3 Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения садд

Результатом анализа объекта проектирования и технико-экономического обоснования САДД является выделение состава документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. После этого производится анализ состава внемашинной информационной БД.

База данных состоит из двух частей:

• внемашинной;

• внутримашинной.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинная БД находится в постоянном взаимодействии с автоматизированными функциями системы подготовки документов. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Документы, формируемые системой, также должны распечатываться в нужном количестве экземпляров и передаваться исполнителям.

Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций, а также документов, составляющих нормативную базу делопроизводства.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access для Windows. Данные из данной системы с помощью стандартных средств Access легко передаются в другие программы, входящие в состав MS Office (Word, Excel), что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

Внутримашинная информационная база располагается на жестком диске компьютера, а резервные копии – на жестком диске и/или гибких дисках.

Для разработки внутримашинной БД необходимо в первую очередь определить ее структуру. В условиях реального предприятия эту задачу решает должностное лицо, на которое возложены функции администратора БД.

Для этого в первую очередь используются данные таблицы 1, в которой перечислены создаваемые документы, а также кратко охарактеризовано их содержание. Далее определяются документы, формируемые в выбранном для анализа подразделении. Форма каждого документа оценивается с точки зрения состава используемых в документе реквизитов, а также наличия и содержания постоянной и переменной части текста документа в соответствии с действующей нормативной базой делопроизводства.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.

Анализ форм документов произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии. Это сделано для того, чтобы показать взаимосвязь информации, присутствующей в документах, и выявить объекты данных, которые следует включить в базу данных.

При подготовке документов одной организации целесообразно использовать единый стиль расположения реквизитов. В данном случае предлагается использовать угловое центрированное расположение реквизитов.

Чтобы документы Архивного отдела (и в том числе коллегии) соответствовали ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, необходимо в первую очередь исправить ошибки в оформлении бланков документов.

В документе План устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных исполнителей. Помимо того, что план работы коллегии оформлен не на бланке, в нем отсутствует реквизит «гриф утверждения документа». Согласно Примерному перечню документов, подлежащих утверждению, (приведен в приложении № 4 Государственной системы документационного обеспечения управления), план работы коллегии также утверждается¹. Кроме того, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти также относит план к категории утверждаемых документов². План работы коллегии подписывается секретарем и утверждается председателем коллегии.

В оформлении плана работы коллегии можно выделить постоянную и переменную часть документа. Постоянными являются реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «Наименование организации». В качестве срока исполнения мероприятия называется месяц года, а ответственный исполнитель выбирается из списка сотрудников архивного отдела. В базе данных, предназначенной для автоматизации подготовки документов коллегии, необходимо обеспечить однократный ввод сведений об организации и ее сотрудниках для последующего выбора для формирования документов. Удобство для пользователя создаст возможность выбора срока исполнения документа из заранее сформированного списка месяцев. Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер документа», «подпись») целесообразно хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для этого документа.

Приглашение на коллегию является по своей сути письмом-приглашением, предлагающим адресату (конкретному лицу или организации) принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (в данном случае - в заседании коллегии архивного отдела)³. Письмо оформляется на бланке письма и подписывается начальником архивного отдела. Следует отметить, что в этом документе помимо ошибок оформления, отмеченных для бланка, неправильно оформляется реквизит «подпись»: полное наименование должности лица в реквизите «подпись» не указывается, если документ оформлен на бланке учреждения.

Если рассматривать письма–приглашения, относящиеся к одному заседанию коллегии, то разными для каждого письма будут только реквизиты «регистрационный номер документа» и «адресат», а также имя и должность приглашенного на заседание лица. Все остальные реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «справочные данные об организации», «наименование организации», «подпись», а также «текст документа» будут совпадать для всех писем. В разрабатываемой БД следует предусмотреть возможность однократного ввода информации о проводимом заседании (дата, время, адрес и вопрос проведения заседания), выбора адресатов из заранее заполненного списка организаций и учреждений области и формирования полного комплекта писем-приглашений на заседание коллегии.

Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения, формулируются в предложном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ¹. В таком случае он должен оформляться на общем бланке, иметь реквизиты «регистрационный номер документа», «дата документа» и «подпись». Кроме того, в составе повестки дня не следует приводить список присутствующих на заседании, тем более что регламент коллегии определяет его как самостоятельный документ. Повестка дня подписывается секретарем коллегии.

