С уществует две точки зрения на проект

Точка зрения заказчика (инвестора) и точка зрения исполнителя

Эффективная презентация полноценно отражает обе позиции. Поэтому анализ проблемной ситуации, прежде всего, должен учитывать позицию заказчика, а формулировки целейи ожидаемых результатов должны отвечать его ожиданиям.

Если вы хорошо представляете себе интересы слушающих вас людей, значит. Вы сбалансировано и обоснованно сможете использовать основные инструменты эффективной презентации:

• Содержание проекта, излагаемое с учетом потребностей и выгод потенциального заказчика, инвестора или потребителя;

• Эмоциональное воздействие, вызывающее впечатление, которое останется надолго и в не меньшей степени, чем содержание. Сформирует отношение инвестора к проекту;

• Грамотно оформленный визуальный вид, иллюстрирующий содержание.

Разработка содержания и структуры презентации

Работа над содержательной частью презентации проекта уже велась Вами в течении предыдущих дней. Напомним ключевые содержательные составляющие презентации, которые отражают сбалансированность и внутреннюю связанность проекта:

• Краткая общая информация о проекте (название, краткое изложение идеи проекта);

• Обоснование необходимости проекта (анализ проблемной ситуиции);

• Формулировка целей и задач проекта4

• Календарный план-график;

• Общая стоимость проекта;

• Ожидаемые результаты и эффект проекта в долгосрочной персперктиве (экономический и социальный).

Тщательно продуманное содержание презентации проекта должно подчеркиваться ее четкой структурой.

В

1. Выступление

2.Основная часть

3. Заключение

4. Ответы на вопросы

структуре презентации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых свои задачи и средства.

Вступительная и заключительная части занимают от 10% до 30% общей длительности Вашего выступления, однако общее впечатление от презентации на 80% определяется ими.

Вступление и заключение- самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумана и взвешено каждое слово.

Закон риторического края гласит:

Почему заключение считается ключевым моментом проведения презентации?

Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на ключевых деталях, подчеркните плюсы Вашего предложения.

Содержание основной части разбивайте на модули

Каждый модуль посвящайте отдельному вопросу по схеме: мини- вступление, основная часть с коротким резюме и «связка» для пе5рехода к следующему модулю.

1 модуль.

• Мини-вступление

• Основная часть

• Резюме

• «Связка»

2 модуль.

• Мини-вступление

• Основная часть

• Резюме

• «Связка»

3 модуль.

• Мини-вступление

• Основная часть

• Резюме

• «Связка»

4 модуль.

• Мини-вступление

• Основная часть

• Резюме

• «Связка»

Подготовка к ответам на вопросы

Весь секрет умения отвечать на вопросы во время проведения презентации проекта состоит в том, чтобы предвидеть их и быть к ним готовым!!!

Несколько полезных советов

• При помощи «мозгового штурма» участников Вашей команды составьте список возможных вопросов. Уверяем вас, что не менее 70% вопросов, которые будут Вам заданы, Вы сможете предвидеть.

• Во время ответа постарайтесь найти «мостик» ме5жду вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи. Этот прием называется « привязка ответа к выступлению».

• Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость- сестра таланта».

• При ответе повторите или перефразируйте вопрос. Например:

Вопрос: Каким образом Вы собираетесь осуществлять рекламное сопровождение проекта?

Повторение: Каким образом мы собираемся осуществлять рекламное сопровождение проекта?

Вопрос: Почему мы должны верить, что в будущем Вы добьетесь увеличения показателей, если в этом году они такие низкие?

Перефразирование: Есть ли причина сомневаться в будущем?

Запишите возможные вопросы, которые Вам зададут слушатели после презентации.

1.

2.

3.

4.

Предложите «красивые» и убедительные ответы на эти вопросы.

1.

2.

3

4.

Организация пространственной среды

Что нужно знать об организации пространственной среды для презентации?

Специфика создания визуального ряда

Зрительный нерв в несколько раз толще слухового. Это значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глазами.

Делайте презентацию своего рода зрелищной!!!

Грамотно подобранный визуальный ряд сделает презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.

Грамотно использовать визуальный ряд - значит создать зрительный образ, который передаст слушателям Вашу идею. Разумеется, такой образ легко создать при помощи анимации и слайдов.

Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?

Чтобы этого не произошло, советуем использовать следующие нехитрые приемы.

• Слайд не должен показывать все - его задача актуализировать самое главное и на этом акцентировать внимание слушателей. Самого главного, как ВЫ понимаете, не может быть много.

