7) Система экспертных органов (эк, эпк, цэпк) их задачи и функции

Задачи экспертизы ценности док-ов:

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ление профильности документов тому или иному государствен­ному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­кого-то периода времени.

3. Обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Для непосредственного осуществления экспертизы ценности и контроля за ходом экспертизы создаётся специальная система экспертных органов – экспертные комиссии и экспертно-проверочные комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

• в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия (ЭК);

• в министерствах, ведомствах, главках - Центральная экспертная комиссия (ЦЭК);

• в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);

• в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

ЦЭПК – Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива

ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия:

1) федер. Гос. архивов

2) Огранов управления Архивным Делом субъектов федерации

3) архива РАН

ЭК- Экспертная комиссия

1) структурного подразделения

2) организации

3) гос. и муниц. библиотек

Руководит политикой в сфере комплектования и экспертизы ценности документов в РФ Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

ЦЭПК:

1) не отбирает документы на хранение

2) определяет концепцию формирования АФ РФ

3) рассматривает вопросы формирования АФ и его оптимизации

Главная функция ЦЭПК – организация работы по созданию нормативной базы комплектования и экспертизы ценности документов, разработка типовых и примерных перечней, согласование отраслевых (ведомственных), корпоративных перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел, типовых положений об ЭК и ЭПК и других нормативных документов.

ЦЭПК решает научно-методические вопросы комплектования и экспертизы ценности документов, выделения особо ценных и уникальных документов с целью включения их в Государственный реестр.

В компетенции ЦЭПК входит и решение достаточно сложных вопросов обмена документами зарубежными странами.

ЭПК:

Контроль за экспертизой ценности документов в организациях – источниках комплектования осуществляют экспертно-проверочные комиссии федеральных государственных архивов и ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела. На эти комиссии возложена важная ф-ция принятия решения о включении конкретных документов в состав АФ РФ.

(для музеев и библиотек эту ф-цию выполняют экспертные фондово-закупочные комиссии (ЭФЗК) государственных и муниципальных музеев, экспертные комиссии государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива РАН)

ЭПК утверждают описи дел постоянного хранения, согласовывают описи дел по личному составу и сводные номенклатуры дел организаций. Хранящих документы АФ РФ, решают вопросы об изменении нормативно установленных сроков хранения, о продлении сроков хранения документов в организациях – источниках комплектовании и другие важные вопросы экспертизы.

Экспертные комиссии. Экспертно-методические комиссии (ЭК, ЭМК) государственных и муниц. Архивов готовят описи дел организаций – источников комплектования к утверждению и согласованию ЭПК уполномоченного органа управления архивным делом субъекта федерации.

ЭК:

работа по определению сроков хранения дел, закрепление их в номенклатурах дел, отбор на хранение и уничтожение дел в структурных подразделениях организации

В зависимости от масштаба деятельности в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК) в каждом структурном подразделении и Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) всей организации. Такая практика целесообразна для крупных организаций с территориально удалёнными структурными подразделениями и большим объёмом документооборота. ЭК создаётся приказом руководителя организации в кол-ве не менее 3 человек (в их числе должны быть руководитель архива или лицо, ответственное за архивохранилище) и действует на основе положения об ЭК. Решение ЭК фиксируется в протоколе заседания ЭК.

В функции ЭК входит согласование сводных номенклатур дел и описей организации, а также подготовка и рассмотрение методических документов – инструкции по делопроизводству, положения об архиве и службе ДОУ. ЦЭК федеральных органов исполнительной власти разрабатывают ведомственные перечни документов, типовые и примерные номенклатуры дел.