ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО «Пермский государственный университет»

Л.В. Шестакова, О.Л. Русакова

КОМПЬЮТЕРНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Учебно-методическое пособие

Пермь 2007

Пособие предназначено для студентов механико-математического факультета, обучающихся по специальности «Математическое и информационное обеспечение экономической деятельности». В нем рассматриваются вопросы, связанные с моделированием бизнес-процессов организации: различные подходы к управлению организацией, цели моделирования, проблемы выделения процессов, приведен обзор основных методологий и инструментальных средств описания бизнес-процессов.

Библиогр. 6 назв. Ил. 17. Табл. 10

Печатается по решению редакционно-издательского совета Пермского государственного университета

УДК

ББК

Ш

Шестакова Л.В.

Компьютерное моделирование бизнес-процессов: учеб.-метод. Пособие / Л.В. Шестакова, О.Л. Русакова; Пермь. гос. ун-т. – Пермь, 2007.-48 с.: ил. 17

ISBN 5-7944-0971-1

Рецензент: Викентьева О.Л., к.т.н., доцент кафедры АСУ ПГТУ

Данное пособие является победителем конкурса, проведенного Пермским государственным университетом в ходе реализации инновационной образовательной программы «Формирование информационно-коммуникационной компетентности выпускников классического университета в соответствии с потребностями информационного общества» в рамках приоритетного национального проекта «Образование»

© Шестакова Л.В.,

Русакова О.Л.

Введение

Основу деятельности любой организации составляют деловые процессы, или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Процессы обеспечивают реализацию всех видов деятельности организации.

Моделирование (описание) бизнес-процессов позволяет собрать и объективно проанализировать информацию о проводимых в организации операциях. Обладая подобной информацией, руководители могут принять эффективные решения по оптимизации этих процессов и в итоге – своего бизнеса. Результатом анализа бизнес-процессов является полное и всестороннее описание деятельности компании путем построения ее базовых информационных моделей во взаимодействии с моделью внешней среды. Руководитель предприятия, поставивший себе цель смоделировать процессы компании, получает целостную модель организации, которая позволяет с максимальной приближенностью к действительности выбрать и проверить пути улучшения бизнеса, без необходимости проведения реальных экспериментов с предприятием.

Использование методик моделирования и анализа процессов имеет своей конечной целью реорганизацию (реинжениринг) бизнес-процессов и связано с разработкой и внедрением новых систем управления организацией или их элементов.

Моделирование бизнес-процессов также является важной составляющей частью проектов по созданию программного обеспечения крупномасштабных экономических информационных систем. Бизнес-моделирование является обязательным этапом внедрения ИСУ. Бизнес-модель вырабатывает общий язык для проектной группы и руководства предприятия, сокращает время внедрения ИСУ, позволяет вырабатывать пошаговый план развития предприятия. Отсутствие таких бизнес-моделей является одной из главных причин неудач реализации многих проектов по разработке информационных систем.

Для описания бизнес-процессов используют инструментальные средства (BPWin, ARIS и пр.), позволяющие моделировать процессы любой сложности. Технические вопросы, связанные с применением инструментальных средств, хорошо изложены в литературе и руководствах для соответствующих программных продуктов.

Однако формализованное представление бизнес-процессов в виде графических схем требует кропотливой предварительной работы бизнес-аналитиков, связанной с анализом системы управления организацией, выделением бизнес-процессов организации, построением сети процессов. Именно этим вопросам уделено значительное внимание в данном пособии.

В главе 1 излагаются и сравниваются различные подходы к управлению организацией, даются основные понятия, термины и определения процессного подхода. Глава 2 посвящена проблемам выделения бизнес-процессов организации и построения сети процессов. В главе 3 дан обзор основных методологий и инструментальных средств описания бизнес-процессов, приведен пример описания процессов виртуальной фирмы с использованием инструментального средства BPWin.

Глава 1. Основные понятия процессного подхода к управлению

Современное состояние экономики характеризуется переходом от традиционной функциональной модели деятельности компании, построенной на принципах разделения труда, узкой специализации и жестких иерархических структурах, к модели процессной, основанной на интеграции работ вокруг бизнес-процессов.

Подавляющее большинство организаций устроено по функционально-иерархическому принципу, для которого характерно наличие нескольких уровней управления, что вполне оправданно. Руководители верхнего уровня управления видят деятельность организации в целом. Звенья иерархической системы часто сгруппированы по видам деятельности (бухгалтерия, финансовый отдел, отдел сбыта). Внутри каждого звена существует функциональная иерархия от начальника – к исполнителю, существуют вертикальные потоки информации, направленные сверху вниз и снизу вверх. Управление в функциональных иерархиях опирается на принцип управления «сверху вниз» внутри изолированных друг от друга функциональных структур. Таким образом, функциональный подход к управлению организацией предполагает управление ее структурными подразделениями.

Можно выделить основные недостатки функционального подхода к управлению:

• Функциональные структурные подразделения прямо не заинтересованы в общих результатах, поскольку система оценки их деятельности традиционно оторвана от результативности работы предприятия в целом. Сотрудники подразделений не ориентированы на целевые задачи предприятия.

• В функционально-ориентированных организационных структурах чрезмерно усложнен обмен информацией между различными подразделениями. А, как известно, актуальная информация является базовым фактором принятия эффективного управленческого решения.

• Для функционально-ориентированных структур характерно слабое делегирование полномочий на уровень рабочих мест, где выполняется реальная работа. Для принятия любого решения требуется участие вышестоящего руководителя.