• Наиболее важная идея слайда должна схватываться мгновенно.

Слайдов не должно быть мало - они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному – к выступающему с презентацией проекта.

• На слайде не должно быть больше 4-5 строк текста.

Для слайда выбирайте простой не дробный фон, шрифт – Arial (без засечек),поскольку шрифты с засечками (типа Times New Roman) плохо воспринимаются глазом с экрана.

Тот, кто не забивает один-единственный гвоздь, втыкает дюжину слабеньких канцелярских скрепок- и все отваливается.

• Слайд не должен конкурировать с Вами в борьбе за Внимание аудитории.

Запомните: ключевая фигура презентации- выступающий, а картинки и слайды только помогают его главной идее- добраться до умов аудитории.

• Правило популярного на западе блогера Гая Кавасаки гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30-м шрифтом.

10 слайдов - это то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели.

Каждый слайд должен работать на идею и приближать Вас к главной цели презентации. Задумайтесь, отбросьте лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное.

20 минут - это время отведенное непосредственно для выступления.

30 размер шрифта - оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, сможет сконцентрировать все свое внимание на Вашем рассказе.

Репетиция, репетиция, репетиция!

Контрольный список вопросов помогает убедится в том, что основные этапы алгоритма подготовки пройдены, необходимые действия по подготовке к представлению проекта выполнены.

Вопрос	Да	Комментарии
Сформулирована ли цель презентации?
Поставлены ли основные задачи представления презентации проекта?
Сформулирована ли основная идея презентации проекта?
Приведен ли предварительный анализ интересов аудитории? Составлен ли социально-психологический портрет аудитории?
Отобрано ли основное содержание презентации с учетом поставленной цели?
Выбраны ли методы подачи материала в соответствии с социально-психологическим портретом аудитории?
Выбрана ли четкая структура содержания7
Составлен ли подробный и четкий план выступления?
Выбран ли «ударный» момент в аргументации Вашего представления?
Проведен ли «мозговой штурм» с целью составления перечня возможных вопросов?
Тщательно ли продуманы стратегии и тактики ответов, особенно на каверзные вопросы?
Продуман ли и грамотно оформлен визуальный ряд, иллюстрирующий содержание презентации?
Продуманы ли тактики организации пространственной среды для проведения презентации?
Проведена ли репетиция с обязательным использованием всей техники, которая понадобится для демонстрации презентации?

Задание 1: 5 советов по подготовке и проведению презентации проекта.

Разбейтесь на подгруппы по 4-5 человек.

После непродолжительного обсуждения (5-7 минут) группа должна представить список, состоящий из 5 простых советов по подготовке и проведению презентации проекта. При обсуждении используйте знания, полученные на лекции, личный опыт проведения и посещения презентаций.

Результат обсуждения в каждой команде уже можно представить в виде небольшой устной презентации.

1.

2.

3.

4.

5.

Индивидуальная работа. После коллективного обсуждения (5-7 минут) запишите, какие рекомендации Вы считаете наиболее важными и почему?

Задание 2: Вам предоставили слово.

Тишина…а может быть. Еле различимый гул разговаривающих в полголоса, шелест бумаг. С чего Вы начнете свою презентацию?

Обсудите и выберите такой вариант вступления к презентации, который поможет найти контакт со слушателями и привлечь их внимание.

Предлагаем лишь несколько способов эффектного начала презентации. Надеемся, что этот перечень пополнится благодаря Вашему успешному личному опыту (кстати, мы уже использовали некоторые из этих способов).

Когда я ехал к Вам сюда…

Живой интерес вызывает начало, в ходе которого выступающий рассказывает о том, что он тал свидетелем случая или разговора, происшедшего непосредственно перед выходом к аудитории.

Оригинальная цитата, ссылка на газетный материал или книгу

Например, «Недавно мне посчастливилось прочитать удивительную книгу..» или « В одном из последних номеров газеты «Аргументы и факты» появилось интересное сообщение..» Разумеется, и цитата, и ссылка на любой литературный источник должны быть связаны с основной идеей презентации.

Самопрезентация.

Представиться не мешает, даже если Вас знают все присутствующие. Расскажите, какое именно отношение Вы имеете к представляемому проекту. Упомяните о Вашем опыте в этой сфере.

Прием «Свой/Чужой»

Обратите внимание аудитории на то, что Вас с ней объединяет: общие интересы, возраст, профессия и так далее.

