2 Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Как правило, разумно автоматизировать подготовку тех документов, которые: а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию, например, приглашение на заседание некоторого комитета; б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.

Нецелесообразно автоматизировать средствами MS Access подготовку документов, содержащих сплошной текст большого объема, т.к. возможности MS Access в отношении редактирования текста ограничены.

Для проведения технико-экономического анализа воспользуемся методикой, включающей в себя следующие этапы [2]:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации (Таблица 2, Таблица 3).

В рассматриваемом примере секретарь коллегии Архивного отдела Пензенской области обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j):

• план работы коллегии на полугодие;

• приглашение на коллегию;

• повестка дня;

• список присутствующих на заседании коллегии;

• протокол заседания;

• решение коллегии;

• перечень рассылки решений коллегии;

• сводные годовые планы/отчеты.

Таблица 2

Документ, j	Среднее количество обрабатываемых документов, Kij, [шт/мес]	Средняя трудоемкость обработки документов, Wij, [чел*час/шт]
План работы коллегии на полугодие	0,5	5
Приглашение на коллегию	30	2
Повестка дня	1	1,5
Список присутствующих на заседании коллегии	1	3
Протокол заседания	1	8
Решение коллегии	3,5	8
Перечень рассылки решений коллегии	1	5
Сводные годовые планы/отчеты	6	4

Таблица 3

Подразделение (наименование должности)	Значение показателей затрат
	Средняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]	Начисления на заработную плату H [руб]
Секретарь	4500	500

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Т_м,ср. за месяц в часах:

Т_м,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес  171 [час/мес].

2. Оценка количества исполнителей N_j, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

N_j = (K_j*W_j)/Т_м,ср. [чел].

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

N₁ = (5*0,5)/171  0,015

Оценка общего количества исполнителей определяется как сумма N_j; N = ∑N_j = 0,77. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени заместителя начальника архивного отдела занимает выполнение обязанностей секретаря коллегии.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат M_j на обработку j-го типа документа.

M_j = N_j*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

M₁ =0,015*4500*(1+500/100) = 98,68[руб/мес].

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят M=M_j=6199,52 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки С_j одного экземпляра j-го типа документа:

С_j = M_j/K_j [руб/шт]

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

C₁ = 98,68/0,5 = 197,36

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД.

Оценка затрат S на создание и внедрение БД. Стоимость технического обеспечения не включается в экономическое обоснование внедрения комплекса программных средств, поскольку рабочее место секретаря коллегии уже оснащено компьютером и принтером. Стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена S_то = 15 000.

Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Q_карт=2000 [шт] документов. В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа R_j=(K_j/Q_карт )*S_карт [руб/мес], где S_карт [руб] — стоимость одного картриджа.

Для плана работы коллегии на полугодие (документ 1):

R₁ = (0,5/2000)*4000 =1.

6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа M'_a,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы

M'_a,j = S_j/(12*L) + R_j [руб/мес],

где S_j=S*K_j/K_j — доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

M'_a,1=15000*(0,5/44)/(12*3)+1= 5,73.

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны M'_a=M'_a,j485,68 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки W_a,j<W_j и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей N_a<N. Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением W_a,j =(W_j–W_a,j)/W_j. Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, должно выполняться условие: M_a<M или N_a*[C*(1+H/100)]+M'_a<M. В последнем случае, при ряде допущений, доля относительного сокращения трудоемкости обработки документов должна удовлетворять отношению 1>W_a>M'_a/(N*[C*(1+H/100)]) или M'_a<N*[C*(1+H/100)]. Анализ последней формулы показывает, что на предприятиях с малым числом исполнителей и низким уровнем заработной платы условия для введения автоматизации ухудшаются. Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. В данном примере W_a>449,47/(1*[4500*(1+500/100)])0,066. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров W_a,_j: W_a,₁=W_a,2=W_a,₃=W_a,₄=W_a,₅=W_a,₆=W_a,₇=W_a,₈= =W_a,₉=W_a,₁₀=W_a,₁₁=0,35.

8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:

W_a,_j = W_j*(1 - W_a,_j) [чел*час/шт].

W_a,1 = 5*(1 – 0,35)  3,25.

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости W_a,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента, например, на демонстрационных версиях автоматизированной системы обработки документов.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

N_a,j = N_j*(1 - W_a,j) [чел].

N_a,1 = 0,015*(1 – 0,35)  0,01;

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле N_a = N_a,j=0,505. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря коллегии. Она составит (N_Ai/N)*100 % = 64%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

M_a,j = N_а,j[C*(1+H/100)]+ M'_a,j [руб/мес].

М_a,1=0,015*[4500(1+500/100)]+5,73= =0,015*6750+5,73=106,98.

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют M_a=M_a,_j= 5676,29 [руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:

K_а,_j = K_j/(1-W_a,_j) [шт/мес].

K_a,1 = 0,5/(1- 0,35) = 0,325.

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 24,8 единиц.

Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

• среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 6199,52 руб. до 5676,29 руб;

• возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 64 %;

• возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 44 до 68,8 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 24,8 единиц для одного заседания.

Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.