Следует отметить, что реальная работа не движется вдоль линейно-функциональной иерархии. Такой маршрут имеют поручения руководства, информация по принятию решений и приказы. Реальная работа пронизывает предприятие в виде набора бизнес-процессов. При внедрении процессного подхода описанию и анализу подлежит деятельность подразделений, представленная в виде процессов.

Применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов может называться процессным подходом [1].

В настоящее время в России сложилось два различных толкования процессного подхода к управлению организацией. Первое предполагает смещение акцентов от управления отдельными структурными элементами организации на управление сквозными бизнес-процессами, связывающими деятельность всех структурных элементов организации. Второе понимание связано с построением сети бизнес-процессов [1].

Процессный подход к управлению наиболее полно сформулирован в международном стандарте МС ИСО 9000:2000, в котором регламентированы требования к системе менеджмента качества. Использование этого стандарта в качестве руководства по внедрению процессного подхода требует квалифицированной интерпретации. Процессный подход является в настоящее время одной из самых известных и популярных теоретических концепций, но трудноосуществимой на практике.

Бизнес-процесс определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Данное определение базируется на определении стандарта МС ИСО 9000:2000.

Для управления процессом необходимо назначить должно­стное лицо, ответственное за выполнение процесса и его резуль­тат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. В ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо или коллегиальный орган, которые управляют ходом процесса и несут ответственность за его выполнение.

Вход бизнес-процесса – ресурс, необходимый для выполнения процесса.

Выход бизнес-процесса – результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Бизнес-модель — это совокупность графических, табличных, текстовых описаний процесса либо их взаимосвязанной совокупности, отражающая существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Обычно бизнес-модель формируется в целях усовершенствования процесса управления, когда руководство понимает, что предприятие должно перейти на новую ступень развития, например, повысить качество производимой продукции или оказываемых услуг, выйти на внешний рынок и т. п. Наиболее подходящим средством, обеспечивающим качественный рост предприятия, может стать новая интегрированная информационная система управления предприятием. Иными словами, бизнес-модель является отображением предприятия и его информационно-управляющей системы. Без бизнес-модели невозможно построить действительно интегрированную и «всеобъемлющую» ИСУ. Именно при создании бизнес-модели формируется «язык общения» консультантов, разработчиков, пользователей и руководителей предприятия, позволяющий выработать единое представление о том, ЧТО и КАК должна делать система управления предприятием.

В качестве основного каркаса бизнес-модели может быть использована референтная модель. Референтные модели представляют собой эталонные схемы организации бизнеса, разработанные для конкретных бизнес-процессов на основе реального опыта внедрения в различных компаниях по всему миру. Референтные модели позволяют предприятиям начать разработку собственных моделей на базе уже готового набора функций и процессов.

Операция (работа) – часть бизнес-процесса.

Функция – направление деятельности элемента организационной структуры предприятия, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность операций, ответственность и порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решения по улучшению процесса.

Сеть бизнес-процессов организации - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации.

Важным шагом структуризации деятельности любой организации являются выделение и классификация бизнес-процессов. Можно выделить следующие группы процессов [1,2]: основные процессы, вспомогательные, процессы управления.

К основным процессам относят все процессы, добавляющие ценность. Примерами таких процессов служат процессы производства, хранения, сбыта, снабжения. Еще одним критерием выделения основных процессов является взаимодействие организации с внешней средой.

Вспомогательные процессы напрямую не добавляют ценность, но увеличивают стоимость изделия. К таким процессам относят управление персоналом, управление документацией, техническое обслуживание оборудования, административно-хозяйственная деятельность. Критерием выделения вспомогательного процесса может быть использование результатов этого процесса многими функциональными подразделениями предприятия и другими процессами.

Процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления. Они имеют своей целью выработку и принятие управленческого решения. Данные управленческие решения могут приниматься относительно всей организации в целом, отдельной функциональной области или отдельных процессов. Примерами таких процессов являются процессы стратегического и текущего планирования, процессы формирования и выполнения управляющих воздействий.

Бизнес-процесс является объектом управления, которое осуществляется согласно циклу PDCA (Plan, Do, Check, Act). Этот цикл носит название «цикл Дёминга» и включает четыре этапа:

1. планирование процесса (Plan) предполагает планирование деятельности и распределение ресурсов,

2. выполнение процесса (Do),

3. анализ показателей эффективности процесса (Check),

4. корректировка процесса (Act).

Под эффективностью бизнес-процесса понимается отношение конечного результата (выхода) процесса к затраченным на его получение ресурсам. Эффективность может измеряться на основе различных показателей. Для каждого показателя должны быть рассчитаны допустимые значения-критерии. На практике важно не только определить перечень показателей, но и разработать методику измерения этих показателей. При этом методики измерения не должны изменяться, так как текущие значения показателей сравниваются со значениями в предыдущие периоды времени.

Корректировка процесса (Act) есть не что иное, как оперативное управление ходом процесса со стороны владельца процесса.

Таким образом, деятельность по управлению бизнес-процессами приобретает циклический характер и основана на обратных связях, описанных в цикле PDCA.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем состоит отличие функционального и процессного подходов к управлению?

2. Каковы основные цели, преследуемые при моделировании бизнес-процессов?

3. Что такое бизнес-процесс, владелец процесса, вход, выход, регламент бизнес-процесса?

4. Что такое референтная модель?

5. Какие процессы относятся к основным бизнес-процессам организации?

6. Назовите критерии выделения основного процесса.

7. Какие процессы являются вспомогательными процессами организации?

8. Назовите критерий выделения вспомогательного процесса.

9. Привести примеры процессов управления.

10. Объяснить суть основных шагов цикла PDCA.

11. Как определяется эффективность бизнес-процесса?