Вопрос или цепочка вопросов

Чаще всего в таких случаях используются риторические вопросы, не требующие ответа.

Парадоксальное начало, или начало издалека

Один из любимых приемов опытных ораторов. Рассказ о чем-либо, не имеющим на первый взгляд ничего общего с темой выступления. На самом деле глубинная связь обнаруживается в конце выступления.

Ваш вариант выступления.

Задание 3: Разборка содержательной части презентации (см. материал лекции)

В итоге обсуждения должно получится 3-4 содержательных модуля.

Задание 4: Создание визуального ряда презентации

Подготовьте 5 слайдов для демонстрации главной идеи Вашего проекта, а также комментарии к каждому слайду, то есть подробно опишите то, что Вы будете говорить и делать в тот момент, когда перед глазами аудитории будет находиться этот слайд.

Задание 5: генеральная репетиция

Репетиция проведения презентации в форме мини деловой игры с обсуждение тех моментов, на которые стоит обратить особое внимание.

Оценки эффективности проведенных презентаций проектов

№ п/п	Критерии оценки	Собственная оценка проведенной презентации		Групповая оценка презентации
1	Формулировка основной идеи проекта. Формулировка цели и задач презентации
2	Эффективность вступительной и заключительной частей презентации
3	Содержание и четкая структура
4	Выбор «ударного» момента
5	Целесообразность использования наглядных средств, их качество и сила воздействия
6	Работа с аудиторией во время представления проекта
7	Результат

Комментарии к выставленным оценкам.

Как можно завершить презентацию?

• Счастливый конец. Вы указываете на преимущества и выгоды Вашего проекта и делаете вывод, что Ваш продукт, услуга или программа лучше всех остальных.

• Лучшее лекарство. Вы показываете, как функции и/или особенности Вашего проекта, услуги или программы позволяет аудитории избежать проблем, устранить риск и достичь своих целей.

• Последний экзамен. В конце Вы подводите итоги каждого из основных пунктов презентации и показываете, почему каждый из этих пунктов удовлетворяет какую-то потребность или решает какую-либо проблем.

• Показательный пример. Вы рассказываете историю, преимущественно из Вашего личного опыта или опыта вашей организации, которая прекрасно иллюстрирует все пункты Вашей презентации.

• Эмоциональное завершение. Вы приводите слушателей в такое состояние, что они готовы радостно сорваться с места или начинают доставать носовые платки и утирать слезы. Эмоциональное завершение необязательно должно быть громким и неистовым, но оно должно быть мощным и сильно влиять на аудиторию.

(Отрывок из статьи доктора философских наук, профессора Стокгольмской школы экономики в Риге Лоуренса Стаута «Девять этапов подготовки презентации»).

Делова игра «Дизайн проектов»

Завтра состоится общелагерная деловая игра.

Все Ваши знания, навыки и способности понадобятся для того, чтобы:

• Сформулировать прорывную проектную идею;

• Сформировать талантливую проектную команду;

• Найти и убедить инвесторов;

• Спланировать календарный план - график и бюджет проета;

• Победить в соревновании;

• Быть успешным и эффективным;

• Ярко, убедительно презентовать проект;

• Продать идею, стать богатым.

Удачи завтра!

Глоссарий

Бюджет проекта – это утвержденная стоимостная оценка плановых затрат всего проекта. Бюджет проекта позволяет производить сверку, мониторинг и контроль использования денежных средств по ходу выполнения проекта. Бюджет проекта используется для планирования финансирования проекта и сравнения фактических затрат с плановыми затратами.

Декомпозиция – деление на поддающиеся управлению элементы.

Диаграмма Ганта – графическое представление информации, относящейся к календарному плану-графику.

Жизненный цикл проекта - это полный набор последовательных фаз проекта от момента зарождения проектной идеи до момента ее полной реализации. Первая фаза совпадает с началом проекта, а последняя- с его окончанием.

Завершение проекта - закрытие всех проектных работ, составление итоговых отчетов, осуществление окончательных взаиморасчетов между участниками проекта, передача завершенных продуктов проекта (услуг) заказчику/пользователю.

Иерархическая структура работ (ИСР) – это ориентированный на результат способ группировки частей проекта, позволяющий упорядочить и определить содержание проекта.

Инвестор (донор) - в фандрайзинге это организация или частное лицо, представляющее разного рода ресурсы гражданам и организациям на некоммерческой основе на цели, направленные на благо общества в целом.

Инициация проекта нацелена на формулировку и документирование целей проекта. Обоснование необходимости проекта. Выработку концепции реализации проекта.

