Вопрос №1 Документоведение как научная дисциплина

Документоведение – это наука, занимающаяся классификацией документов, способами организации документооборота и построения систем документирования.

Документоведение в России возникло в XVI – XVII вв., так как в это время было развитие международных и правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа была до конца XIX века.

Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 году впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс. Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов.

В 1720 году Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру делопроизводства в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и разработаны генеральные формуляры документов.

Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы ОКУД, УСД, ГОСТ.

Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации.

Большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Но в настоящее время он больше вытесняется современными носителями, и, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. Чем старше и уникальнее документ, тем большую ценность представляет его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

Документоведение связано со многими науками, так как появление документов связано с эволюцией общества, и функционирование документов складывалось через комплексы документов. Поэтому важно знание социально-экономической, политической истории, истории культуры и тесной связи с разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами.

Основными объектами изучения документоведения являются:

1. закономерности образования документов;

2. способы их создания;

3. функции, свойства и структура документа;

4. принципы организации документооборота;

5. становление и развитие систем документации, а также комплексов документов;

6. пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Основные задачи документоведения.

1. Теоретическое обоснование документационных процессов в обществе.

2. Обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования.

3. Формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией.

4. Развитие, совершенствование информационной культуры человека.

В настоящее время в РФ существует достаточно обширная нормативная база ДОУ, которая одновременно является важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят нормативные правовые акты федеральных органов области и субъектов РФ по вопросам ДОУ (ГК РФ, федеральные законы, ТК РФ), ведомственные и общеотраслевые нормативные инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня, инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или структурного подразделения.

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все те же документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы, регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания.

Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики ДОУ и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Документы имеют различный цикл жизни. Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию, затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие документы после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое и культурное наследие.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х гг. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). С этого времени появились первые специальные теоретические работы.