Постоянную часть оформления повестки дня составляют реквизиты «герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации», «подпись». В БД необходимо предусмотреть возможность заполнения только пунктов повестки и автоматического формирования документа на общем бланке на основе ранее внесенных данных об организации.

Список присутствующих на заседании (кроме членов коллегии) оформляется отдельным документом и прилагается к протоколу¹ (пункт 4.5 регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области). Документ Список обычно содержит перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.). Список обычно оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Текст списка, как правило, представляется в табличной форме². Список приглашенных на заседание коллегии, оформляемый в настоящее время в архивном отделе, содержит наименование организации, фамилию, имя и отчество приглашенного сотрудника. Для удобства можно также включить в список наименование должности приглашенного лица. Это повысит информативность документа, но не потребует дополнительных трудозатрат от секретаря коллегии, поскольку в разработанной базе данных он будет формироваться автоматически. Список приглашенных на заседание коллегии должен подписываться секретарем коллегии.

В списке присутствующих на заседании допускаются следующие ошибки.

1. Документ оформляется не на общем бланке.

2. Неправильно оформляется реквизит «дата документа», он включен в состав реквизита «заголовок к тексту», а должен оформляться самостоятельно.

3. Отсутствует «регистрационный номер документа».

4. Отсутствует «подпись» лица, разработавшего документ.

В список присутствующих на заседании включаются те лица, для которых ранее были подготовлены письма-приглашения. Поэтому нецелесообразно составлять этот список еще раз. БД должна обеспечить возможность автоматического формирования списка приглашенных на заседание после подготовки писем-приглашений.

Организационно-распорядительный документ Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях коллегиальных органов. Он составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений¹. Протокол оформляется на общем бланке организации.

На заседаниях коллегии архивного отдела Пензенской области ведется полный протокол, содержащий запись всех выступлений на заседании². Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: Председатель или Председательствующий Секретарь. В разделе «Присутствовали» - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Если же количество присутствующих не превышает 15 человек, то в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указаний должностей, после них записываются фамилии приглашенных с указанием должности. Список отделяется от повестки дня сплошной чертой. Вводная часть заканчивается повесткой дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с перечнем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

Протоколы оформляются на стандартном бланке протокола или на общем бланке органа исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает продольное расположение реквизитов документа протокол¹. Протокол имеет следующие реквизиты: «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «текст документа», «подпись». При необходимости указывается место проведения заседания. Оно отделяется от реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сплошной чертой. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в учреждении. Подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

В протоколе заседания коллегии архивного отдела Пензенской области неправильно оформляются реквизиты «наименование организации», «дата документа», «место составления документа». Оформление вводной часть протокола и основной части документа не соответствует ни Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ни требованиям Регламента коллегии архивного отдела правительства Пензенской области (пункт 4.1).

Особенностью протоколов заседания коллегии является то, что эти документы обычно содержат достаточно большую текстовую часть. Подготовка протокола с помощью средств Microsoft Access может оказаться нерациональной, так как данная СУБД не позволяет форматировать тексты документов. Для подготовки протокола удобнее создать шаблон документа в программе Microsoft Word, задав правильное расположение реквизитов, так как этот текстовый процессор обеспечивает простоту подготовки и форматирования больших текстовых документов.

Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость принятия решения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА…».

Для оформления решения рекомендуется использовать продольное расположение реквизитов общего бланка. Это объясняется тем, что документ Решение разрабатывается на основе протокола, а Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти прямо устанавливает использование продольного расположения реквизитов для оформления протокола¹.

Обязательными реквизитами решения являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». В оформлении документа допускаются многочисленные ошибки. Он оформлен не на общем бланке.

Процесс подготовки решения имеет те же особенности, что и протокол: документ содержит в себе большую текстовую часть, поэтому подготовка его с помощью средств СУБД Microsoft Access является нецелесообразной. Более удобно будет создание шаблона решения в программе Microsoft Word.

Перечень содержит систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Он оформляется на общем бланке. Как правило, имеет табличную форму. Обязательными реквизитами перечня являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Перечень организаций, куда следует направить решения, принятые на заседаниях коллегии, подписывается секретарем и утверждаются председателем коллегии архивного отдела Пензенской области.

