5) Виды архивных фондов.

Архивный фонд – совокупность арх.док-тов, исторически и логически связанных между собой.

Архивный фонд учреждения– совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо учреждения.

Архивный фонд личного происхождения –архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд сост из док-ов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей-орг-ий, имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность ф-ий, подчиненность, местонахождение, преемственность и т.д.), либо фондообразователей – лиц, связанных между собой родственными, профессиональными или другими отношениями.

Арх коллекция – совокупность отдельных док-ов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, географическому, смешанному).

6) Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Классификация – выработка науч основ (признаков) орг-ии комплексов док-ов, установление логич и истор связей между ними.

Систематизация – практическая орг-ия и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации док-ов.

Классификация  документов   Архивного   фонда   РФ  предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. организация  документов  и дел осуществляется по следующим признакам:

1) по формам собственности: государственная, в том числе федеральная и субъекта федерации; муниципальная и частная. 2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные электронные документы;

3) по срокам хранения: постоянное хранение, временное хранение в течение установленных сроков в ведомственных архивах; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах.

Классификация док-тов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и коллекциям. При классификации документов выбирают один из научных принципов классификации:

• принцип происхождения - организация по исторически сложившимся комплексам (фондам), разновидностью данного принципа является регистратур-принцип;

• логический (формально-логический) принцип – организация по тематическим и другим искусственно созданным группам.

Фондирование – классификация документов по архивным фондам.

Определение границ арх фонда.

Арх фонд учреждения – офиц даты образования и ликвидации учреждения.

Арх фонд лич происх – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода.

Объед арх фонд – даты образов и ликвид наиболее раннего и наиб позднего по времени деят учреждений, док-ты кот вошли в состав фонда.

Арх коллекция – даты самого раннего и позднего док-та.

Крайними датами док-ов арх фонда учр явл даты наиб раннего и наиб позднего из док-ов, вход в состав, если отсут док-ты нач и заверш этапов деятельности учр.

Признаки фондовой принадлежности док-ов (прямые):

1. фонд принад вход док-ов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учр – получателя, кот можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации вход док-ов, содержанию док-та, резолюции, пометам.

2. Фонд принад внут док-ов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др) опред по названию учр, кот указано в док-те: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц

3. Фонд принад копий исход док-ов опред по названию учр – автора, кот может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце док-та и в оттиске регистрац штампа, а также по содержанию док-ов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем вход док-ов явл адресат, а внут и исход – автор.

Под классификацией документов и дел в пределах арх.фонда понимается научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями его деятельности.

Орг-ия док-ов дел арх фонда:

• Опред признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация)

• Распред дел в соотв со схемой классифкации (систематизация).4

Основанием для организации архивного фонда, для распределения док-тов и дел фонда по группам, отражающим характерные стороны деятельности фондообразователя является классификационная схема, которая представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений организации фондообразователя, его функций и направлений деятельности.

Классифкационная единица – дело. основными классификационными признаками являются: структурный (по струкурным подразделениям), функциональный/отраслевой (с учетом функций и отраслей деятельности), тематический (по темам содержания док-тов), хронологический.

Второстеп клас признаки: номинальный (по видам дел, видам и разновидностям док-ов), авторский (о наим учр или фам лиц, кот явл авторами док-ов), корреспондентский (по учр и лицам, с кот велась переписка с фондообраз), предметно-вопросный ( с учетом вопросов, кот касается содержание док-ов), географический, хронологческий.

Для имеющих четкую струк орг-ий: хронолог-струк или струк-хронолог.

Для фондов учр с часто измен или слож струк, а также при ее отсут: хронолог-отрасл.

Для фондов бесструк фондооб при небольшом объеме дел: номинально-хронолог или хронолог-номин.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции:тематически-хронолог или хрон-темат.

Способы орг-ии док-ов арх фонда:

1. Непосредственная классификация- дела группируются физически

2. Карточный способ – группируются карточки с описанием дел.