Вопрос №15 Документная деятельность

Основные направления и виды документной деятельности. Направления: непосредственная работа с документами; административно-управленческая деятельность; научная деятельность; информационно-методическая деятельность. Виды: производство документов, обработка, хранение, поиск, использование документов.

Постепенное совершенствование технологий документопроизводства сопровождалось не только появлением и развитием соответствующих технических средств, но обусловило также выделение специализированных служб и учреждений. В рамках отдельных предприятий, организаций, учреждений появились машинописные бюро, участки оперативной полиграфии и т.п., а в масштабах общества – издательства, типографии, студии музыкальной записи, заводы грампластинок, фирмы по производству аудио-, видеокассет, компакт-дисков и т.д.

Фальшивомонетничество своими корнями уходит глубоко в историю и является одним из наиболее опасных антигосударственных деяний. В некоторые периоды изготовление фальшивых денег в ряде стран приобретало угрожающие размеры. Подобного рода документопроизводством нередко занимались враждующие государства. В частности, по распоряжению Наполеона в больших масштабах печатались австрийские, английские, российские бумажные деньги. В результате произведенного в России после Отечественной войны 1812 года обмена ассигнаций на денежные билеты нового образца оказалось, что из 832 млн. находившихся в обращении банкнот более 70 млн. были фальшивыми.

В процессе технической обработки документ наделяется идентификационными признаками (номер, индекс, шрифт и т.п.). Техническая (технологическая) обработка направлена на создание условий для дальнейшей эффективной работы с документом.

Аналитико-синтетическая обработка осуществляется с целью свертывания информации. Понятие «свертывание информации» получило распространение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увеличением объема научных работ. Цель свертывания заключается в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свертывание осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развертывание документированной информации. Это достигается путем сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов». Примером подобного рода свертывания может служить составление индивидуального конспекта.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Важнейшими являются принципы: историзма, системности, целостности. Критерии: критерии оценки происхождения, критерии содержания документов, критерии внешних особенностей.

Для проведения экспертизы ценности документов в нашей стране существует система экспертных органов. На предприятиях, в учреждениях, организациях, независимо от формы собственности, создаются постоянно действующие экспертные комиссии. В архивных органах, в государственных архивах действуют экспертно-проверочные комиссии. Общее руководство этой работой осуществляет центральная экспертно-проверочная комиссия Федерального архивного агентства Министерств культуры и массовых коммуникаций.

Документы, которые используются в оперативной деятельности организаций, находятся в течение двух лет в структурных подразделениях (в течение текущего года и еще один год после окончания текущего года) на так называемом оперативном хранении в службах ДОУ до сдачи их в ведомственный архив. Помимо оперативного, хранение документов может быть долговременным и постоянным («вечным»). Такое хранение осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-технической информации, отдельные предприятия и организации. Однако обеспечить долговременное и постоянное хранение общество в состоянии лишь для весьма ограниченного количества документов.

Информационно-поисковые системы (ИПС) могут быть ручными (карточными) и автоматизированными (электронными). В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формализованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационному номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо библиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к примеру, создаются регистрационно-контрольные картотеки. Карточки в картотеке отделяются друг от друга разделителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми шифрами. ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п.

В организационной структуре управление документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию даже в сфере документационного обеспечения управления в РФ рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документации в стране.

Вопрос №16 Документная коммуникация

Документная коммуникация представляет собой процесс движения в обществе документированной информации, т.е. информации, закрепленной на материальных носителях. Информация, зафиксированная на этом материальном носителе, имеет иную скорость движения и подчиняется иным закономерностям, поскольку ее движение происходит в социальном пространстве и в социальном времени. Дело в том, что социальная коммуникация, в отличие от чисто технической коммуникации, имеет дело с движением смыслов, по-разному воспринимаемых реципиентами. Поэтому получение реципиентом какого-либо документа как материального носителя информации еще не означает, что зафиксированная на этом носителе информация будет понята и интерпретирована так, как того хотел коммуникант.