В оформлении перечня допускаются следующие ошибки.

1. Документ оформляется не на общем бланке архивного отдела.

2. Реквизит «дата документа» употребляется без предлога «от».

3. Гриф утверждения имеет неправильное выравнивание: он должен быть выровнен по левому краю, или элементы должны быть центрированы относительно самой длинной строки.

Перечень содержит следующие постоянные реквизиты: «герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации». Организации, в которые направляется решение, выбираются из списка существующих организаций Пензенской области. Целесообразно в базе данных обеспечить возможность однократного ввода наименований организаций области, а затем их выбора для подготовки перечня рассылки. Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер документа», «подпись») предполагается хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для перечня.

Сводные годовые планы работы архивных учреждений непосредственно не участвуют в документообороте коллегии, но по ним производится оценка и анализ работы архивных учреждений, ведется планирование и выносятся решения коллегии. Документы этого вида имеют табличную форму, содержащую в заголовке поквартальные сведения о планируемых и реальных показателях работы областных архивов, а в первой графе – список архивов. Кроме того, этот документ нарастающим итогом отражает сведения за периоды первое полугодие полугодие, 9 месяцев, год и итоговые цифры по области в целом.

По количеству параметров, представленных в документе, можно выделить два вида планов. Планы «Выдача дел во временное пользование», «Передача дел в ГАПО», «Проверка наличия дел», «Ремонт и подшивка дел», «Тематические запросы», «Усовершенствование, переработка, описание» и «Утверждение описей на ЭПК» содержат только один планируемый и отчетный параметр. Планы «Картонирование», «Прием дел», «Проведение проверок учреждений», «Работа исследователей», «Создание БД «Архивный фонд» и «Социально-правовые запросы» содержат по два планируемых и отчетных параметра.

Несмотря на то, что планы предназначены для внутреннего использования, при их разработке следует учитывать общие правила оформления документов. Они должны позволять идентифицировать автора документа, иметь «регистрационный номер» и «дату документа». Но, поскольку каждый план работы архивных учреждений области представляет собой документ, содержащий большую таблицу в текстовой части, то оформление каждого плана на отдельном бланке представляется нецелесообразным, так как в этом случае таблица окажется разбитой на два листа. Такое разбиение неудобно для практической работы с документами. Поэтому рекомендую оформлять все планы единым многостраничным документом, содержащим общий титульный лист. Титульный лист должен содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «место составления или издания документа», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту».

В таблице плана, образующей текстовую часть, следует выделить рассчитываемые автоматически данные (планируемые и отчетные сведения за периоды: первое  полугодие, 9 месяцев, год) заливкой ячеек оговоренного цвета для того, чтобы визуально выделить итоговые значения. Документ должен содержать «наименование вида плана» в заголовке. В план рекомендуется включить реквизит «Идентификатор электронной копии документа», содержащий путь к базе данных на машинном носителе, вид документа – План работы архивных учреждений, вид плана, год составления плана. Это следует сделать для того, чтобы можно было легко идентифицировать данные, содержащиеся в плане, расположенном на отдельном листе бумаги, особенно если план занимает несколько страниц, а также обеспечить возможность быстрого и удобного поиска документа в базе данных по виду плана и году составления. Сводный план работы архивных учреждений составляет заместитель начальника архивного отдела по планам работы отдельных архивов области

Полученные результаты анализа форм документов заносятся в таблицу 4.

Таблица 4- Перечень и реквизиты документов

Документ

Реквизиты

Постоянная часть текста

Переменная часть текста

При выполнении разделов курсового проекта, связанных с разработкой внутримашинной БД для решения различных прикладных задач, рекомендуется следующая последовательность действий:

1. Проектирование структуры БД;

2. Нормализация полученных отношений;

3. Анализ частных ограничений целостности;

4. Создание отношений внутримашинной БД;

5. Разработка программного интерфейса, дружественного конечному пользователю;

6. Заполнение БД;

7. Разработка запросов и отчетов;

8. Оформление разделов пояснительной записки (ПЗ), содержащих описание разработанного информационного и программного обеспечения, а также руководства пользователя. Они должны соответствовать РД 50—34.698—90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

Рассмотрим более подробно перечисленные этапы работы.