­­ності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекому­нікацій.

Вирішення цієї проблеми вимагало нових підходів до автоматизації управ­лінсь­кої діяльності. Активно залучити управлінський персонал до процесу оброб­ки інформації можна було лише на основі нових інформаційних техно­логій. Використання у практичній діяльності нових інформаційних технологій дозволило максимально наблизити управлінський персонал до інформаційних ресурсів, а отже до розв’язання інформаційно-управлінських задач і передбачало:

• масове впровадження персональних комп’ютерів (ПК), встановлення їх на робочих місцях управлінсь­кого персоналу;

• створення комплексної технології обробки інформації в умовах викорис­тання баз даних, баз знань, комп’ютерних мереж;

• створення засобів комп’ютерного моделювання системи обробки даних із застосуванням банку моделей і банку алгоритмів;

• розробку засобів спілкування кінцевих користувачів ПК на основі АРМів, що дають змогу поєднати сучасні тенденції в менеджменті з досягненнями нових інформаційних технологій.

Реалізація на практиці вищезазначених завдань дозволила поступово перейти від механізованої обробки інформації до комплексної автоматизації управлінсь­­кої діяльності для прийняття виважених рішень у бюджетній сфері з вико­рис­тання(м) сучасних автоматизованих інформаційних систем.

Автоматизована інформаційна система (АІС) – це сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних і техно­логічних засобів, призначених для обробки інформації та прийняття управлінсь­ких рішень. Разом з тим, автоматизовані інформаційні системи можуть ефективно функціонувати лише за наявності високо­кваліфікованих спеціалістів, які їх обслуговують.

Автоматизовані інформаційні системи створені для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовують спільну роботу управлінського персоналу й комплекси технічних засобів. Вони призна­чені для автоматизованого збирання, реєстрації, зберігання, пошуку, обробки та видачі інформації за запитами користувачів, якими є управлінський персонал та фахівці інформаційних систем. Для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовуються різноманітні економіко-математичні методи, моделі, електронно-обчислювальні машини (ЕОМ) та засоби телекомунікації. Усі ці складові використовуються з метою отримання інформації для управління.

Можливості автоматизованих інформаційних систем реалізовуються через функції, які вони виконують:

• постійне спостереження за станом об’єкта управління та формування необ­хід­ної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;

• накопичення, систематизація, збереження й відновлення необхідної інфор­мації, забезпечення можливості доступу до неї користувачів зі своїх робочих місць;

• оперативне та якісне опрацювання інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

• інформаційно-керуючий вплив на об’єкт управління і його ланки при від­хиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

• оптимальні розрахунки по мірі зміни цілей, критеріїв та умов функціону­вання об’єкта управління;

• прогнозні розрахунки основних тенденцій, закономірностей та показників розвитку об’єкта управління;

• формування всіх обліково-звітних, планово-розрахункових та інших форм документів;

• взаємодію користувачів між собою на основі безпаперової технології та підтримку професійної діяльності управлінських працівників.

Таким чином, автоматизована інформаційна система є людино-машинною системою, яка дає змогу підвищити якість управління через оптимальний роз­поділ праці між людиною та комп’ютером на всіх стадіях управління. Автоматизована інформаційна система здійснює інформаційне обслуго­вування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних та інформа­ційних функцій.

Вся сукупність операцій з обробки інформації в автоматизованих інформа­цій­­них системах здійснюється за допомогою технічних і програмних засобів. Управ­лінський персонал в автоматизованих інформаційних системах виконує поста­новку та коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий еле­мент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір із кількох пропонованих системою варіантів рішень та надає їм юридичної чинності.

Н а рисунку 17.2 схематично зображено механізм формування й обробки інформа­ції в автоматизованій інформаційній системі.

У наш час розробляється та впроваджується велика кількість найрізно­маніт­­ні­ших автоматизованих інформаційних систем з широким спектром використання.

За сферою використання розрізняють автоматизовані інформаційні системи промислових підприємств, банківських установ, органів податкової та казначейської служб, фінансово-кредитних установ, страхових органі­зацій тощо. Кожна з них відображає особливості структури управління об’єктом, схеми декомпозиції цілей управління, предметних технологій та ін.

За типом підтримки, яку автоматизовані інформаційні системи забезпе­чують організації чи установі, виділяють:

1. Системи забезпечення операцій (системи першого класу), які обробляють інформацію, що генерується та використовується в ділових операціях. Вони поділяються на три групи:

• системи обробки операцій, які забезпечують реєстрацію та обробку даних, одержаних внаслідок ділових операцій (у бюджетній сфері це може бути виділення асигнувань, перерахування коштів тощо);

• автоматизовані системи управління технологічними процесами, що забез­пе­чують прийняття рішень з типових питань (управління бюд­жетними коштами);

• системи співробітництва на підприємстві чи в установі, які вико­ристо­вують комп’ютерні мережі для забезпечення зв’язку, координації та спів­робітництва відділів і робочих місць, що беруть участь у процесі.

2. Системи інформаційного забезпечення менеджменту (системи другого класу), які надають допомогу управлінському персоналу у прийнятті рішень і по­діляються на:

• інформаційні менеджерські системи – формують і подають звітні дані та інформацію про вжиті заходи на періодичній чи винятковій основі або за запитом;

• системи підтримки прийняття рішень – інформаційні системи, які для прийняття якісних рішень використовують моделі прийняття рішень, бази даних й особисті міркування особи у кожному конкретному випадку;

• управлінські інформаційні системи – системи з додатковими можливостя­ми для управління, такими, як аналіз даних, використання засобів під­трим­ки прийняття рішень, електронної пошти тощо.

При розробці автоматизованої інформаційної системи визначальною є спе­ци­фіка діяльності економічного об’єкта, пов’язана з його основною діяльністю. Від зазначеної діяльності значною мірою залежать перелік поставлених задач, методи й способи їх розв’язання, обсяги й потоки інформації, методи збору, зберігання, обробки й передачі даних. Тому ознайомлення з основами та особ­ли­вістю діяльності органів казначейства та з’ясування специфіки їх роботи є неодмінною умовою створення ефективних автоматизованих інформа­ційних систем.