Телеграма

Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом.

Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».

Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.

Обов'язкові реквізити телеграми:

1. Назва.

2. Категорія і відмітки особливого виду.

3. Адреса.

4. Текст.

5. Підпис.

6. Адреса відправника, його прізвище.

7. Дата.

8. Підписний номер.

Тексти телеграм повинні бути стислими. Рекомендовано:

- тексти друкувати без абзаців;

- не вживати вигуки, займенники, прийменники, сполучники, частки (частку не можна використовувати);

- переносити слова з рядка в рядок;

- робити виправлення;

- знаки «–» (мінус), + (плюс), % (відсоток, процент) писати словами;

- знаки , (кома), . (крапка), «» (лапки), № (номер), : (двокрапка) не ставити; якщо ж без них не можна обійтися (змінюється текст телеграми), то потрібно використовувати скорочення: замість «крапка» – писати КРПК, «кома» – КМ, «лапки» – ЛПК, «номер» – НМ, «двокрапка» – ДВК.

Факс

Будь-який діловий контакт сьогодні неможливий без обміну посланнями по факсу. Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Сторінка оформляється приблизно так: DATE: TIME: ТО: Fax no: Company: Number of pages including cover If you do not receive all the pages Pleas call or fax. ... що означає (зліва направо): дата (день, місяць, рік відправки повідомлення), час відправлення повідомлення, кому (ім'я та прізвище адресата), номер факсу одержувача, компанія, яку він представляє, і традиційна формула "кількість сторінок повідомлення, включаючи першу сторінку "- тут ставиться прочерк, який заповнюється від руки тільки після того, як послання складено повністю і підписано, і" якщо ви не отримали всі сторінки повідомлення, будь ласка, зателефонуйте за номером ... " (далі ви вписуєте свій номер телефону) або передайте по факсу " (впишіть номер використовуваного факсу). Після цього пишете слово Comments: (коментарі) і далі текст.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Тема Особливості складання розпорядчих та організаційних документів Організаційні й розпорядчі документи

Органи управління міністерств, відомств, об'єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційними документами - положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі терміни. Так, у положеннях про підприємство, об'єднання передбачаються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язуються важливі завдання керування.

До найбільш поширених розпорядчих документів належать постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції і статути.