Лекция

Виды письменных PR-материалов. Деловая переписка

Деловая переписка. К наиболее важным видам деловых писем, составляемым специалистами по связям с обще­ственностью относятся:

- Информирующее письмо.

- Информационное (новостное) письмо

- Информационный релиз.

- Рекомендательное письмо.

- Сопроводительное письмо.

- Письмо-заявление.

- Письмо-просьба.

- Письмо-приглашение.

В специальной литературе деловые письма обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно содержание письма и цель его написания определяют целевую аудиторию вообще и конкретных адресатов в частности. Наиболее важныхми видами деловых писем, составляемых специалистами по связям с обще­ственностью, являются: информирующее письмо, информационное (новостное) письмо, информационный релиз, рекомендательное письмо, сопроводительное письмо, письмо-заявление, письмо-просьба.

Информирующее письмо. Цель написания такого письма — сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и при­глашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предвари­тельная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обыч­но желательна.

Образец информирующего письма

СТОКГОЛЬМСКАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ

В САНКТ-ПЕТЕРБУРГЕ

Stockholm School of Economics in Saint-Petersburg Научно-исследовательский семинар в Санкт-Петербурге

Шведский пер., 2, 3-й этаж Среда, 22 октября 2003, 15:00-18:00

Стокгольмская Школа Экономики в Санкт-Петербурге приглашает всех активных исследователей в области менеджмента и бизнеса на 11-й науч­но-исследовательский семинар, который состоится 22 октября 2003 г. в по­мещении Школы. Наши семинары проводятся два раза в год с целью раз­вития сообщества исследователей бизнеса в Санкт-Петербурге. На этом семинаре будут представлены две актуальные новые работы, посвященные изучению факторов успешного ведения бизнеса в России.

Это наш 11-й семинар подобного рода. В предыдущих семинарах при­нимали участие более 100 представителей из 12 различных университетов и бизнес-школ Северо-Запада России.

Приветственное слово: (фамилия)

Выступление 1: (фамилия)

Оппонент 1: (фамилия)

Общее обсуждение работы.

Кофе-брейк: напитки и бутерброды.

Выступление 2: (фамилия)

Оппонент 2: (фамилия)

Общее обсуждение работы.

Презентация исследовательских интересов присутствующих на семина­ре (30 сек).

Приветствуются информационные материалы для раздачи участникам.

Участие в семинаре свободное.

Зарегистрируйте, пожалуйста, свое участие у (фамилия, должность) по адресу (адрес) или тел. (номер телефона) до 20 октября 2003 г.

Информационное / новостное письмо. Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, опове­щающим письмом, посколь­ку цели их создания различны. Если информирующее письмо предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостного письма заключается в регу­лярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, кли­ентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, по­исках и результатах повседневной деятельности организации.

В этом случае спектр адресатов очень широк. Зачем пишутся по­добные послания? Главным образом, либо для того, чтобы поддержи­вать интерес к своей организации со стороны своих реальных партне­ров или клиентов, либо для того, чтобы расширять круг своих целевых аудиторий, иногда и для того и для другого.

В качестве способов передачи информации в формате информаци­онных писем используются как традиционные каналы, такие как по­чтовая рассылка и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуни­кации между организациями: факс, e-mail, Интернет. Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целе­вых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтере­сована, прежде всего, сама организация.

Информационное письмо не следует посвящать описанию несколь­ких событий или фактов - его цель помимо сообщения о какой-либо новости, также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, что чем больше новостных писем будет рассылать организация и чем чаще они будут доходить до целевой аудитории, тем более устойчивым будет положительный имидж этой организации.

Важно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно на­чало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны дать дополни­тельные детали, так как именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце выражается готов­ность, в случае необходимости, ответить на вопросы и привести аргумен­ты, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.

В последнее время в специальной литературе по паблик рилейшнз все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А так как у организации может быть несколько це­левых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, то это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, про­фессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, ста­тистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требует­ся доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрении какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию.