Вопрос №18 Структура документа

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям:

• происхождению;

• месту составления;

• степени подлинности;

• способу передачи и т.д.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации, обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых.

Распорядительные документы предназначаются для регулирования деятельности организации, реализации управленческих решений, направленных на достижение целей и задач организации. Они содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информации обмена системы управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю организации. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах, но следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, что сокращает затраты времени на работу для всех специалистов управленческого аппарата.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа. Формуляр документа – это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

Реквизиты, определяющие юридическую силу документа:

• наименование вида документа;

• гриф утверждения документа;

• оттиск печати;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• подпись;

• текст документа.

Текст официального документа – это «информация, зафиксированная любым типом письма или любой системы звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа».

Интертекстуальность – это многомерная связь отдельного текста с другими текстами. Во-первых, интертекстуальность автор использует в качестве основания, предпосылок, условий. Во-вторых, любой автор вольно или невольно опирается на какие-то свои более ранние тексты, что дает основания рассматривать всю совокупность текстов. В-третьих, связь отдельного текста с другими текстами наблюдается по линии жанрово-стилистических особенностей и структуры. В-четвертых, проявляется во включении в какой-либо конкретный текст других текстов.

Основная масса создаваемых людьми текстов относится к числу в той или иной степени формализованных.

Вопрос №19 Системы документации

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа являются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные прежде всего те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В нашей стране практически впервые в отечественной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства.

В настоящее время, по оценке специалистов, в управленческом процессе сложились и функционируют более 40 крупных функциональных систем документации.

Особую подсистему научно-технической документации составляют патентная документация и стандарты.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных технико-экономических и социальных показателей. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов и методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает в себя совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Применение унифицированных форм в практике управления позволяет получить существенный экономический эффект за счет снижения затрат на составление и оформление документов, их передачу и обработку; ускорения прохождения документов в организации; оптимизации документооборота. Совершенствование содержания и формы документов оказывает значительное влияние на повышение качества решения управленческих задач.

ЕСКК ТЭСИ РФ – это единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ЕСКК ориентировано на использование ее в рыночной экономике, а также на безусловное обеспечение гармонизации общероссийских классификаторов с международными и региональными классификациями и стандартами.

Большой объем актуализированной информации, заложенной в классификаторах, служит хорошей основой для создания различными ведомствами реестров и регистров разнообразных справочно-информационных массивов. Также классификаторы ТЭСИ являются базой для проведения формальной и содержательной унификации документов управления.

Общероссийские классификаторы разрабатываются только в следующих четырех случаях для обеспечения:

1. сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности;

2. совместимость с международными классификаторами;

3. информационная связь с действующими общероссийскими классификаторами;

4. использование их в общероссийских унифицированных формах документов.

Для служб ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

ОКУД обеспечивает министерства, ведомства, учреждения и организации России полным перечнем разрешенных к применению видов управленческих документов, распределенных по системам документации в соответствии с функциями, которые они обслуживают.

Вопрос №20 Общие требования к составлению и оформлению документов

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

В целях повышения оперативности и качества составления документов работники могут разрабатывать свои трафаретные тексты или использовать типовые шаблоны. Шаблон представляет собой электронный образ проекта документа. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориентируют составителя документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию данного документа. Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов. Диаграммы, таблицы, рисунки могут автоматически нумероваться.

Применение в одном документе большого количества шрифтов не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно. Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа WS Word осуществляет проверку орфографии.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Специфическими признаками официально-делового стиля текста являются:

1. Стандартизация отражает соответствующую типовую официально-деловую ситуацию, характерную для самых разных учреждений, организаций, предприятий, фирм.

2. Нейтральный тон изложения – язык официальных документов не должен содержать слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью.

3. Точность изложения необходима для того, чтобы добиться однозначности понимания документов.

4. Требование лаконичности, краткости текста официального документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и сокращением времени на обработку документированной информации.

5. Логичность и аргументированность официально-деловых документов подчинены оптимальному решению управленческих задач и тесно связаны с использованием в деловой речи большого числа сложных синтаксических конструкций.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации.

2. Уменьшать затраты на создание документов.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом. Создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию.

4. Унифицированные шаблоны текста документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Типы унифицированных текстов:

• трафарет – форма, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией;

• анкета – форма, в которой дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

• таблица – форма, содержащая информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

• связный типовой текст (типовой образец) – текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов;

• соединение форм представления унифицированных текстов – сочетание связанного текста с анкетой или с таблицей.