Свойства документных потоков:

• содержание или функциональная принадлежность документопотока (определяется составом документированной информации и видами документов);

• структура потока – языковая, географическая и т.п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обуславливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);

• мощность (объем), исчисляемая количеством документов, перемещаемых (транслируемых) в единицу времени;

• направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т.п.). Поток может быть поступательным, поступательно-возвратным (челночным), возвратным, маятниковым;

• длина потока (зависит от территориальной удаленности коммуниканта и реципиента).

Отличие документных потоков от документных каналов состоит в том, что документный поток – это документная информация, а документные каналы – это каналы, по которым движется документная информация.

Основные исторические этапы развития информационных технологий

Первая информационная технология была связана с появлением письменности, возникновение которой ознаменовало важнейшую ступень в развитии информационных технологий. Следующая информационная технология была связана с изобретением в середине XV века книгопечатания, позволившего тиражировать информацию, резко увеличив ее объем и возможности передачи в пространстве и времени. Изобретение в XIX веке электромагнитных способов и средств передачи информации обусловило наступление третьего этапа в развитии информационных технологий. В результате появилась возможность трансляции с помощью различного рода электромагнитных сигналов, преобразующихся в зрительно-звуковые символы, – посредством телеграфа, телефона, радио, телевидения. Изобретение компьютеров в середине XX века обусловило четвертый этап в развитии информационных технологий, прежде всего в работе с большими объемами информации. Следующая, пятая информационная технология появилась в последней четверти XX столетия и связана с использованием компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации, таких как «Интернет». Изобретение Интернета, по мнению некоторых лингвистов, по своей значимости в истории человечества сопоставимо с появлением речи и письма. По мере развития общества, количество производимой людьми документированной информации возрастает. И возрастает потребность в соответствующих средствах связи, поскольку наращивание объема информации становится бессмысленным, если эту информацию невозможно доставить потребителям. Нарушенное соотношение восстанавливается в результате разработки новых, более эффективных технологий трансляции информации, использования более мощных документных каналов.

По-прежнему важнейшую роль в документной коммуникации играют традиционные способы и средства передачи информации, такие как почта, экспресс-доставка и т.д.

В процессе документной коммуникации между источником и приемником информации могут возникать барьеры, мешающие оптимальному протеканию информационных процессов, среди них такие как:

1. Режимные барьеры – ограничивают доступ к документированной информации, содержащей государственную тайну или имеющей конфиденциальный характер.

2. Социальные барьеры – возникают между людьми, принадлежащими к различным социальным группам. По разному могут воспринимать одну и ту же документированную информацию представители разных поколений, классов, сословий, жители города и села, мужчины и женщины, люди с разным уровнем образования и т.д.

3. Семантические (терминологические) барьеры – появляются в результате различного толкования разными людьми слов, терминов, символов. В частности, тому или иному термину порой приписываются разные понятия, даются различные определения понятий.

4. Языковые (национально-языковые барьеры) – обусловлены незнанием либо слабым знанием языков, количество которых в мире, по подсчетам лингвистов, составляет свыше 6 тыс.

5. Идеологические барьеры – возникают между отдельными людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных систем взглядов на окружающую действительность, различного вероисповедания и т.п. Эти барьеры могут стать причиной острых социальных конфликтов, вооруженных восстаний, религиозных, гражданских войн.

Работа с документами требует не только знания коммуникационных барьеров, но и возможных путей их преодоления. Успешное преодоление многих барьеров связано с научно-техническим прогрессом, с использованием современных информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются в настоящее время с помощью компьютерной сети Интернет.

В преодолении языковых барьеров важную роль играет совершенствование системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также разработка и использование соответствующих компьютерных программ перевода текстов на различные языки. Семантические барьеры преодолеваются посредством создания разного рода словарей, стандартизацией терминов и определений. Все более широкое использование цвета в офисных документах позволяет преодолевать некоторые психологические барьеры. Вместе с тем необходимо помнить, что коммуникационные барьеры в большинстве своем не могут быть полностью утрачены или до конца преодолены, во всяком случае, в обозримом будущем. Препятствием для этого служит, прежде всего, сам человек, для которого существуют пределы психофизических возможностей восприятия информации.