Вопрос 35. Информационная деятельность внутри организации

Быстрое развитие информационных систем заставило оценить важность организации как места трансформации данных и как сети отношений между участниками. Ре­зультат этого — обширная литература, посвященная свой­ствам и издержкам внутренних информационных струк­тур и их последствиям для организации труда. Для экономиста анализ организации как системы, про­изводящей информацию, проявляется в характеристике внутренних процессов; возникающие при этом издержки нужно уметь сравнивать с рыночными издержками по по­лучению информации. Производство информации озна­чает также, что данная организация посылает сигналы другим организациям.

В свое время Д. Маршак предложил схему внутреннего потока информации, которую мы при­водим, слегка изменив:

Рисунок 22 - Схема внутреннего потока информации

В этой схеме контуры из пунктирных линий обознача­ют переменные, которые организация контролирует весьма несовершенным образом, а замкнутые контуры — опера­ции по передаче, с которыми связаны шумовые помехи, особенно заметные в случаях, обозначенных двойным контуром. Последние имеют решающее значение для ор­ганизации.

Процедуры принятия решений, о которых говорилось в предыдущей главе, в значительной степени зависят от информационной системы, а точнее — от способов поис­ка и передачи информации, определяющих ее качество. Стратегическая роль исследований обусловлена трудностями получения данных об окружающей среде, в которой действует организация, и о внутренних характеристиках последней. Исследование связано с механизмами, способными выявить эти данные и трансформировать их в информационное сообщение. Что касается передачи информации, то она зависит от качества внутренней сети в организации, от способности организации синтезировать сигналы и передавать их с минимальными искажениями. В экономической организации система передачи никогда не сводится к данным чисто физического или техничес­кого свойства, как это имеет место в телефонной связи, так как организационная система неотделима от системы взаимо­отношений между участниками и, в частности, от иерар­хических правил.

Важнейшая функция экономической организации — анализ сложного комплекса информации о своей среде, то есть, в конечном счете — отбор и интерпретация объек­тивных данных, которые расширяют пространство возмож­ных решений.

Как помним, организации функционируют в условиях определенных ограничений. Эти ограничения находят свое выражение в информации. Так, существует несколько типов ограничений:

- первый — ограничения, которые касаются первоначаль­ных вложений (затрат) — как материальных, так и нематериальных. Здесь речь идет о трансакнионных ограничени­ях: в рыночной экономике приобретение этих видов вло­жений опосредустся системой цен или их калькуляции;

- второй - ограничения, которые относятся к исполь­зованию этих затрат, т.е. необходима информация об уже внедренной технологии и ее возможностях, информация об альтернативных технологиях;

- третий - ограничения, которые относятся к самой сис­теме информации, то есть объективно существующие спо­собы получения данных, отбора, интерпретации и сохра­нения их;

- четвертый - ограничения, которые относятся к взаи­моотношениям организаций друг с другом. Подобные ограни­чения требуют производства соответствующей информа­ции для организаций различного рода. Тем самым мы затрагиваем информационную сферу, существующую между организациями.

Все перечисленные виды информации — это инфор­мация о данных, получаемых извне, но организация характе­ризуется и иными данными, а именно — отношениями между участниками. Поэтому воспроизведение информа­ции об указанных отношениях является решающим. Прежде всего, существуют правила распределения полномочий и функций. Они ведут к установлению внутренней структуры организации, в частности, определяют ее уро­вень исрархизации. Существуют также правила, "внутренние процедуры контроля".

Внут­ренние процедуры контроля кристаллизуются в совокуп­ности технических средств и механизмов, которые обес­печивают сплоченность участников и, следовательно, со­гласованность действий. Они могут быть трех типов. Так, фильтры при процедурах продвижения по служ­бе нацелены на то, чтобы установить механизмы отбора и избежать возникновения проблем: показатели напряжен­ности, например, удельный вес неотработанного времени, имеют целью подать сигнал о появ­лении конфликтных факторов. Затем пускаются в ход реп­рессивные формы контроля, чтобы наказать за наруше­ние правил, регулирующих взаимоотношения, или укло­нение от намеченной цели. Существует, наконец, еще один тип информационных данных, полученных внутри организации, характеризующих распределение самой инфор­мации. Ответ на вопрос, какая информация, в какую ин­станцию должна быть направлена, занимает стратегичес­кое место при принятии решений в организации, так как от этого зависит качество информации, доступной для тех, кто принимает решение.

Внутриорганизаиионная информация формирует, та­ким образом, систему представлений, необходимых при принятии решения и предназначенных для того, чтобы донести в концентрированной форме сигнал о комплексе взаимоотношении до других организаций.

Во внутреннем масштабе организация имеет задачу об­работать информацию, чтобы довести до участников пред­ставление о том, что они должны знать, чтобы действо­вать сообразно целям организации. Она добивается это­го, сводя сигналы воедино в рамках двух типов процедур.

Прежде всего, существует кодификация, то есть пере­вод совокупности установленных и отобранных данных на язык, доступный для всех участников. Кодификация определяет требуемое качество и выполняет двойную функ­цию: обобщить относящиеся к делу данные в форме, до­ступной пониманию участников, и уменьшить число дан­ных, облегчив тем самым их использование. Эффективно работающая организация производит информацию, до­ступную пользователям. Система такой информации до­статочно гибка, чтобы учесть постоянно меняющиеся дан­ные.

Вторая процедура - формирование организационных схем. Если закодированная информация относится главным образом к отдельным необходимым данным, то организационные схемы нацелены на то, чтобы представить саму структуру организации и, следовательно, дать образ отно­шений между участниками в одной из трех элементарных форм: в виде дерева, например, в схеме управления, кото­рая должна описать структуру с многочисленными иерар­хическими уровнями; в виде сетевой схемы, которая пред­ставляет отношения между участниками пне критериев ие­рархии, в частности, во взаимозависимости их функций; и, наконец, в виде системы отношении взаимного сцеп­ления, построенных как звенья в цени, где структурные группировки сформированы в зависимости от сходных признаков участников, например, от их местоположения. Все эти виды внутренней информации имеют смысл лишь тогда, когда они обобщаются в совокупности сигна­лов, обеспечивающих стыковку между отдельными орга­низациями.