Вопрос №17 Комплексы документов

Понятие «информационные ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется неодинаково. В широком смысле в это понятие включают (помимо документов) также:

• персонал, обладающий знаниями и квалификацией;

• организационные структуры, располагающие кадровым, производственно-техническим, финансовым и иным потенциалом;

• материальные объекты, т.е. овеществленные результаты научной производственной деятельности людей;

• научный инструментарий (автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и т.д.).

В рамках такого широкого толкования информационных ресурсов собственно документные ресурсы рассматриваются лишь как одна из их составных частей. К примеру, в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.0 – 99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» записано, что «документные ресурсы – вид информационных ресурсов, представляющий совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах».

Чем отличаются информационные ресурсы от других видов ресурсов

Информационные, в том числе документные, ресурсы обладают уникальными свойствами, отличающими их от всех других видов ресурсов.

Во-первых, они в своей совокупности практически неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных невозобновляемых ресурсов (нефть, руда и т.п.), а используется без ущерба для ее объема. Более того, в процессе развития человеческого общества происходит непрерывное производство все новой информации и, как следствие, постоянное увеличение информационных ресурсов.

Во-вторых, информационные ресурсы используются во всех без исключения сферах человеческой деятельности, тогда как материальные – преимущественно лишь в той или иной отдельной «конкретной» сфере (уголь – в топливно-энергетической, цемент – в строительной, мясо и рыба – в пищевой и т.д.).

В-третьих, тенденция развития информационных ресурсов заключается в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние.

Структура документального фонда

В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкции по технике безопасности, и заявление о приеме на работу.

Состав персональных документных ресурсов

Их разновидностями выступают фамильные ресурсы (в случае, если документы принадлежат двум и более поколениям) и семейные (если это документы членов семьи). У каждого гражданина имеется, как правило, от нескольких сотен до нескольких тысяч единиц различной документации – книг, журналов, газет, фотографий, фоно- и видеозаписей и т.п. Среди них важное место занимают документы личного происхождения – «созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Характеристика архивных комплексов

Совокупность архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в том числе какого-либо отдельного лица. Архивы учреждений, организаций, предприятий аккумулируют документированную информацию, входящую в состав соответствующих документальных фондов. В случае, если документы из таких документальных фондов передаются на постоянное хранение в государственные архивы, они становятся частью архивных информационных ресурсов, состоящих из множества различных архивных фондов.

Виды архивных фондов

Различают следующие виды архивных фондов:

• архивный фонд учреждения, организации, предприятия – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности одного такого фондообразователя. В случае если предприятия, учреждения, организации продолжают функционировать, их архивные фонды в государственном архиве постоянно пополняются; объединенный архивный фонд – это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. В числе такого рода связей могут быть: выполнение однородных функций, местонахождение, подчиненность, общность делопроизводства, единство содержания документальных материалов;

• архивный фонд личного происхождения – это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни деятельности физического лица, семьи, рода;

• архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Среди таких признаков могут быть: тематический, хронологический, авторский, номинальный и другие.

Встроенные и распределенные электронные ресурсы

Интернет-ресурсы представляют собой распределенные информационные ресурсы. Наиболее популярным и динамично развивающимся сервисом Интернета стал появившийся на рубеже 1990-1991 гг. World Wide Web, который во многом определяет современный облик всей сети. Это глобальная распределенная гипермедийная информационная система, объединяющая огромное количество автономно управляемых информационных ресурсов.

Место и роль электронных библиотек в системе документных ресурсов. Перспективы их развития

Электронные библиотеки позволяют сохранять разнообразные коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и т.д.). Они обеспечивают широкий доступ, как к собственным электронным ресурсам, так и к ресурсам других организаций через телекоммуникационные сети. Вслед за появлением первых электронных библиотек в 1980 – начале 1990-х гг. в США, а затем в Великобритании подобного рода ресурсы стали создаваться и в других развитых странах – Германии, Японии и т.д. Причем в течение короткого времени эти ресурсы получили широкое распространение, выйдя за национальные границы.

Вместе с тем для распределенных электронных ресурсов характерны не только огромные объемы, оперативность наполнения, но также и недостаточная упорядоченность, слабая управляемость. В перспективе предполагается создание многоцелевой распределенной системы баз метаданных об информационных ресурсах. На добровольной основе в эти базы могут быть включены описания информационных ресурсов и негосударственных организаций, учреждений, предприятий. Конечной целью такой работы является обеспечение максимально широкого доступа пользователей к имеющимся документным ресурсам.