Исполнение проекта нацелено на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект, за счет выполнения работ, запланированных в плане проекта.

Итерация (лат. Iteration-повторение) – организация цикличной обработки данных. Один шаг- итерация.

Календарный план график проекта – это документ , в котором определены плановые даты начала и завершения всего проекта, фаз, пакетов работ и операций проекта.

Критический путь проекта - самая продолжительная последовательная цепочка плановых операций, определяющая длительность всего проекта.

Матрица компромиссов - учет особенностей проекта в части ограничения по срокам, по стоимости по содержанию предстоящих работ.

Матрица ответственности – инструмент для распределения ответственности между участниками проекта.

Матрица набегающей волны – способ разработки ИСР, при котором работа, которая уже на подходе, планируется с полной детализацией, а отдаленная по времени- с неполным раскрытием иерархических уровней.

Мониторинг и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с его планом.

Оценка проекта - определение его значимости, ценности, выявление пользы и выгоды от его реализации.

Паспорт проектной идеи - документ с указанием причины возникновения проекта, с параметрическим описанием целей проекта.

План проекта - это утвержденный документ, используемый для организации и координации работ, обеспечивающих достижение целей проекта.

Планирование проекта нацелено на разработку плана проекта, в котором определены и документированы действия, необходимые для достижения целей проекта.

Презентация (лат. Praesentatio- представление) – зрелищное представление проекта, позволяющее продемонстрировать все его преимущества.

Проблема- положение, условие или вопрос, который не разрешен.

Проект- это ограниченное во времени предприятие (мероприятия), направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.

Проектная идея - понятное описание того, каким образом реализация проекта поможет решать заявленную проблему.

Процессы управления проектом - процессы, осуществляемые для результативной реализации проекта и выполняемые в течение всего времен существования проекта.

Сетевой план-график – схематическое отображение хронологической последовательности выполнения запланированных операций проекта. Всегда создается слева направо.

Спонсор - юридическое или физическое лицо, представляющее для проекта финансовые ресурсы в любом виде 9деньгами или в натуральном выражении).

Фазы проекта - это отдельные части в рамках проекта, требующие отдельного контроля и нацеленные на создание промежуточных результатов проекта.

Фандрайзинг (в контексте нашего курса)- целенаправленный систематический поиск средств или ресурсов (в том числе людей, оборудования, информации, времени, денег и др.) для реализации проектов.

Цикл фандрайзинга – повторяющийся процесс оценки потребностей, поиска инвесторов, привлечения средств и следующей оценки ресурсов. Этапы управления проектом.

Этапы управления проектом. Процессы управления проектом могут быть сгруппированы в следующие 5 этапов: инициация, планирование, исполнение, мониторинги контроль, завершение.

Приложение

Паспорт проектной идеи

Название проекта
Менеджер проекта

Проблема, которую нужно решить/потребность, которую нужно удовлетворить

Краткое описание ситуации проекта

Потребитель(и) проекта. Выигрывающий(ие) от реализации проект

Параметрическое описание целей проекта

Ориентировочный бюджет проекта

Способ или технология, при помощи которых будет реализован проект

Преимущества данной проектной идеи или способа ее реализации по сравнению с имеющимися аналогами

План по вехам

Вехи	Ожидаемая дата достижения вехи

Допущения

Ограничения

Разработка плана проекта

Название проекта
Менеджер проекта
Спонсор проекта

Обоснование проекта (из паспорта проектной идеи)

Цели проекта (из паспорта проектной идеи, дополнить, если цели были уточнены в ходе планирования)

Допущения (из паспорта проектной идеи, дополнить, если в ходе планирования появились новые)

Ограничения (из паспорта проектной идеи, дополнить, если в ходе планирования появились новые)

Кадровое обеспечение проекта

Ф.И.О. внутренних и привлеченных исполнителей	E-mail, телефон	Адрес	Наименование операции, на которую назначен исполнитель

Матрица ответственности проекта

Пункт (фазы/пакеты работ, важные решения и д.р.)	Менеджер проекта Ф.И.О.	Спонсор проекта Ф.И.О.	Представи-тель от будущих пользователей Ф.И. О.	Лидер 1 проектной группы Ф.И.О.	Лидер 2 проектной группы Ф.И.О.	……..

Сетевой план-график проекта.

Календарный план-график проекта.

№

Наимено- вание

Дли- Те-ль-но-сть

Временная шкала

Бюджет проекта