1 Анализ объекта проектирования

При выполнении этого этапа работы необходимо:

• дать краткую характеристику организации в целом, отдела или должностного лица в частности;

• представить организационную структуру организации и определить в ней место рассматриваемого отдела;

• определить основные функции, выполняемые подразделением;

• дать вербальное описание взаимодействия подразделения с другими компонентами информационной структуры.

При выполнении этого этапа необходимо помнить, что документ создается в результате осуществления некоторым объектом своих функций (управленческих или производственных).

Анализ состава подразделений организации позволяет выяснить, какие документы принимает и готовит каждое подразделение, куда и какие документы передаются. Это создает возможность определения существующих в организации (подразделении) документопотоков.

Ниже приводится вербальное описание процессов движения документов на примере документооборота, образующегося на рабочем месте секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.

Все входящие, исходящие и внутренние документы архивного отдела (и документы коллегии в том числе) проходят процедуру регистрации. Согласно определению, регистрация документа предназначена для отражения факта его создания, отправления или получения. Регистрацией документов занимается секретарь архивного отдела. Он передает необходимые входящие документы секретарю коллегии, а также занимается регистрацией внутренних и исходящих документов.

В документе план устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных исполнителей. План работы коллегии формируется секретарем на полугодие на основе предложений членов коллегии, высказанных на одном из заседаний. Затем секретарь передает план на утверждение председателю.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с разработанным планом на полугодие. Подготовка вопросов для рассмотрения на конкретном заседании осуществляется членами коллегии, специалистами отдела, работниками государственного архива Пензенской области и других архивных учреждений. Специалист, ответственный за подготовку вопроса, готовит также проект решений по данному вопросу. Эти документы передаются секретарю лично или письмом не позднее, чем за десять дней до проведения заседания. Проекты решений содержат в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко и кратко сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей. В среднем для одного заседания секретарь получает от членов коллегии десять писем, содержащих вопросы для рассмотрения, проекты решений и материалы к ним.

Исходя из представленных вопросов, проектов их решений и дополнительных материалов секретарь формирует повестку дня и список приглашенных на заседание коллегии. Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа, но Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ. Документ список содержит в себе перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д. Повестка дня, проекты решений по пунктам повестки и список присутствующих на заседании не позднее, чем за семь дней до начала заседания, представляются секретарем на утверждение председателю.

На заседания коллегии приглашаются специалисты не только архивных учреждений, но и других организаций области (администраций, министерств). В Пензенской области около полутора тысяч организаций и учреждений, представители которых регулярно принимают участие в заседаниях коллегии. Кроме членов коллегии на заседании в среднем присутствуют тридцать приглашенных лиц из различных учреждений. На итоговом заседании коллегии число приглашенных достигает пятидесяти человек. Для них на основе утвержденного списка лиц, приглашенных на заседание коллегии, секретарь готовит письма-приглашения. Очевидно, что письма составляют большую часть документов, готовящихся секретарем. Их подготовка является очень трудоемким процессом по ряду причин.

Основная проблема, связанная с подготовкой писем – это поиск необходимой информации о точном наименовании организации, ее адреса, фамилии и должности руководителя. Такой поиск крайне неудобно осуществлять не только в документах на бумажных носителях, но и при наличии единой сводной электронной таблицы на основе, например, программы Microsoft Excel, поскольку возможны ошибки при написании большого количества писем с условием ввода подобной информации «вручную». Кроме того, при вводе адреса велика вероятность допустить ошибку в пунктуации, особенно при подготовке большого количества писем.

На заседаниях коллегии секретарь ведет протокол. Применяется полная форма протокола. Он содержит в себе запись основного содержания и решения по каждому вопросу. В течение десяти дней после заседания протокол должен быть подписан председателем или по его поручению председательствующим на заседании. Для этого оформленный протокол заседания секретарь предает председателю на подпись. В отсутствии на заседании председателя он может быть подписан председательствующим на заседании.

Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Подготовка решений коллегии начинается с предоставления секретарю проектов решения по отдельным вопросам. Затем на заседании члены коллегии на основе проекта выносят решение по отдельным вопросам, которое дорабатывается с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений в течение пяти дней после окончания заседания.

Решения коллегии архивного отдела обязательны для исполнения самим архивным отделом и Государственным архивом Пензенской области (поскольку архив находится в прямом подчинении отделу). Для всех остальных архивных учреждений области решения носят рекомендательный характер. Ход выполнения решений и контроль за их исполнением выносятся на одно из последующих заседаний коллегии и включаются в повестку дня заседания отдельным пунктом.

В течение семи дней после принятия решения секретарь обеспечивает тиражирование и рассылку документов. Для этого он формирует перечень организаций, в которые необходимо направить решение. Перечень рассылки решения коллегии является последним документом, оформляемым в рамках одного заседания коллегии. Несмотря на то, что документ напрямую относится к деятельности коллегии, в настоящее время его разработкой занимается заместитель начальника архивного отдела. Однако регламент коллегии устанавливает перечень организаций, куда следует направить решение коллегии. Этот документ должен разрабатываться секретарем и утверждаться председателем коллегии. Поэтому в перечне следует изменить должности начальника и заместителя начальника архивного отдела на соответствующие должности в составе коллегии. В этом случае документ будет разрабатывать и подписывать секретарь коллегии, а утверждать – председатель.

Секретарь коллегии является ее членом и принимает непосредственное участие в ее заседаниях и обсуждении вопросов. Кроме того, он выполняет большой объем аналитической работы, оценивая состояние исполнения решений, анализируя работу архивных учреждений области.

На заседания коллегии архивного отдела выносятся показатели работы областных архивов в виде сводных годовых планов. Показатели, по которым они составляются, утверждены приказом Федерального архивного агентства 30 ноября 2004 г. N 45 «О внедрении в федеральных государственных архивах новой формы планово-отчетной документации и утверждении перечня ведомственных бюджетных программ на период до 2007 г.»

Секретарю коллегии поручается подготовка докладов, связанных с оценкой работы архивных учреждений области за прошедший год. Для ускорения такой работы создаются справки о работе архивных учреждений области.

Составленное вербальное описание является основой для построения схемы функциональной структуры САДД. Для этого сначала список документов с указанием их авторов и адресатов представляется в таблице 1.

Затем данные вербального описания переносятся на схему функциональной структуры САДД. При ее построении необходимо использовать материалы лабораторных работ по дисциплине «Информационное обеспечение управления».

Таблица 1- Документные связи между подразделениями предприятия

Документ

Причина создания и содержание документа

Документы, содержащие исходные данные

Место создания документа

Куда передается документ