3.7 Разработка запросов и отчетов

Некоторые документы, которые могут понадобиться конечному пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы непосредственно в рамках разработанных на данный момент форм. Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение может во многих случаях привести к избыточности данных и возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из создавшегося положения может стать создание разнообразных запросов, на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы. Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях. Ниже перечислены основные операции реляционной алгебры, на базе которых строятся запросы, а также программные средства для их реализации в СУБД ACCESS. Предполагается, что предварительно открыта вкладка Запрос и выбрана кнопка Создать.

Естественное соединение – Простой запрос с указанием необходимых в запросе таблиц и запросов и требуемых в запросе полей;

Выборка – в режиме Конструктора указываются Условия отбора явно или в режиме параметрического запроса (в последнем случае для нужного поля в Условии отбора в квадратных скобках вводится сообщение для пользователя, в соответствии с которым он должен задать параметр для отбора);

Пересечение – таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, в режиме Конструктора запросов объединяют при помощи полей, по которым нужно найти пересечение. После этого выбирают поля, которые нужно отобразить в запросе;

Вычитание – выбираются таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, и указывают способ Записи без подчиненных;

Проекция – при выборе любого способа создания запроса указываются любые поля, которые следует отобразить в запросе;

Произведение – в режиме Конструктора запросов выбираются пары таблиц, не связанные между собой, после чего задаются нужные поля из каждой таблицы;

Тэта-соединение – см. произведение. Затем указываются Условия отбора для нужных полей;

Объединение – создается SQL-запрос на объединение таблиц. Для этого в окне Новый запрос выбирается Конструктор, в диалоговом окне Добавление таблицы выбирается Закрыть. Затем в меню Запрос указывается SQL-запрос и задается его тип – Объединение. В появившемся окне вводится SQL-запрос. Например, если необходимо объединить поле X таблицы A и поле Y таблицы B, то задаем: SELECT [X] from [A] UNION SELECT [Y] from [B].

3.8 Создание отчетов

Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Документы, формируемые отчетами, должны отвечать требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003.

3.9 Разработка руководства пользователя

Руководство пользователя содержит разделы:

1. Введение.

2. Назначение и условия применения.

3. Подготовка к работе.

4. Описание операций.

5. Аварийные ситуации.

6. Рекомендации по освоению.

В разделе «Введение» указывают:

• область применения;

• краткое описание возможностей;

• уровень подготовки пользователя;

• перечень эксплуатационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю;

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

• виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;

• условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

• состав и содержание дистрибутивного носителя данных. При этом перечисляются все созданные объекты БД – таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, а также их назначение. Указанная информация может быть представлена в виде таблицы (Таблица 16);

Таблица 16

Объект БД	Назначение объекта БД

• порядок загрузки данных и программ;

• порядок проверки работоспособности.

В разделе «Описание операций» указывают:

• описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;

• описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

• наименование;

• условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;

• подготовительные действия;

• основные действия в требуемой последовательности;

• заключительные действия;

• ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

В разделе «Аварийные ситуации» указывают:

• действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств;

• действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных;

• действия в случаях обнаружения несанкционированного вмешательства в данные;

• действия в других аварийных ситуациях.

Примечание. Так как основные действия пользователя при работе с БД связаны с вводом и коррекцией данных, и именно эти действия и могут привести к нарушениям ограничений целостности, при оформлении в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» могут быть использованы следующие соображения.

Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. В связи с этим рекомендуется использование всплывающих подсказок для всех полей всех форм, созданных в БД. Широкое применение Условий на значение для различных полей позволяет организовать контроль частных ограничений целостности и сопровождается выводом предупреждающих сообщений в случае ошибки. Несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешних ключей.

Все вышеизложенное делает возможным оформление в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» в виде таблицы следующего вида (Таблица 17).

Таблица 17

Сообщение на экране	Действия пользователя

Здесь же могут быть описаны и заданные значения по умолчанию.

Если в форме для повышения эффективности ввода изменялась последовательность перехода по полям, то это должно быть отражено в ПЗ.

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера (если таковой имеется).