15 Января 2004 г.

Сопроводительное письмо.И тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений; такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления.

Письмо-заявление. Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой ин­формации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, это документ, в сжатой форме объясняющий позицию организа­ции по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма — недвусмысленно заявить о своем отноше­нии к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широ­кую общественность, либо лишь часть ее в узко профессиональном плане, а может так случиться, что это явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.

Письмо-просьба. Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любого рода организации, в том числе и в органах власти, если, напри­мер, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. Коммерческие фирмы, например, могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдель­ные политики во время предвыборных кампаний.

Но регулярной практикой составления подобных писем-просьб оказывается работа специалистов по связям с общественностью в неком­мерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные вопросы. В таких письмах рекомендуется очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу, указав, например: «мы ведь жители одного города и это наши общие заботы», или более конкретно «ведь вы выпускник нашего вуза», или «ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выра­зивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной, нужна помощь для какого-то проекта, или для того, что­бы оказать экстренную помощь больным детям в такой-то местности и т. д.

Можно рекомендовать следующую структуру при составлении пись­ма-просьбы: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заин­тересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.

Ответы на такие письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.

Образец письма-просьбы

Матери против наркотиков Региональная благотворительная организация «МАРИНА»

Россия, 190068 ОАОВИТАБАНК

Ул. Малая Подьяческая, д. 34 кор/ сч. 301102010700000000357

тел./факс: (812) 234-07-68 р/с 407380100000000000054

e-mail: marina@hotmail.ru ИНН 7814598566

ИНК 044976675

Генеральному директору ЗАО «ОМНИ» Сидорову А. П. 14 ноября 2003 по вопросу: о борьбе с наркоманией